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Pourquoi PCA & FAE sont essentiels dans les ESN et cabinets de conseil
Dans les ESN et cabinets de conseil, les FAE (Factures à Émettre) et PCA (Produits Constatés d’Avance) sont souvent perçus comme une gymnastique comptable un peu obscure, qu’on gère dans l’urgence… juste avant le bilan.
Et pourtant, bien gérés, ils peuvent devenir de puissants outils de pilotage opérationnel, financier et stratégique.
C’est tout l’objet de ce premier Verytalk, notre webinaire animé par Marjory Mahler (Customer Success Manager chez Veryswing), Gaëlle Alcaraz Jimenez (experte ADV) et Iulia Suvagau (Account Manager Veryswing, ex-contrôleuse de gestion), qui ont partagé méthodes, retours d’expérience et bonnes pratiques avec plus de 70 participants.
Quelle est la différence entre un PCA et une FAE ?
- FAE : la Facture À Émettre désigne une vente réalisée, mais pas encore facturée. Exemple : Mission terminée le 29/12, facture émise le 05/01 suivant.
- PCA : les Produits Constatés d’Avance correspondent à une facture émise pour un service qui n’a pas encore été totalement délivré. Exemple : Contrat annuel facturé en juillet, prestation qui s’étale jusqu’en juin suivant ; au 31/12, une partie doit être constatée d’avance.
Dans les sociétés de services, ces situations sont fréquentes : missions en régie, projets au forfait, contrats complexes… L’écart entre ce qui a été produit et ce qui a été facturé est structurel. Et c’est justement là que tout se joue !
Deux approches pour calculer les encours
Vous pouvez vous appuyer sur deux méthodes principales de valorisation :
1. À la production réalisée
Idéale en régie, elle repose sur les temps saisis et validés, multipliés par le TJM.
2. À l’avancement projet
Souvent utilisée pour les forfaits, cette méthode de calcul s’appuie sur un taux d’avancement défini par le chef de projet et permet une vision plus qualitative de la progression réelle.
💡 Dans tous les cas, le suivi doit être mensuel (idéalement), structuré, et intégré à un process collectif. ADV, commerce, direction, projets : tout le monde est concerné.
Pourquoi suivre de près les PCA & FAE ?
Les FAE/PCA ont un impact direct sur :
- Le bilan comptable (et donc sur l’impôt)
- La trésorerie (décalage entre perception et production)
- Les indicateurs financiers (résultat, marge, BFR…)
- La relation avec le CAC ou l’administration fiscale
Mais au-delà des enjeux comptables, ils révèlent surtout :
- Des goulots d’étranglement opérationnels
- Des tensions interservices (ADV, chef de projet, commerce)
- Des problèmes d’organisation, de validation, de pilotage
Un tableau de bord pour piloter… et anticiper
Chez Veryswing, nous pensons que les FAE/PCA ne sont pas juste des chiffres à enregistrer. Ce sont des leviers de structuration, de prise de décision et de fiabilisation des prévisions.
Nous vous recommandons les étapes-clés suivantes :
- Structurer : qui valide quoi, quand, et avec quels documents ?
- Anticiper : identifier les encours critiques et prévenir les litiges.
- Ajuster : adapter le pilotage projet en fonction des écarts.
- Comptabiliser : respecter les principes comptables (prudence, séparation des exercices, justification des provisions).
Et pour faire tout ça sans y passer des heures, un bon ERP devient un allié indispensable.
Ce que VSActivity permet de faire concrètement
Le logiciel ERP VSActivity, conçu pour les ESN et cabinets de conseil, permet de :
- Centraliser temps, missions, factures, contrats, pièces justificatives
- Automatiser les calculs de FAE/PCA
- Visualiser les encours projet en temps réel via des tableaux de bord de suivi
- Préparer plus sereinement les clôtures comptables
- Collaborer plus efficacement grâce à une vision transverse de l’avancement
- Justifier facilement auprès du CAC ou du fisc
Et surtout : mieux collaborer entre les équipes.
Les fonctionnalités clés de VSActivity pour la gestion des FAE / PCA
| Fonctionnalité clé | Impact sur la gestion des encours |
| Suivi des temps et avancement | Valorisation précise des FAE/PCA chaque mois |
| Calcul automatisé des provisions | Fini les erreurs manuelles et le stress de la clôture. |
| Reporting en temps réel sur les indicateurs financiers | Anticipez et corrigez les écarts dès qu’ils apparaissent. |
| Centralisation documentaire | Préparez facilement vos justifications pour le CAC et l’administration fiscale. |
| Gestion collaborative des validations | Fluidifiez le process grâce à une implication de tous les acteurs. |
FAE / PCA : une responsabilité collective
ADV, direction, DAF, chefs de projets, commerciaux, consultants… tout le monde a un rôle à jouer :
- Le commerce sécurise les conditions de facturation dès l’avant-vente.
- Le chef de projet actualise l’avancement chaque mois.
- L’ADV coordonne, alerte et pilote.
- La direction analyse et arbitre.
- Le DAF fiabilise, justifie et clôture.
En conclusion : les encours, un révélateur de maturité de votre entreprise
FAE et PCA ne sont ni bons, ni mauvais. Tout dépend de la manière dont ils sont suivis, exploités et intégrés au pilotage global.
Chez Veryswing, nous accompagnons chaque jour des sociétés de services à mieux structurer leur gestion des encours projets via notre ERP métier VSActivity.
➡️ Et si on en parlait ? Prenez RDV avec notre équipe pour voir comment VSActivity peut s’adapter à vos process :
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