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Tâches chronophages, réglementations, croissance de l’activité sont autant de raisons qui peuvent vous pousser à prendre un logiciel de facturation.

Cependant, il existe de nombreux logiciels de facturation avec leurs propres spécificités sur le marché, alors lequel choisir ? Faut-il opter pour un logiciel SaaS ou une solution on-premise ? Comment s’assurer qu’il couvre l’ensemble de vos besoins de gestion commerciale ?

Voici 6 critères à prendre en compte dans le choix de votre logiciel de facturation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation vous permet d’automatiser les tâches de création, transmission et suivi de vos factures et avoirs. Cette automatisation est possible grâce aux différentes informations que vous avez intégrées au logiciel concernant vos clients, notamment.

Dans un contexte où la gestion de la relation client devient un levier stratégique pour les entreprises, le logiciel de facturation peut également centraliser les échanges, les conditions de paiement ou encore l’historique des transactions.

Pourquoi choisir un logiciel de facturation ?

Implémenter un logiciel de facturation présente de nombreux avantages, notamment lorsque l’activité de votre entreprise croît :

Gain de temps

Avec un logiciel de facturation, vous n’avez plus besoin de saisir la même donnée plusieurs fois car l’automatisation va permettre d’utiliser cette même donnée à plusieurs endroits différents. Ainsi, vous gagner du temps sur la gestion chronophage de la facturation : contrôle des conditions de facturation, saisie manuelle, création de la facture, … et ceci multiplié par le nombre de factures et de clients.

Réduction des tâches chronophages

Ce qui nous emmène au deuxième avantage, la réduction des tâches chronophages. Avec un logiciel de facturation, vous êtes libéré des tâches chronophages puisque le logiciel les automatise. Plus de création de fichiers Excel ou Word, plus de saisies manuelles répétitives, plus de recherches d’informations sur des fichiers différents, …  Ce qui d’ailleurs, réduit aussi les erreurs humaines de (re)saisies.

Cela s’inscrit dans une logique d’optimisation globale de la gestion commerciale, en allégeant la charge administrative de votre équipe Administration des ventes (ADV).

Meilleur suivi des commandes et des factures

Une commande non reçue ? Un retard de paiement ? Grâce à la centralisation des données que permet un logiciel de facturation, vous aurez une vision globale de votre processus.

Ainsi, vous pourrez identifier facilement les factures en retard, par exemple, et faire des relances. De plus, cela vous permettra d’avoir un aperçu de votre trésorerie (sur certains logiciels) ce qui n’est pas négligeable pour mettre en place une stratégie de développement à court et moyen terme.

Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles dans le cadre de la gestion de la relation client, pour anticiper les blocages et ajuster vos stratégies commerciales.

Raccourcissement des délais de paiement

Maintenant que vous avez une vision globale sur votre processus de facturation et que vous avez réduit vos tâches chronophages, vous pouvez effectuer votre processus de facturation plus rapidement et avec une meilleure maîtrise grâce à des relances automatiques.

Tout cela concourt à raccourcir les délais des paiements clients.

Un bon logiciel de gestion commerciale vous aidera également à piloter les avoirs, les remises ou les échéances contractuelles.

Economie d’argent

Et enfin parce qu’économiser de l’argent fait toujours plaisir. Un logiciel de facturation vous permet de dématérialiser les documents produits et de les transmettre par voie électronique.

Ainsi vous économisez de l’argent sur l’impression, les timbres, … réduisez considérablement les coûts indirects liés à la gestion papier, et entrez dans une démarche plus respectueuse de l’environnement (dans le cadre d’une stratégie RSE par exemple).

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Que vous soyez, auto-entrepreneur, une PME, une TPE ou un grand groupe, vos besoins et exigences ne seront pas les mêmes et certains logiciels sont plus adaptés que d’autres.

Voici les 6 critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de facturation

1. La taille de votre entreprise

Un logiciel de facturation conçu pour les PME ne conviendra pas à un grand groupe avec plusieurs entités juridiques. Il est essentiel de s’assurer que l’outil peut évoluer avec votre entreprise.

Certains logiciels ERP modulaires permettent une montée en charge progressive tout en maintenant une gestion fluide des données entre services.

2. Réponse aux normes en vigueur

Le logiciel répond-il aux normes en vigueur (loi anti-fraude, mentions légales, signature électronique, archivage sécurisé, etc.) ?

La conformité réglementaire est essentielle, notamment pour les entreprises soumises à la facturation électronique obligatoire à venir dans le cadre de la réforme fiscale française.

3. Vos besoins

• À quels besoins doit répondre le logiciel ? (facturation, paie, reporting…)

• Le logiciel doit-il être relié au compte bancaire de l’entreprise ?

• Avez-vous besoin d’un accès mobile ou d’un portail entreprise pour vos collaborateurs ou clients ?

• Doit-il s’interfacer avec d’autres outils : CRM, SIRH, outil comptable ?

• Souhaitez-vous une solution cloud, un logiciel on-premise, ou un mode SaaS ?

• Préférez-vous un logiciel gratuit, open-source ou une version professionnelle avec support ?

Clarifiez ces besoins en amont pour ne pas avoir à changer d’outil au bout de quelques mois !

4. L’ergonomie

Le logiciel doit être facile à prendre en main pour ne pas vous faire perdre du temps. N’hésitez pas à demander une démo ou faire un essai gratuit afin de vous familiariser avec le logiciel et ainsi analyser son ergonomie.

Une bonne ergonomie favorise l’adoption du logiciel par vos équipes, y compris au sein de l’administration des ventes.

5. L’éditeur

Si vous choisissez une solution SaaS, vérifiez la fiabilité de l’éditeur :

• Est-il transparent sur la sécurité du cloud ?

• Où sont hébergées les données ?

Un éditeur solide est un gage de pérennité, surtout pour les fonctions stratégiques liées à la gestion commerciale.

6. Les services proposés

Que propose l’éditeur du logiciel comme services ?

• Support client réactif

• Centre d’aide en ligne

• Formations en ligne ou en présentiel

• Évolutions régulières (mise à jour, nouvelles fonctionnalités)

Tous ces éléments font partie intégrante de la valeur d’un logiciel de gestion.

Les atouts du logiciel de facturation VSActivity

VSActivity est un ERP qui vous accompagne dans la gestion de votre entreprise. C’est une solution SaaS adaptée aux besoins des sociétés de services, cabinets de conseil, ESN, etc.

Voici 7 raisons de choisir vsa comme logiciel de facturation :

• Adapté à la taille de votre entreprise, y compris en multi-entités (idéal pour la facturation inter-sociétés) ;

• Conforme aux obligations légales françaises, aux normes en vigueurs, notamment sur la loi anti-fraude, ou encore la facturation électronique ;

• Ne se limite pas à la facturation, mais couvre aussi la gestion des affaires, des ressources humaines et de la relation client ;

• Application mobile intuitive « MyVS » ;

• Ergonomie claire et moderne ;

• Services d’accompagnement inclus : support client, formations, webinars, évolutions en fonction des besoins des clients ;

• Hébergement 100 % en France avec haute sécurité, sans tiers intermédiaire.

Grâce à VSActivity, vous pouvez automatiser et fiabiliser l’ensemble de vos processus de facturation, tout en améliorant la collaboration entre les équipes commerciales et administratives.

Prêt à choisir votre logiciel de facturation ?

Votre facturation mérite mieux qu’un tableur Excel ou une solution bricolée.

Avec VSActivity, vous faites le choix d’un logiciel ERP en mode SaaS, sécurisé, évolutif, et pensé pour les entreprises de services.

Planifiez une démo avec un conseiller Veryswing pour découvrir comment vsa peut répondre à vos enjeux de gestion commerciale, de conformité et de croissance.