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Clôture mensuelle : tout commence avec un CRA
Il existe des métiers dont la saisonnalité rythme les efforts, c’est le cas de l’administration des ventes dans les sociétés de services. A partir du 25 du mois, c’est le lancement officiel de la clôture avec des étapes incontournables. Focus sur les phases et les leviers à activer démarrer la facturation au plus tôt !
Annoncer les dates de clôture mensuelle
C’est la première étape essentielle. Communiquer les dates limites pour chaque action donne une meilleure visibilité aux consultants et vous permettra de faire des relances plus efficaces.
- Communication en interne et vers vos sous-traitants
- Date de remplissage du CRA à 100 %
- Date de soumission du CRA
- Date de validation par les managers
- Date d’attachement des justificatifs (CRA signés clients …)
- Date d’envoi de la facture pour les sous-traitants
Bonne pratique > Affichez le calendrier du clôture sur le tableau de bord de votre application Veryswing.
Messages automatiques
Depuis vsa, vse et vsp, vous pouvez créer vos modèles de message pour les relances :
- En y ajoutant automatiquement le prénom du consultant, la période, le lien vers l’application ;
- En choisissant un ton qui vous ressemble, avec le tutoiement par exemple ;
- Que vous pourrez programmer pour un envoi récurrent à une date précise ;
- Que vous pourrez sélectionner lors de relances plus sélectives.
Le saviez-vous ? L’add-on VS-SMS est fait pour vous si vous souhaitez envoyer des SMS depuis l’application pour, notamment, rappeler à certains collaborateurs qu’ils doivent faire leur déclaration d’activités et la soumettre.
Retrouvez ici nos conseils pour un message de relance efficace.
Récupérer les CRA complets
La complétion est une chose, la complétude en est une autre ! Alors pourquoi nos chers consultants n’atteignent pas les 100 % ?
- Parce qu’ils sont sous-traitants, donc ils ont potentiellement d’autres missions ailleurs.
- Parce qu’il manque une affaire, un renouvellement ? un démarrage sans bon de commande ? Le mieux, c’est de leur demander !
- Parce que les Ressources Humaines n’ont pas reporté certaines absences comme les arrêts maladie.
Le mieux est d’identifier rapidement le point de blocage et, en cela, le message de relance doit être accompagnant en précisant qui contacter pour débloquer la situation.
La qualité des données d’un CRA
Comme toutes les données de l’ERP, la qualité des données du CRA est essentielle pour générer des actions de qualité.
- Extactitude : la production déclarée, en jour, en heure ou en unité d’œuvre doit être exacte, c’est-à-dire correspondre à la réalisation du consultant.
- Exhaustivité : toutes les activités doivent être reportées : production, temps internes et absences …
- Cohérence : la saisie dans son ensemble ne doit pas présenter d’incohérence comme un jour avec 16 heures de production et un autre à 0.
- Validité : une attention particulière doit être apportée au choix des affaires imputées. Sont-elles encore valides ?
Bonne pratique : prenez le temps d’archiver les affaires terminées sur lesquelles aucune saisie de peut être faite.
Actions liées à la mission
La saisie du CRA dans votre ERP est une étape obligatoire pour lancer la facturation des missions en régie. Mais ce n’est parfois pas suffisant…
Au travers de la fonctionnalité « actions liées à la mission », vous informez le consultant que le client souhaite, par exemple :
- Un CRA signé par le responsable de la mission avec la facture ;
- Une saisie des temps dans leur outil interne ;
- Un numéro de réception des temps à reporter sur la facture.
Le saviez-vous ? Ce message apparait sur la liste de préfactures pour vous rappeler le bon process de facturation du client.
Gestion des dépassements
Sur une affaire : la commande est de 10 jours mais le consultant en a saisi 12 !
- Est-ce une erreur de saisie du consultant ?
- Existe-t-il un avenant, un renouvellement sur lequel basculer le dépassement ?
- Si non, est-ce qu’un avenant, un renouvellement est prévu par le commercial ?
- Est-ce que ce temps est valorisable, facturable ?
- Est-ce que ce l’affaire présente du reste à faire sur un autre profil qui pourrait être converti ?
Sur le total du CRA : le 12 juin, le consultant a saisi 1 jour sur l’affaire A et 1 jour sur l’affaire B.
- Est-ce une erreur de saisie du consultant ?
- Est-ce une sur-facturation ?
La bonne pratique : le CRA doit être considéré comme le reflet du temps de travail. La valorisation de la production est gérée à part, depuis le module des Gestion Opérationnelle des Affaires (surfacturation, dépassement, jours offerts, non valorisés …)
Faire toujours mieux !
Nous vous conseillons deux actions pour obtenir des CRA parfaits dans les délais :
Onboarding :
- Investissez du temps dans la phase d’onboarding de vos nouveaux salariés et de vos nouveaux sous-traitants.
- Formez les, expliquez les conséquences des retards, des approximations et des erreurs.
Le saviez-vous ? Les procédures de saisie des CRA sont disponibles dans la Documentation en Ligne.
Horodatage :
- Quoi de mieux qu’une analyse objective des retardataires ?
- Vous accédez à un rapport d’horodatage des actions sur le CRA pour tous les consultants.
- Partagez l’information avec les managers et les Ressources Humaines.
