Si vous avez pris la décision d’implémenter un ERP SaaS au sein de votre ESN ou d’en changer, cet article est fait pour vous !
La donnée est un élément essentiel pour votre business, car c’est le point de départ de votre réflexion pour établir votre stratégie.
Lorsque vous déployez une nouvelle solution informatique au sein de votre ESN, la plupart du temps, une reprise de vos données doit être faite. Ce processus peut vous paraître effrayant pourtant avec un plan d’action établi au préalable, cette étape n’est pas si terrifiante et elle peut même être très positive !
Alors comment réussir la migration de ses données ?
On vous explique tout dans cet article. C’est parti !
Qu’est-ce que la reprise des données ?
Donc, nous disions que la donnée est un élément essentiel pour votre business, car c’est le point de départ de votre réflexion pour établir votre stratégie.
Au fil des mois ou années durant lesquels vous avez utilisé votre ancien système, vous avez créé un certain volume de données. Ces données vous accompagnent dans vos prises de décisions quotidiennes que ce soit pour la gestion commerciale, la gestion de la relation-client, la facturation, etc.
Mettre en place un nouveau logiciel de gestion ne signifie pas la perte des données existantes.
Comme évoqué dans l’introduction, l’implémentation d’une nouvelle solution informatique comme un ERP SaaS, nécessite de récupérer les données stockées dans l’ancien système d’information.
On appelle ce processus, la reprise des données.
Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas à ressaisir toutes les données manuellement en remontant progressivement dans le temps.
D’abord, car c’est une perte de temps colossal et puis parce que les erreurs de saisie compromettraient l’intégrité des données.
Dans les faits, il s’agit de déplacer les données de l’entreprise vers la nouvelle base de données au sein du progiciel. On appelle ce processus la migration des données.
ESN : quels sont les enjeux de la migration des données ?
En choisissant d’implémenter un logiciel ERP en mode SaaS, vous avez fait le choix de centraliser votre base de données et de la migrer sur les serveurs de votre prestataire.
C’est un des avantages du cloud computing et donc de votre solution SaaS.
Le processus de migration des données vers son nouvel environnement est une étape délicate, car c’est de cette étape que dépendra la qualité des données.
Un transfert réussi, permettra aux équipes métier de retrouver facilement leurs données et de profiter pleinement des avantages de leur nouvel ERP : accès aux données plus facile et rapide, automatisation, simplification, centralisation, gain de temps, etc.
C’est pour cela que mettre en place une méthodologie est indispensable pour le bon déroulement de la reprise des données.
Vous devez prendre en compte, les données que vous souhaitez sauvegarder, celles qui sont erronées, obsolètes, etc.
Pour vous accompagner dans cette étape, on vous a préparé un exemple de plan d’actions.
Voici un exemple de plan d’actions pour réussir votre reprise des données.
1. Répertorier les données
Vous devez identifier les données que vous souhaitez migrer. En effet, votre entreprise les génère depuis plusieurs années, à vous de savoir quelles sont celles qui seront utiles pour votre business.
Conseil : C’est le moment de faire un petit nettoyage de vos données pour repartir sur une bonne base avec votre nouvel ERP pour une nouvelle gestion administrative.
2. Catégoriser les données
Une fois que vous avez identifié les données, vous devez les classer en fonction de leur type. Pour ce faire, l’idéal est de passer par un ou plusieurs fichiers Excel. Il est aussi judicieux, à ce stade, d’ordonner les types de données dans l’ordre de l’intégration à venir dans le nouvel ERP. En effet, par exemple, si vous reprenez des contrats commerciaux, il vous faudra bien avoir repris les clients avant.
Les données seront ainsi parfaitement organisées et cohérentes en vue de leur future migration.
Conseil : Faites une vérification, à chaque étape, afin d’éviter de vous retrouver avec des données non-exploitables.
3. La migration
Maintenant que vos fichiers Excel sont prêts, il faut les intégrer dans l’ERP. Votre nouvel ERP possède des chargeurs de données, soit à votre main, soit à la main de l’équipe projet qui vous suit. Ces chargeurs dérouleront le processus d’intégration et remonteront les erreurs de cohérence et de format dans les données. Des mécanismes de « Rollback » sont prévus pour permettre de rejouer des intégrations par type de données.
Conseil : Pensez à enregistrer vos données pour éviter les pertes, le risque zéro n’existe pas.
4. La phase de tests
Vos données sont disponibles maintenant dans votre nouvelle solution. C’est le moment de tester pour savoir si elles sont bien reliées entre elles et exploitables. Une fois cette phase achevée, vous pourrez travailler avec vos données officiellement.
Conseil : Prenez le temps de faire cette phase de tests pour éviter les surprises une fois que les accès seront ouverts à vos collaborateurs.
Pour conclure sur la réussite de votre reprise des données
Lors du déploiement d’une nouvelle solution SaaS, la reprise de données est une étape importante. En effet, la mise en œuvre d’un nouvel outil dans le cloud implique un changement de Système d’information.
Les données existantes doivent être transférées vers le nouveau Système d’information.
Cette étape n’est pas anodine car la mutualisation des données, leur fiabilité et leur hétérogénéité est en jeu.
Le bon déroulement de ce processus aura un fort impact sur l’utilisation de la solution et sur son efficacité.
Le but de la reprise de données est de permettre un démarrage avec une base de données à jour, cohérente et non compromise (intègre).
Mettre en place un plan d’actions est utile pour ne pas se laisser dépasser par la gestion des données. Un cadrage des données à reprendre, un ordonnancement de l’intégration et des tests post-reprise doivent être effectués.
Bien évidemment, n’hésitez pas à suivre ou à demander conseil auprès de l’équipe projet de votre prestataire car elle est là pour vous accompagner.
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