Comment évaluer le coût de votre projet ERP SaaS ?

Temps de lecture : 7 minutes.

Un des avantages d’opter pour un ERP métier en mode SaaS est son faible coût d’implémentation et d’utilisation.

Mais alors combien vous coûte votre projet ERP SaaS ?

Plusieurs postes de dépenses sont à prendre en compte pour le budget de votre projet ERP SaaS. Bien évidemment, ils seront moindres comparés à l’implémentation d’un ERP On-Premise puisqu’on élimine les dépenses comme les serveurs, l’infrastructure réseaux, etc.

Le passage à une solution ERP SaaS permet de bénéficier d’une grande flexibilité financière. Cela dit, il est essentiel de bien anticiper tous les postes de dépense pour éviter les mauvaises surprises. Dans ce contexte, de nombreuses entreprises cherchent à savoir précisément combien coûte un système ERP afin de planifier leurs ressources de manière efficace.

Comment fonctionne une solution SaaS ?

Une solution en mode SaaS se présente comme un outil prêt à l’emploi. Elle est pré-paramétrée et hébergée dans le cloud. Cet hébergement permet un accès facile depuis n’importe où à travers un navigateur web.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que la solution est hébergée sur des serveurs externes à l’entreprise. Ce système permet d’optimiser le coût pour l’entreprise, car elle n’a pas à investir dans l’infrastructure réseaux, les serveurs, le stockage, la sécurité, etc.

Par ailleurs, les services de maintenance (montée de versions, etc.) et le support sont inclus dans le tarif.

Ainsi, le client de la solution SaaS peut se concentrer sur la maîtrise de l’outil, tout simplement.

Un autre avantage de la solution SaaS, c’est qu’elle permet d’ajuster plus simplement le nombre d’abonnements.

C’est pour toutes ses raisons que le coût d’un logiciel SaaS est moindre comparé à une solution On-Premise.  Mais alors quels coûts faut-il prendre en compte pour une solution SaaS type ERP ?

On vous explique tout au point suivant.

Un autre point essentiel est que les coûts fixes en SaaS sont généralement prévisibles. Cela permet aux entreprises de mieux gérer leur trésorerie. Contrairement à une solution On-Premise, où les dépenses peuvent exploser en cas de problème matériel ou de besoin de mise à jour, les coûts du SaaS restent relativement stables.

Les coûts de votre projet ERP SaaS

Les différents postes de dépense à prendre en compte pour l’ERP SaaS :

• Une connexion Internet
• L’abonnement à la solution
• Le nombre d’utilisateurs
• La formation des collaborateurs

Une connexion Internet

Avec un ERP SaaS, une connexion Internet suffit pour accéder à la solution. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’elle est accessible depuis n’importe où.

Dans la budgétisation de votre ERP Saas, il faudra donc prendre en compte l’abonnement Internet.

L’abonnement à la solution

Comme son nom l’indique, l’ERP SaaS (Enterprise Resource Planning Software as a Service) est proposé comme un service. Vous devez donc payer un abonnement mensuel ou annuel.

Cela fonctionne comme votre abonnement pour regarder des films, par exemple.

Le prix de l’abonnement dépendra de plusieurs critères comme le nombre de sites que vous souhaitez implémenter et/ou le nombre d’utilisateurs qui est notre point suivant.

Le prix d’un ERP en mode SaaS peut varier considérablement d’un éditeur à l’autre. Il est donc important de comparer les offres et de bien comprendre ce qui est inclus dans l’abonnement.

Certaines solutions proposent également des add-ons, ou des modules en supplément. Comme le CRM par exemple, ce qui permet d’avoir une vue complète sur l’activité commerciale. On parle alors aussi du prix des suppléments à évaluer dans le package global.

Le nombre d’utilisateurs

Si vous pensez que plus vous avez d’utilisateurs, plus vous allez payer cher. Eh bien, c’est une idée reçue.

Dans les faits, le nombre d’utilisateurs aura bien une influence sur le tarif final, évidemment, mais certains éditeurs comme Veryswing, proposent un tarif dégressif automatique.

De ce fait, plus vous avez des utilisateurs, plus le tarif par utilisateur décroît.

Pour les entreprises en forte croissance, cette dégressivité permet de contenir le budget à mesure que le nombre d’utilisateurs augmente. Cela constitue un avantage stratégique non négligeable dans le coût moyen d’un ERP.

La formation des collaborateurs

Mettre en place un logiciel de gestion d’entreprise implique des changements dans l’ensemble de vos processus métiers.

Pour profiter pleinement de tous les bénéfices que permet un progiciel de gestion intégré au sein d’une entreprise, vous devez prévoir des formations.

Ces dernières ont pour but de rendre vos collaborateurs rapidement opérationnels.

L’éditeur de votre solution SaaS, désignera un account manager pour vous accompagner durant tout ce processus de prise en main de l’application SaaS dans les meilleures conditions.

La réussite de l’intégration dépend largement de l’implication des équipes. C’est pourquoi il est crucial de budgeter son projet ERP en tenant compte du temps de formation nécessaire, des sessions de coaching et parfois même des ressources internes à mobiliser temporairement.

Les autres coûts

Lorsque vous choisissez d’implémenter un ERP en mode SaaS, vous avez un package de fonctionnalités réparties en modules, qui vous est proposé de base.

En fonction des spécificités de votre marché et de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires.

Vous pouvez alors demander des développements spécifiques qu’il faudra rajouter dans votre budget.

Vous avez également des fonctionnalités supplémentaires proposées par l’éditeur que l’on nomme des « add-ons ». Il s’agit de fonctionnalités complémentaires qui peuvent être payantes selon vos besoins.

Les add-ons permettent souvent d’améliorer le pilotage de l’activité, notamment avec des tableaux de bord personnalisés ou des intégrations avec d’autres outils métiers. Dans ce cadre, il est utile d’évaluer leur impact sur le retour sur investissement de l’ERP, et de s’assurer qu’ils contribuent positivement au ROI global du projet.

Pour conclure sur le coût de votre projet ERP SaaS

L’ERP SaaS est plus simple à mettre en place, car il nécessite moins d’organisation logistique et coûte moins cher.

Son prix s’explique par le fait que la solution informatique est hébergée sur des serveurs autres que ceux de l’entreprise. S’ajoute à cela, le fait que l’entreprise cliente n’a pas besoin de s’occuper de la maintenance, des mises à jour, etc.

En effet, vous n’avez pas besoin de mettre en place une architecture réseaux et de mobiliser des ressources humaines (administrateurs systèmes, etc.) puisque c’est l’éditeur SaaS qui fournit.

Les dépenses à prendre en compte sont, la connexion Internet pour accéder au logiciel, l’abonnement mensuel ou annuel (conditionné par le nombre d’utilisateurs) et les formations de vos collaborateurs.

Si vous avez des demandes spécifiques, vous devez évidemment rajouter des lignes sur votre budget.

En résumé, même si l’ERP SaaS représente une solution plus accessible, il reste indispensable de réaliser une étude approfondie de vos besoins et de bien évaluer tous les postes de dépense. Cela vous permettra non seulement de maîtriser les coûts, mais aussi d’optimiser le retour sur investissement de votre projet ERP sur le long terme.

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