Excel est un outil très populaire qui a conquis le cœur des entreprises depuis des années. Il est utilisé de différentes manières qui le détournent de sa fonction première, le traitement des données figées.
On peut d’ailleurs trouver en entreprise des gros fichiers Excel contenant de nombreuses données stockées par activité (RH, achat, commercial, …) car l’outil propose de nombreuses fonctionnalités comme les graphiques et les tableaux pour ne citer qu’elles.
Néanmoins, lorsque l’on veut pousser l’analyse de ses données plus loin, Excel atteint vite ses limites.
Les limites d’Excel dans le pilotage de votre activité
La capacité de l’outil
La mémoire et les ressources du système limitent le volume de données intégrables au sein du fichier. Microsoft liste les limites de l’outil via ce lien.
L’exploitation des données
Plus il y a des données plus le fichier devient lent et lourd. Vous perdez du temps à ouvrir, enregistrer et fermer le fichier quand ce dernier ne plante pas, entraînant une perte de plusieurs heures de travail.
L’esprit collaboratif
Il n’est pas possible de travailler à plusieurs sur un fichier Excel ce qui est un frein lorsque vous êtes plusieurs acteurs sur un projet. Il n’est également pas possible de rajouter des pièces jointes.
Exemple : si vous suivez une base de candidats au recrutement, où se trouvent les CVs ?
L’intelligence
L’absence de technologie intelligente type BI (Business Intelligence) au sein du logiciel ne permet pas aux données de s’interconnecter notamment pour la réalisation de reporting et ainsi proposer une vision globale sur son activité.
Les erreurs de saisie
A force de saisir plusieurs fois la même donnée on en vient à faire des erreurs de saisie ce qui entraîne la prise de décision sur des données erronées.
L’utilisation chronophage
Il faut créer un nouveau fichier à chaque nouveau besoin (facturation, devis, CRA entre autres). Cette démarche est une perte de temps, et de données puisque les informations ne sont pas interconnectées, ou en tout cas, pas de manière simple et intègre.
Un seul créateur
Une seule personne est à l’origine du fichier Excel et sera celle qui connaîtra le mieux le fonctionnement car ce dernier suit la logique qui est la sienne. C’est donc la seule personne à connaître le fonctionnement du fichier. (Au-delà du simple remplissage des colonnes).
Traçabilité complexe
Excel n’est pas adapté pour effectuer le suivi d’un projet, d’un prospect, d’un candidat ou autres. De plus, il est compliqué de savoir si les données ont été mises à jour et d’où elles proviennent.
Excel reste un outil très utile en entreprise. Cependant il existe des outils qui permettent de piloter son activité, d’exploiter les données, de les faire interagir entre elles et de travailler en collaboration avec les différents acteurs d’un projet.
VSActivity est un ERP qui permet à chaque collaborateur de l’entreprise de travailler sur les sujets liés à sa fonction.
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