Le déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise représente un projet structurant qui impacte les processus, les méthodes de travail et les habitudes des collaborateurs. Il en va de même pour tout nouveau projet SIRH. Pour garantir le succès de ce projet structurant, l’adhésion des utilisateurs est essentielle. Sans cet élément central, les risques de retards, d’erreurs ou d’utilisation sous-optimale augmentent considérablement. Dans cet article, nous explorons pourquoi la conduite du changement est essentielle, les pièges à éviter et les bonnes pratiques pour réussir votre projet ERP ou SIRH.
Pourquoi la conduite du changement est-elle essentielle ?
Lors de la mise en œuvre du projet, il faut anticiper la conduite du changement. Cette phase permet de gérer la résistance au changement, et de prendre les bonnes actions d’accompagnement à chaque étape du changement. Cette démarche s’inscrit donc dans la durée, en amont du projet, et en restant mobilisé plusieurs semaines après le lancement.
Pour les utilisateurs :
Adopter un ERP ou un SIRH implique souvent de profondes modifications des habitudes de travail. La conduite du changement permet d’accompagner les utilisateurs dans cette transition en leur offrant :
- Une meilleure compréhension : Les utilisateurs saisissent les objectifs du projet, ses avantages et son impact positif sur leur travail quotidien.
- Une implication renforcée : Ils se sentent partie prenante du projet, ce qui les motive à contribuer activement.
- Des compétences accrues : Des formations ciblées permettent de maîtriser rapidement les nouvelles fonctionnalités de l’outil.
- Une expérience enrichie : En comprenant les avantages de l’ERP ou du SIRH, ils peuvent l’exploiter au maximum de son potentiel pour augmenter leur efficacité au travail.
Pour l’entreprise :
La conduite du changement contribue à structurer le projet ERP ou SIRH en :
- Facilitant une planification rigoureuse : avec des phases claires de réflexion collective, de tests et de reprises de données.
- Optimisant le retour sur investissement : un ERP / SIRH bien adopté améliore l’efficacité des processus internes et la prise de décision stratégique.
- Minimisant les risques : la conduite du changement réduit les retards, les erreurs et les conflits liés à la résistance au changement.
Les risques d’une mauvaise adhésion des utilisateurs
Une mauvaise gestion de l’adhésion des utilisateurs peut entraîner de nombreuses conséquences négatives, telles que :
- Retards dans les saisies : Les collaborateurs ne remplissent pas leurs CRA (comptes rendus d’activité), notes de frais ou absences en temps voulu.
- Erreurs fonctionnelles : Une mauvaise utilisation de l’ERP / du SIRH peut entraîner des dysfonctionnements dans la validation des affaires ou la facturation.
- Données incomplètes : Les fiches clients, salariés ou projets ne sont pas correctement renseignées.
- Méconnaissance des indicateurs stratégiques : Les décisions sont prises sur la base d’informations partielles ou erronées.
- Traitement hors ERP / SIRH : Certaines équipes contournent l’outil, créant des données contradictoires et non partagées.
- Absence d’évolution : Les nouveautés apportées par les mises à jour ne sont pas adoptées.
Identifier et surmonter la résistance au changement
Pourquoi y a-t-il résistance ?
Chaque individu réagit différemment face au changement. Certains voient les nouvelles procédures comme des opportunités, tandis que d’autres ressentent une forme de stress ou d’insécurité. Ces différences se manifestent de diverses manières :
- Inertie : Une absence de réaction ou un refus passif de participer.
- Argumentation : Une opposition verbale ou la mise en avant d’obstacles potentiels.
- Révolte : Un rejet actif des nouvelles procédures.
- Sabotage : Des actions nuisibles visant à compromettre le projet.
Les étapes du changement selon le modèle de Elisabeth Kübler-Ross
Le modèle de Kübler-Ross décrit les différentes étapes que traversent les individus face au changement :
- Choc : Une réaction initiale de surprise ou de stupeur. L’individu perçoit la nouveauté comme un choc. Adoptant d’abord une attitude de négation, il doute de sa capacité à intégrer ce changement. Il exprime sa frustration.
- Déni : Le refus d’admettre que le changement est nécessaire.
- Colère : Une frustration qui peut se tourner contre le projet ou ses responsables.
- La remise en question : l’individu prend pleinement conscience du changement, et peut se sentir impuissant, résigné.
- Négociation : Une tentative de conserver le statu quo.
- Tristesse : Un sentiment de perte ou d’impuissance.
- La remobilisation : l’individu sort de la zone descendante. Il adopte un autre point de vue sur la nouveauté et détecte les avantages.
- Acceptation : L’intégration du changement et l’engagement dans la nouvelle réalité.
- Expérimentation
- L’engagement : le changement est intégré et compris. L’individu a retrouvé de la confiance et de la sérénité. Il peut désormais se tourner vers l’avenir.
- Décision
- Intégration
Comprendre ces étapes aide à adapter les stratégies d’accompagnement aux besoins des utilisateurs.
Vous pouvez impacter favorablement chacune de ces phases :
- Soignez votre communication bien en amont du projet, expliquez les raisons de ce choix, les avantages pour les collaborateurs et l’entreprise… Posez les bases du dialogue.
- Proposez des informations générales puis des formations par équipe métier.
- Communiquez positivement sur les petites victoires.
- Créez un groupe projet, nommez des référents, valorisez les nouvelles compétences acquises.
L’implication dans cette phase d’accompagnement structurera votre projet avec des phases de réflexion en groupe, les tests, la reprise des données et vous profiterez assurément des bénéfices de la nouvelle solution !
Les mauvaises pratiques à éviter à tout prix
- Pas d’accompagnement au lancement.
- Absence de formation des utilisateurs adaptée aux différents rôles.
- Reprise de données incomplète ou de faible qualité.
- Ouverture de trop de modules simultanément, sans priorisation.
- Absence de responsables ou de référents outils.
- Pas de dynamique d’amélioration continue.
Vous trouverez ici une liste plus détaillée des causes d’échec possibles d’une projet ERP / SIRH.
Les bonnes pratiques pour réussir la conduite du changement
Nommer des référents clés
Identifiez un responsable projet et des key users (aussi appelés super utilisateurs) qui serviront de points de contact pour les utilisateurs. Ces personnes doivent maîtriser le logiciel et être capables de former et d’accompagner leurs collègues dans l’utilisation du logiciel.
Créer un comité de pilotage
Un comité de pilotage assure une vision d’ensemble du projet. Il facilite la communication entre les équipes, identifie les besoins fonctionnels et supervise les phases de test et de formation.
Organiser des ateliers réguliers
Planifiez des ateliers de bonnes pratiques par métier pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Ces moments d’échange permettent de renforcer l’adhésion et l’autonomie.
Préparer l’onboarding des utilisateurs
Un programme d’onboarding structurant est essentiel pour initier les utilisateurs au nouveau logiciel. Intégrez des sessions de formation adaptées à leurs rôles et proposez des ressources accessibles pour une prise en main facilitée.
Développer l’autonomie
Encouragez l’autonomie des utilisateurs grâce à des guides, des tutoriels et une assistance personnalisée via un Customer Success Manager. Chez Veryswing, nous proposons un accompagnement sur mesure pour garantir la réussite de vos projets.
Favoriser la reconnaissance individuelle
Vous pouvez mettre en place un processus de Certification des utilisateurs pour encourager chaque collaborateur à s’impliquer dans le projet. En complément, réfléchissez à un système de récompenses pour gratifier les utilisateurs les plus engagés dans l’adoption du nouvel outil.
L’amélioration continue : une stratégie gagnante
Organiser un suivi et une évaluation périodique
Une fois votre ERP ou votre SIRH déployé, il est crucial de suivre l’adoption et la satisfaction des utilisateurs. Des enquêtes régulières permettent d’identifier les points à améliorer et de répondre aux nouveaux besoins.
Assurer une formation continue
Les mises à jour et évolutions de votre logiciel nécessitent une formation régulière pour maintenir un niveau de compétence élevé chez les utilisateurs. Chez Veryswing, nous organisons régulièrement des webinars des nouveautés pour détailler les nouvelles fonctionnalités. Nous proposons aussi des formations sur mesure pour un accompagnement au plus près de vos besoins métiers.
Encourager l’innovation
Impliquer les utilisateurs dans l’évolution de l’outil stimule leur motivation et garantit que l’outil reste aligné sur les besoins réels de l’entreprise. Avec Veryswing, vous pouvez faire remonter vos propres idées d’amélioration via l’outil Fit Your Needs.
Echanger sur les bonnes pratiques
Les clients des logiciels Veryswing peuvent participer au VS Club, le club des utilisateurs de nos logiciels. Au sein de cette communauté d’utilisateurs, vous pouvez échanger sur les bonnes pratiques métiers et vous inspirer des usages des autres clients de Veryswing. Le VS Club se réunit en présentiel au moins une fois par an : c’est pour nous l’occasion d’informer les utilisateurs sur les nouveaux usages et de présenter la roadmap de développement des logiciels. Profitez de cet événement pour recueillir un maximum d’informations et partagez les ensuite directement à vos collaborateurs.
Que devez-vous retenir pour réussir votre projet ERP / SIRH ?
La conduite du changement est une condition sine qua non pour la réussite du déploiement d’un ERP. En investissant dans un accompagnement adapté et en impliquant vos équipes, vous maximiserez les chances de succès de votre projet tout en tirant le meilleur parti des solutions Veryswing. Suivez notre actualité et contactez notre équipe pour profiter de nos nouveautés et de nos conseils personnalisés !
Comment Veryswing peut vous accompagner dans la mise en place de votre ERP / SIRH ?
Lorsque vous démarrez un projet ERP / SIRH avec Veryswing, vous bénéficiez de l’appui d’une équipe dédiée à votre projet. Consultants puis Customer Success Manager sont à vos côtés pour planifier chaque étape et impliquer vos collaborateurs. Depuis notre création, nous avons accompagné plus de 500 entreprises dans la mise en place de leur nouvel ERP. Avec nos logiciels vsa, vse et vsp, nous sommes spécialisés dans l’optimisation des processus métiers pour les activités de services, conseil et portage salarial.
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