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Si vous avez pris la décision d’implémenter un nouveau logiciel ERP en mode SaaS au sein de votre ESN ou d’en changer, cet article est fait pour vous !

La donnée est un élément essentiel pour votre business, car c’est le point de départ de votre réflexion pour établir votre stratégie.

Lorsque vous déployez une nouvelle solution informatique au sein de votre ESN, la plupart du temps, une reprise de vos données doit être effectuée. Ce processus peut vous paraître effrayant, pourtant avec un plan d’action établi au préalable, cette étape n’est pas si terrifiante et elle peut même être très positive !

Alors comment réussir la migration de ses données ?

On vous explique tout dans cet article. C’est parti !

Qu’est-ce que la reprise des données ?

Donc, nous disions que la donnée est un élément essentiel pour votre business, car c’est le point de départ de votre réflexion pour établir votre stratégie.

Au fil des mois ou années durant lesquels vous avez utilisé votre ancien système, vous avez créé un certain volume de données. Ces données vous accompagnent dans vos prises de décisions quotidiennes que ce soit pour la gestion commerciale, la gestion de la relation client, la facturation, etc.

Mettre en place un nouveau logiciel de gestion ne signifie pas la perte des données existantes.

Comme évoqué dans l’introduction, l’implémentation d’une nouvelle solution informatique comme un logiciel ERP SaaS, nécessite de récupérer les données stockées dans l’ancien système d’information.

On appelle ce processus, la reprise des données. 

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas à ressaisir toutes les données manuellement en remontant progressivement dans le temps.

D’abord, car c’est une perte de temps colossale et puis parce que les erreurs de saisie compromettraient l’intégrité des données.

Dans les faits, il s’agit de déplacer les données de l’entreprise vers la nouvelle base de données au sein du progiciel. On appelle ce processus la migration des données.

ESN : quels sont les enjeux de la migration des données ?

En choisissant d’implémenter un logiciel ERP en mode SaaS, vous avez fait le choix de centraliser votre base de données et de la migrer sur les serveurs de votre prestataire. C’est un des avantages du cloud computing et donc de votre logiciel SaaS.

Le processus de migration des données vers son nouvel environnement est une étape délicate, car c’est de cette étape que dépendra la qualité des données. Un transfert réussi, permettra aux équipes métier de retrouver facilement leurs données et de profiter pleinement des avantages de leur nouvel ERP : accès aux données plus facile et rapide, automatisation, simplification, centralisation, gain de temps, etc.

C’est pour cela que mettre en place une méthodologie est indispensable pour le bon déroulement de la reprise des données. Vous devez prendre en compte, les données que vous souhaitez sauvegarder, celles qui sont erronées, obsolètes, etc.

Au-delà de l’aspect technique, la reprise de données est aussi un enjeu organisationnel. Elle impacte directement les processus internes, la coordination entre les services et la performance globale de l’entreprise.

En effet, une mauvaise gestion de cette phase peut entraîner des ruptures dans la chaîne de traitement, des erreurs de facturation, ou encore une mauvaise expérience client. C’est pourquoi les responsables de la gestion administrative et de l’administration des ventes doivent être étroitement associés à la démarche dès le départ.

Il est également important de considérer l’aspect réglementaire. Selon votre secteur d’activité, certaines données doivent être conservées pendant une durée légale, et leur reprise dans le nouvel environnement doit respecter les normes en vigueur (par exemple, le RGPD).

Pour vous accompagner dans cette étape, on vous a préparé un exemple de plan d’actions.

Voici un exemple de plan d’actions pour réussir votre reprise des données

1. Répertorier les données

Vous devez identifier les données que vous souhaitez migrer. En effet, votre entreprise les génère depuis plusieurs années, à vous de savoir quelles sont celles qui seront utiles pour votre business.

Conseil : C’est le moment de faire un petit nettoyage de vos données pour repartir sur une bonne base avec votre nouvel ERP pour une nouvelle gestion administrative.

Ce travail préparatoire peut être réalisé avec l’aide de votre éditeur de logiciels. Ce dernier pourra vous conseiller sur les données essentielles à migrer en priorité, et sur celles qu’il est préférable d’archiver ou de supprimer. Un bon tri initial facilitera la suite du projet et garantira une meilleure performance de votre nouveau logiciel de gestion.

2. Catégoriser les données

Une fois que vous avez identifié les données, vous devez les classer en fonction de leur type. Pour ce faire, l’idéal est de passer par un ou plusieurs fichiers Excel.  Il est aussi judicieux, à ce stade, d’ordonner les types de données dans l’ordre de l’intégration à venir dans le nouvel ERP. En effet, par exemple, si vous reprenez des contrats commerciaux, il vous faudra bien avoir repris les clients avant.

À cette étape, vous pouvez également établir une cartographie des flux de données. Cela permet de visualiser comment les informations circulent entre vos différents services (RH, finance, commerce…) et d’anticiper les ajustements à prévoir. Cette vision globale est précieuse pour assurer une cohérence entre la gestion administrative, la gestion commerciale, ou encore la facturation.

Les données seront ainsi parfaitement organisées et cohérentes en vue de leur future migration.

Conseil : Faites une vérification, à chaque étape, afin d’éviter de vous retrouver avec des données non-exploitables. 

3. La migration des données

Maintenant que vos fichiers Excel sont prêts, il faut les intégrer dans votre logiciel de gestion. Votre nouvel ERP possède des chargeurs de données, soit à votre main, soit à la main de l’équipe projet qui vous suit.

Ces chargeurs dérouleront le processus d’intégration et remonteront les erreurs de cohérence et de format dans les données. Des mécanismes de « Rollback » sont prévus pour permettre de rejouer des intégrations par type de données.

Conseil : Pensez à enregistrer vos données pour éviter les pertes, le risque zéro n’existe pas.

 4. La phase de tests

Vos données sont disponibles maintenant dans votre nouvelle solution. C’est le moment de tester pour savoir si elles sont bien reliées entre elles et exploitables. 

Les tests ne doivent pas uniquement porter sur la présence des données, mais aussi sur leur cohérence et leur bon fonctionnement dans les différents modules de votre logiciel de gestion. Par exemple, l’équipe en charge de l’administration des ventes peut vérifier que les historiques clients sont bien rattachés et que les factures sont correctement générées.

Une fois cette phase achevée, vous pourrez travailler avec vos données officiellement.

Conseil : Prenez le temps de faire cette phase de tests pour éviter les surprises une fois que les accès seront ouverts à tous vos collaborateurs. 

Pour conclure sur la réussite de votre reprise des données

Lors du déploiement d’une nouvelle solution SaaS, la reprise de données est une étape importante. En effet, la mise en œuvre d’un nouvel outil dans le cloud implique un changement de système d’information.

Les données existantes doivent être transférées vers le nouveau système d’information.

Cette étape n’est pas anodine car la mutualisation des données, leur fiabilité et leur hétérogénéité est en jeu.

Le bon déroulement de ce processus aura un fort impact sur l’utilisation de la solution et sur son efficacité.

Le but de la reprise de données est de permettre un démarrage avec une base de données à jour, cohérente et non compromise (intègre).

Mettre en place un plan d’actions est utile pour ne pas se laisser dépasser par la gestion des données. Un cadrage des données à reprendre, un ordonnancement de l’intégration et des tests post-reprise doivent être effectués.

La réussite d’une reprise de données repose autant sur la technologie que sur l’accompagnement humain. Sensibiliser vos équipes, communiquer régulièrement sur l’avancement du projet, et proposer des sessions de formation ciblées sont des leviers clés pour faciliter l’adoption de votre nouvel ERP.

Enfin, gardez en tête que la reprise de données n’est pas un simple transfert technique : c’est une opportunité stratégique pour remettre à plat vos pratiques, moderniser vos outils, et renforcer la performance globale de votre entreprise.

Bien évidemment, n’hésitez pas à suivre ou à demander conseil auprès de l’équipe projet de votre prestataire car elle est là pour vous accompagner.

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Vous l’aurez compris, la reprise de données est une étape stratégique dans tout projet de changement d’ERP. Elle conditionne la qualité de votre gestion, la fluidité de vos processus et l’adoption du nouvel outil par vos équipes.

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