C’est décidé, vous allez implémenter un ERP au sein de votre ESN. Mais par où commencer ? Quel ERP choisir ? Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Pour répondre à ces questions, vous devez passer par la case « cahier des charges ».
Le cahier des charges va vous aider à monter votre projet ERP afin de choisir la solution qui convient le mieux à vos besoins.
Cet article va vous accompagner dans la rédaction de votre cahier des charges à travers 28 questions à vous poser. Et parce qu’un exemple est toujours plus parlant, nous vous donnons un exemple concret de cahier des charges.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Nous pourrions définir le cahier des charges comme étant le recueil des besoins d’une entreprise par rapport à un projet. Cela peut être pour acquérir un nouvel outil, pour le développement d’un site web, etc.
Le cahier des charges va servir de référentiel et de base entre l’entreprise dans le besoin et ses prestataires pour échanger sur le projet et ainsi, apporter une réponse à travers un service ou un produit.
Il comprend un certain nombre d’informations pour accompagner la réflexion du projet comme le contexte, les objectifs, les ressources (humaines et financières), les délais, etc.
Pour vous aider à rédiger au mieux votre cahier des charges pour votre projet ERP, voici 28 questions à vous poser.
ESN : 28 questions pour réaliser le cahier des charges de votre projet ERP
Les questions sur votre entreprise
Ces questions permettent, d’une part, aux prestataires de mieux connaître votre entreprise, et, d’autre part, c’est l’occasion de faire une analyse interne de votre entreprise afin d’établir les bonnes bases du projet.
- Quel est le nom de votre ESN ?
- Sa date de création ?
- Quel est son secteur d’activité ?
- Quel est son CA ?
- Quel est votre effectif ?
- Comment être vous organiser et structurer ? (Groupe avec filiales, etc.)
- Qui sont les futurs utilisateurs types de l’ERP ?
- Où êtes-vous implantés ? (Géographiquement)
- Quel est votre système de gestion actuel ?
- Quels logiciels/solutions utilisez-vous en interne ?
Les questions sur vos enjeux
A travers ces questions, il s’agit de comprendre pourquoi vous vous lancez dans un projet ERP.
- Quelles sont les difficultés de gestion que rencontre votre société de service aujourd’hui ?
- Quels sont vos objectifs ? (Qualitatifs et quantitatifs)
Les questions sur vos attentes
Définir vos attentes vous permet de connaître les fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre à vos enjeux. C’est notamment ce qui vous servira de base pour effectuer vos recherches de prestataires.
D’un point de vue fonctionnel
- Souhaitez-vous une solution SaaS ou On-Premise ?
- Voulez-vous un éditeur généraliste ou spécialisé ?
- Quels sont les modules et fonctionnalités attendus ?
- Quelles sont vos besoins annexes ? (développements spécifiques, formations, etc.)
D’un point de vue technique
- Quels sont vos besoins en termes d’authentification dans l’ERP (Single Sign On, etc.) ?
- Souhaitez-vous une application mobile liée à votre ERP ?
- Avez-vous des besoins en termes d’exports, d’imports, d’API, etc. ?
D’un point de vue graphique
- Voulez-vous pouvoir personnaliser votre solution ?
- Souhaitez-vous des mises en pages particulières ?
Les questions sur vos contraintes
Pour chaque projet, il y a des contraintes. Evoquer ces contraintes permet de les anticiper et de mûrir la réflexion sur la manière d’y répondre. Les éditeurs sélectionnés devront vous apporter une réponse.
- La solution doit-elle gérer l’inter-sociétés ?
- La solution doit-elle être multilingue ?
- La solution doit-elle être multidevises ?
La Question sur vos délais ?
- Quelles sont vos échéances (démarrage opérationnel, etc.) ?
Les questions sur vos ressources
- Quel est votre budget ?
- Qui est le référent projet ?
- Qui sont les participants au projet ?
1 Exemple de cahier des charges pour un projet ERP
VSA est un ERP spécialisé pour les métiers du Conseil et du Service. Nous avons donc pris comme exemple une ESN. Cela vous permettra de visualiser le rendu d’un cahier des charges.
L’entreprise MLL, une ESN
- En répondant aux principales questions précédentes, voici le cahier des charges de l’ESN MLL.
- L’entreprise : groupe MLL consulting
- Date de création : 2005
- Secteur : ESN spécialisée dans le conseil et le service informatique
- CA : 30 millions d’euros
- Effectif : 400 collaborateurs
- Futurs utilisateurs : RH, DAF, ADV, consultant et commerciaux
- Implantation : Paris, Bordeaux et Lyon
- Système de gestion actuel : tableurs et petits logiciels (paie et CRM)
Les enjeux
La croissance de l’entreprise fait que la gestion avec des tableurs et des petits logiciels ne suffit plus. Nous n’avons pas de vision globale.
Nous souhaitons harmoniser nos processus, avoir des données fiables et sécurisées. Nous voulons également augmenter de 10% l’efficacité de nos processus.
Les attentes
Une solution SaaS pour les métiers des ESN.
Les modules principaux :
| Modules | Fonctionnalités |
| Facturation | Préparation de la facturation,
Refacturation interne, Reporting et indicateurs Suivi des règlements clients, Comptabilisation des factures Clôture mensuelles avant le 5 du mois suivant |
| Activités | Déclaration des temps, des absences
Validation par workflows Reporting d’activité collaborateurs Suivi des consultants |
| RH | Préparation des bulletins de paie
Alertes métiers Gestion du personnel Gestion et suivi des plans de formation Conformité RGPD |
| Affaires | Gestion et diffusion des ordres de mission
Suivi commercial (signature, …) Fiche synthèse |
| Application mobile | Avec les fonctionnalités principales : déclaration des temps, Ordre de mission, … |
| Sécurité | Authentification via les comptes Microsoft |
| Gestion | Inter-sociétés, MLL est composé de 4 entités juridiques |
Les délais
Début du projet en novembre pour un lancement opérationnel début février, soit 3 mois.
Les ressources
Référent projet : Daphné DUPUIS (DAF)
Participants au projet : Louis JEAN (Responsable RH) et Vanille CELESTE (ADV).
Pour conclure sur la façon de bien rédiger son cahier des charges pour un projet ERP
Réaliser un cahier des charges est indispensable lors d’un projet ERP. Il représente la base et la référence du projet.
Le cahier des charges permet également de se poser les bonnes questions sur le projet pour opter pour la meilleure solution aux problèmes rencontrés au sein de votre ESN.
Rédiger un cahier des charges n’est pas un exercice facile, c’est pour cela que cet article compile en 28 questions, les éléments essentiels qui composent un cahier des charges.
