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Peut-on utiliser un ERP en tant que PME ? L’ERP est-il complexe à mettre en place ? Ou encore l’ERP est un outil excessivement cher, non ?
Dans cet article, on démêle le vrai du faux concernant les logiciels ERP SaaS.
L’ERP SaaS, c’est que pour les grandes ESN
Mythe !
Selon une étude OpinionWay l’un des principaux enjeux des PME est l’amélioration de la gestion d’entreprise au quotidien.
La transformation digitale de l’entreprise peut aider en ce sens. En effet, 43% des dirigeants français de PME pensent que cela passe par les outils de gestion numérique. (Source : Opinionway pour Qonto)
C’est pourquoi, dès la création de votre ESN, la mise en place d’un ERP vous donnera de bonnes bases. Il existe de nombreuses offres sur le marché pour les PME ou TPE.
L’avantage de mettre en place un ERP dès la création, c’est que vous optimisez dès le départ vos ressources humaines et financières.
En effet, vos collaborateurs peuvent se consacrer à leur métier et non à des tâches administratives et donc favoriser la croissance de votre entreprise.
La mise en œuvre d’un logiciel ERP SaaS est complexe
Mythe et réalité !
Les ERP SaaS sont vendus comme des solutions prêtes à l’emploi avec plusieurs modules qui répondent aux besoins de l’entreprise qui a choisi la solution. Il suffit ensuite d’effectuer le paramétrage nécessaire.
Même si la mise en œuvre d’un ERP SaaS n’est pas aussi complexe que l’on pourrait le penser, c’est un projet qui se prépare au risque de devenir complexe.
Il existe un très bon outil pour vous accompagner dans la préparation de ce projet : « le cahier des charges ».
A travers le cahier des charges, vous allez pouvoir poser les bases du projet à travers une analyse interne de votre entreprise, le « pourquoi » du projet, vos attentes et notamment vos contraintes. Un autre point qu’il ne faut pas du tout négliger, ce sont les ressources humaines financières.
Ce document sera la base de vos échanges avec les prestataires sélectionnés.
Pensez à impliquer les collaborateurs clés, car ils seront les plus à même de vous faire un retour sur les points forts et les points faibles de leur département.
Une solution ERP SaaS coûte cher
Mythe !
S’il y a bien un avantage à choisir un ERP SaaS c’est son faible coût d’implémentation et d’utilisation. Etant donné que la solution SaaS est hébergée sur des serveurs externes à votre entreprise numérique, cette dernière n’a donc pas besoin d’investir dans une infrastructure informatique supplémentaire : réseaux, serveurs, stockage, etc.
De plus, une solution SaaS permet d’ajuster simplement le nombre d’abonnements et donc d’optimiser le coût.
En somme, les coûts que vous devez prendre en compte pour un ERP SaaS sont :
- La connexion Internet.
- L’abonnement à la solution lié à votre nombre d’utilisateurs.
- La formation des collaborateurs.
- Et éventuellement les développements spécifiques.
Les fonctionnalités d’un ERP SaaS n’évoluent pas tellement
Mythe !
Un ERP SaaS est en constante évolution, car il doit s’adapter aux évolutions métiers des utilisateurs pour être au plus près de leurs besoins. Et également aux évolutions réglementaires.
Les évolutions des logiciels métier ont lieu à travers les montées de version.
Chez Veryswing, pour notre logiciel ERP SaaS VSActivity, nous avons mis en place les FYN (Fit Your Needs), un outil grâce auquel nos clients peuvent faire des demandes d’évolutions qui sont ensuite soumises aux votes des autres clients.
En fonction des votes obtenus, nous intégrons les évolutions à la roadmap et donc des nouveautés fonctionnelles sont disponibles plusieurs fois par an au sein de nos applications SaaS.
Un logiciel de gestion SaaS ne peut pas s’interfacer avec d’autres outils
Mythe !
En un mot : interopérabilité
L’interopérabilité caractérise la capacité qu’ont deux systèmes à pouvoir communiquer ensemble.
Les entreprises sont amenées à communiquer avec d’autres parties prenantes de leur environnement (clients, fournisseurs, administrations). De ce fait, elles doivent avoir la capacité de transmettre des données provenant de leur système d’information. C’est à ce moment-là qu’entre en jeu l’interopérabilité.
Cela garantit la communication entre les deux logiciels. Cette communication est possible grâce à des normes et des standards reconnus et fixés par le RGI (Règlement Général d’interopérabilité).
Cela permet également aux entreprises d’être libres concernant le choix du logiciel.
Ainsi, certaines solutions répondent aux standards et normes établies par le RGI ce qui permet aux entreprises de pouvoir interconnecter leur logiciel de paie ou de comptabilité par exemple avec leur logiciel ERP ou les logiciels des parties prenantes.
Avec un logiciel ERP, il sera difficile de respecter les réglementations en constante évolution (RGPD, facturation, …)
Mythe !
Au contraire, le progiciel permet de faciliter la mise en conformité de la société de service. Que ce soit pour le RGPD avec la gestion administrative du personnel ou encore la dématérialisation des factures.
D’ailleurs, 43% des entreprises se renseignent auprès de l’éditeur de logiciels de gestion concernant la mise en conformité. (source Opinionway)
En effet, l’ERP dispose de nombreuses fonctionnalités qui accompagnent les entreprises dans leur mise en conformité comme :
- La centralisation des données qui va faciliter la gestion.
- La fiabilité et la mise à jour automatique des données.
- La gestion des habilitations : cela permet de contrôler les accès à certaines informations.
- La classification des données grâce aux différents modules.
- La gestion de la sécurité.
- Des fonctionnalités d’anonymisation et d’archivage.
- La dématérialisation.
- Etc
En changeant de solution ERP, je perds les données accumulées durant plusieurs années
Mythe !
Mettre en place une nouvelle solution de gestion au sein de votre ESN pour remplacer votre ancien système d’information ne signifie pas la perte de vos données existantes.
La mise en place du nouvel ERP en mode SaaS nécessite ce qu’on appelle la reprise de données.
Il s’agit simplement de déplacer les données de l’entreprise vers une nouvelle base de données. Cette procédure s’appelle la migration des données.
Cette étape est néanmoins importante, car la qualité de vos données dépendra de sa réussite.
L’ERP SaaS permet de réduire les tâches répétitives et chronophages
Réalité !
Avant la mise en place de l’outil de gestion ERP, votre entreprise fonctionnait à l’aide de fichiers Excel sur lesquels la même donnée était saisie plusieurs fois à des endroits différents.
Grâce à la centralisation de votre système d’information et l’automatisation apportées par l’ERP, une même donnée est réutilisée et/ou dupliquée automatiquement aux endroits où c’est nécessaire.
Ceci a pour conséquence de réduire la saisie répétitive et chronophage de vos collaborateurs, qui plus est, n’a aucune valeur ajoutée.
Cela permet aussi de réduire les erreurs de saisie dues aux multiples saisies.
Un logiciel métier SaaS permet d’interfacer les données entre-elles
Réalité !
L’ERP permet de lier les données entre elles pour donner la bonne information au bon moment. Ceci est possible grâce à la centralisation des données dans un seul système d’information. C’est pour cela que lorsque vous facturez, vous avez déjà des informations préremplies par exemple.
Etant donné que l’ERP a récupéré les informations intégrées au fur et à mesure dans l’outil informatique (commande, nom du prestataire,…).
Un logiciel ERP permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent
Réalité !
L’automatisation des processus et le fait que les données soient interfacées entre-elles permettent d’effectuer des tâches, qui avant prenaient plusieurs jours, en un minimum de temps.
Par exemple, la relation client, la facturation ou encore la paie qui nécessitent des données fiables et à jour sont réalisées plus rapidement.
D’une part, le collaborateur en charge n’a plus besoin de courir après l’information puisque les données sont présentes au sein de l’application ERP et d’autre part, les nombreuses ressaisies ne sont plus nécessaires.
De plus, l’ERP permet de supprimer les multiples autres outils, souvent pas interfacés, que vous aviez pour la gestion de votre entreprise (SIRH, CRM, comptabilité,…).
Vous économisez donc également de l’argent.
Il n’est pas possible d’utiliser un logiciel ERP SaaS en mobilité
Mythe !
Un des nombreux avantages de l’utilisation d’un ERP SaaS est le fait de pouvoir l’utiliser en mobilité.
Un logiciel SaaS est une solution hébergée sur le Cloud et donc accessible par Internet. De ce fait, les utilisateurs d’un outil SaaS peuvent avoir accès aux données indépendamment du matériel physique.
En outre, si l’ordinateur est volé ou tombe en panne, les utilisateurs auront toujours accès aux informations de l’entreprise grâce à l’hébergement sur des serveurs à distance.
Le seul impératif pour accéder à l’ERP SaaS est une connexion Internet et bien évidemment un ordinateur, une tablette ou encore un téléphone mobile.
Certains ERP proposent même une application mobile pour faciliter encore plus votre accès aux informations de l’entreprise.
Une solution SaaS n’est pas sécurisée
Mythe !
Selon une étude de Panorama Consulting, les principales craintes des entreprises qui ne choisissent pas un ERP Cloud sont :
- Les risques de perte de données.
- Les failles de sécurité.
En effet, avec les logiciels accessibles via Internet, les cyberattaques ont émergé et créé un sentiment d’insécurité pour les entreprises.
Néanmoins, les éditeurs de solutions ERP ont bien identifié les craintes des entreprises face au Cloud. C’est pour cela que pour rassurer les entreprises, ils fournissent des garanties. Ces dernières sont des critères que vous pouvez prendre en compte lors du choix de votre solution ERP SaaS :
- Les certifications et reconnaissances (certification ISO 27001, reconnaissance ISAE 3402).
- La manière dont les utilisateurs accèdent à la solution (la double authentification,…).
- La protection des données en transit (protocole TLS [Transport Layer Security]).
- Le chiffrement des données (certification SSL).
- Le type d’infrastructure.
- Le lieu géographique de l’hébergement des données.
- La présence d’un système de sauvegarde.
- La mise en place de tests d’intrusion.
- Etc
Il n’est pas possible de personnaliser un logiciel ERP métier
Mythe !
Vous avez la possibilité de demander des développements spécifiques à votre éditeur ou encore d’ajouter ce qu’on appelle des add-ons qui sont des fonctionnalités supplémentaires.
A vous de savoir si ce développement rentre dans votre budget et notamment de bien expliquer vos attentes.
Toutes les solutions ERP peuvent convenir pour mon ESN
Mythe !
Tous les ERP ne peuvent pas convenir à chaque entreprise. En effet, chaque secteur d’activité dispose de ses spécificités.
Le choix d’un ERP métier est à privilégier, car il permet à l’ESN de disposer d’une couverture fonctionnelle adaptée à ses métiers. De plus, les coûts de la personnalisation feraient rapidement grimper la facture.
En optant pour un ERP métier, vous disposez de l’expertise métier du fournisseur lié à votre secteur d’activité. C’est un avantage considérable pour mener à bien le projet ERP.
Le logiciel leader du marché sera forcément adapté à mes besoins et mes attentes
Mythe !
Vous devez absolument tester la solution avant de faire de votre choix. L’appréciation d’une solution présente une part de subjectivité. Cela peut être l’ergonomie, la relation commerciale, les valeurs, etc.
Vous devez vous faire votre propre avis sur la solution ERP. Sélectionnez plusieurs solutions qui répondent à vos critères et essayez-les.
De plus, vous devez également prendre en compte votre budget, est-ce que le tarif proposé vous est accessible ?
Avec un ERP SaaS, les processus internes seront forcément améliorés
Mythe et réalité !
Doté votre ESN d’un logiciel ERP est l’occasion d’analyser vos processus internes afin de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Effectivement, si un processus n’était pas optimisé sans l’ERP, il ne le serait pas forcément avec ce dernier.
Bien entendu, l’éditeur est là pour vous accompagner dans cette démarche.
L’ERP permet de produire un reporting fiable
Réalité !
A travers les activités effectuées quotidiennement par les collaborateurs, les données de l’application ERP sont mises automatiquement à jour, ce qui permet de produire un reporting basé sur des données fiables en temps réel.
Un logiciel ERP donne une vision globale sur l’activité de l’ESN
Réalité !
L’ERP SaaS propose des graphiques et des tableaux de bord pour accompagner votre réflexion stratégique.
Ceci est possible grâce aux informations disponibles au sein de la solution informatique. Les décisionnaires ont une vision sur les performances de l’entreprise et peuvent ainsi établir des plans prévisionnels.
Ils peuvent également prévoir certains investissements, le développement d’un nouveau produit, etc.
Dans le pilotage de l’entreprise, le reporting est un outil indispensable et redoutable.
Un simple mail aux collaborateurs suffit pour les informer de la mise en place d’un nouveau logiciel ERP SaaS
Mythe !
Le principal frein à la mise en œuvre d’un ERP vient du changement d’habitudes pour les collaborateurs de l’entreprise qui provoque des réticences.
C’est pour cela qu’il est très important de mettre en place une stratégie de conduite du changement.
La démarche de conduite du changement présente de véritables enjeux pour votre entreprise :
- Faire accepter le nouveau projet auprès des collaborateurs.
- Anticiper les futurs obstacles (collaborateurs réfractaires, formations, processus inadaptés, …).
- Impliqué les collaborateurs concernés.
- Prévoir les ressources humaines et financières pour accompagner la transition.
L’implémentation d’un ERP au sein de votre organisation implique des changements dans l’environnement de vos collaborateurs. Ces changements peuvent entraîner du stress, de la peur ou même de l’inconfort ; ce qui pourrait se traduire par le rejet du projet.
Une étude a montré que les entreprises qui ont pris le temps de mettre en place cette stratégie ont constaté :
- Une plus grande acceptation de la solution.
- Une croissance de la productivité.
- De meilleurs bénéfices.
(Source : Panorama Consulting)
Un logiciel ERP permet de gagner en productivité
Réalité !
Une étude de Panorama Consulting a montré que les principaux bénéficies de la mise en œuvre d’un ERP sont :
- Efficacité opérationnelle.
- Reporting et visibilité.
- Mise à jour technologique.
- Croissance et compétitivité.
Avec l’ERP, les entreprises réduisent les tâches laborieuses, retirent les silos sans oublier qu’elles disposent de meilleures données pour appuyer leurs décisions stratégiques.
Grâce aux données centralisées, la qualité des échanges avec les fournisseurs est en croissance et l’expérience client s’améliore.
Et en dernier point, les mises à jour technologiques qui sont gérées par l’éditeur de la solution permettent à l’entreprise de se concentrer sur son activité, sans se préoccuper de la maintenance.
Un logiciel ERP SaaS est un outil ardu
Mythe et réalité !
Selon le rapport 2021 de Panorama Consulting, 76.6% des entreprises préfèrent l’ERP SaaS car il est : facile d’utilisation.
Tous les ERP SaaS ne sont pas compliqués à utiliser. Certains sont plus intuitifs que d’autres.
Vous aurez un aperçu des fonctionnalités de l’outil en le testant, d’où l’importance de tester les solutions.
Cependant, vous ne devez pas négliger la formation de vos collaborateurs : plus le logiciel est maîtrisé, plus les bénéfices seront élevés.
VSActivity : l’ERP SaaS qui accompagne la croissance des ESN
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Grâce à une interface intuitive, le déploiement est rapide, sans mobilisation excessive de vos ressources internes. Vous bénéficiez aussi d’une sécurité du cloud conforme aux meilleurs standards du marché.
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