Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding digital ?

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Un onboarding raté coûte minimum 3 fois le salaire du collaborateur qui n’a pas correctement démarré et n’est pas resté, selon une étude Cadre Emploi.

Accueillir de nouveaux collaborateurs est devenu stratégique au sein des entreprises.

Une intégration réussie, motivera et fidélisera le nouvel employé ; à l’inverse, une mauvaise intégration, pourrait favoriser son départ anticipé.

Avec le télétravail qui prend de plus en plus de place au sein des entreprises, mettre en place un processus d’onboarding digital devient indispensable. Ce type de parcours permet d’automatiser les tâches répétitives, de centraliser les étapes clés du parcours et de renforcer la cohérence de l’expérience collaborateur.

Mais là n’est pas le seul enjeu.  Alors pourquoi mettre en place un processus d’onboarding digital au sein de votre entreprise ? On vous donne 7 arguments !

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Pour donner une définition simple et claire, l’onboarding traduit le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise.

Cette étape arrive après le processus de recrutement, au moment de l’embauche.

La période d’intégration s’étend jusqu’à la fin de la période d’essai, voire plus dans certains cas.

C’est durant ce processus que le nouveau collaborateur devra réussir son intégration, découvrir son nouvel environnement de travail et effectuer sa prise de fonction.

L’objectif d’intégration est que le nouvel entrant soit opérationnel et productif rapidement.

Le processus d’onboarding digital permet d’accompagner chaque étape de manière fluide grâce à un logiciel RH ou SIRH. Il structure l’accueil à travers une checklist personnalisée et des outils digitaux adaptés.

Quel est l’objectif de l’intégration d’un nouvel embauché ?

33% des cadres déclarent avoir démissionné suite à une mauvaise intégration. (source : Cadre Emploi)

L’onboarding fait partie intégrante de l’expérience collaborateur et de la marque employeur.

En effet, Il déterminera l’image que le nouveau aura de l’entreprise (ses valeurs, son nouveau poste, la culture d’entreprise, etc.).

La procédure d’intégration est importante car elle déterminera si votre nouveau collaborateur adhèrera à l’entreprise.

Il s’agit d’une opération de séduction de votre nouveau collaborateur, il doit « tomber amoureux » de l’entreprise et ceci, dès les premières semaines.

Cet « amour » le poussera à rester au sein de votre entreprise et à donner le meilleur de lui-même.

Un bon onboarding digitalisé permet aussi d’initier un rapport d’étonnement, précieux pour améliorer en continu l’intégration des futurs salariés.

Le parcours d’intégration en entreprise

Selon le baromètre « Expérience collaborateur vue par les acteurs RH », de Parlons RH, les 3 principaux objectifs de l’expérience collaborateur sont de :

• Renforcer l’engagement des collaborateurs.
• Améliorer les performances globales de l’organisation.
• Favoriser l’attractivité de l’entreprise.

Pourtant, 54% des acteurs RH affirment qu’aucune politique RH d’expérience collaborateur a été déployée ou initialisée au sein de leur entreprise.

Plusieurs freins ont été identifiés et pourraient justifier ce chiffre :

• Le manque d’impulsion de la direction.
• Le manque de temps.
• Le poids de l’organisation.

Pour les entreprises qui l’ont mis en place, 84% des personnes interrogées ont un avis positif.

Ils affirment également que les facteurs déterminants sont l’implication de la direction, l’implication des managers et la culture du changement.

L’onboarding digital, via un SIRH ou un logiciel RH, est une solution concrète pour structurer un plan d’intégration clair, progressif et collaboratif.

48% des acteurs RH utilisent les outils digitaux pour piloter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Du côté des nouvelles recrues, 33% déclarent avoir déjà démissionné suite à une mauvaise intégration, dont 65% dans les 6 mois qui suivent leur arrivée. (source Cadre Emploi)

Les chiffres montrent l’impact positif ou négatif que peut voir l’expérience collaborateur de votre entreprise.

L’intégration du nouvel arrivant est une étape importante dans l’expérience collaborateur puisqu’elle fidélise vos employés.

D’ailleurs, la fonction RH est considérée comme la tête pensante de la marque employeur. Effectivement, 61% des DRH sont les responsables du projet « expérience collaborateur ».

Pourtant, une entreprise ne se résume pas à la relation Collaborateur – Ressources Humaines. Le manager et les autres collaborateurs jouent également un rôle dans le sentiment d’intégration du salarié.

Mais le soutien doit venir de plus haut pour concrétiser le projet. La direction doit davantage s’impliquer pour faire évoluer la culture d’entreprise.

7 raisons de mettre en place un processus onboarding digital

Donner une image moderne de votre entreprise auprès de vos collaborateurs

Notre monde est connecté et votre entreprise se doit de l’être si elle veut attirer, fidéliser et se pérenniser. Vous devez donc proposer des outils innovants à vos collaborateurs.

Ces outils doivent avoir pour objectif de faciliter la vie de vos salariés.

Dans le cadre de l’onboarding digital, votre nouveau collaborateur peut vous envoyer des documents et vice-versa : comme le contrat signé, par exemple, découvrir l’entreprise à travers les documents mis à sa disposition, etc.

Proposer une plateforme intuitive et centralisée renforce aussi la marque employeur et la crédibilité de votre organisation.

Réduire les tâches administratives

Une bonne intégration se prépare en amont. Il faut préparer les documents RH, organiser son planning d’intégration, préparer son matériel de travail, etc.

Ce processus est très chronophage et demande d’être méthodique.

En utilisant un outil d’intégration digital, vous automatisez une grande partie des tâches administratives ce qui réduit la lourdeur de l’étape.

De plus, vous gagnez du temps, surtout si vous accueillez plusieurs collaborateurs en même temps. Et cela vous permet de vous concentrer sur la relation humaine.

L’automatisation des tâches administratives permet aussi de limiter les erreurs de saisie ou les oublis dans les premières étapes d’intégration.

Etablir un lien plus rapidement avec la nouvelle recrue

Le sentiment d’appartenance est important lors de l’étape d’intégration. Vous devez créer le plus tôt possible des liens avec lui et sa future équipe.

A travers votre outil d’onboarding digital, vous pourrez lui envoyer un message de bienvenue par exemple, ou encore lui présenter l’équipe, lui fournir un livret d’accueil, etc.

L’outil peut aussi intégrer un espace de discussion avec son futur manager ou un parrain désigné pour fluidifier les échanges.

Optimiser vos coûts

L’impression des documents, l’envoi par courriers sont des coûts que vous pouvez diminuer à travers un outil d’intégration digital.

De plus, le suivi automatisé réduit les relances manuelles, ce qui améliore l’efficacité globale de l’équipe RH.

Gagner du temps

En attendant son premier jour officiel au sein de l’entreprise, qui peut prendre plusieurs mois selon les cas, votre nouveau collègue pourra rentrer toutes les informations RH le concernant et fournir les documents nécessaires.

Le jour J, vous gagnerez du temps sur la partie administrative et vous pourrez plus rapidement commencer l’intégration relationnelle et professionnelle.

Cela permet aussi d’identifier plus tôt d’éventuels blocages administratifs ou besoins spécifiques.

S’adapter aux nouvelles conditions de travail à distance

Le télétravail est de plus en plus présent au sein des entreprises françaises.

Un processus d’onboarding « traditionnel » n’est plus adapté à la situation.

Par « traditionnel », nous entendons, l’utilisation de fichiers Excel et Word pour préparer le planning d’intégration.

A distance, l’outil onboarding digital permettra de centraliser l’ensemble des informations et de communiquer plus facilement avec les différentes parties prenantes.

Grâce à l’outil d’onboarding digital, le nouveau collaborateur peut mieux intégrer son poste de travail à distance.

Faciliter l’intégration à distance

A travers son portail personnel, la nouvelle recrue pourra prendre contact facilement avec les personnes de l’entreprise, suivre l’activité de l’entreprise.

Elle pourra aussi accéder à une checklist interactive, des vidéos de présentation, ou encore à des modules de e-learning pour se former aux outils internes.

Pour conclure sur la mise en place d’un processus digital d’onboarding

L’onboarding est un processus capital dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. Cette étape déterminera l’état d’esprit du collaborateur au sein de l’entreprise.

Une intégration réussie à plus de chance de fidéliser le collaborateur et de l’inciter à donner le meilleur.

Cependant une grande majorité des entreprises sous-estiment l’importance du processus d’intégration.

En effet, 33% des cadres ont déjà démissionné suite à une mauvaise intégration, ce qui engendre des coûts pour l’entreprise, minimum 3 fois le salaire.

Plusieurs raisons expliquent l’absence d’un processus défini : le manque d’implication de la part de la direction, le manque de temps et le poids de l’organisation.

Pour favoriser l’investissement et la fidélité des collaborateurs, votre entreprise doit réussir à optimiser l’intégration des collaborateurs.

Cela passe par la mise en place d’un logiciel SIRH doté d’un module spécifique à l’onboarding.

Une stratégie structurée, automatisée et portée par les bons outils digitaux rend chaque étape du processus d’intégration plus simple, plus humaine et plus efficace.

Digitalisez votre parcours d’intégration avec nos logiciels ERP et SIRH

Un onboarding digital structuré et efficace est essentiel pour fidéliser vos nouveaux collaborateurs, renforcer votre marque employeur et gagner du temps sur les tâches administratives.

C’est dans cette optique que nous avons un module RH très complet intégré à nos logiciels VSActivity (ERP), VSExperience (SIRH) et VSPortage (ERP), qui vous accompagne dans la mise en place d’un processus d’intégration moderne et performant.

Automatisez et simplifiez votre processus d’onboarding

Grâce à nos logiciels ERP et SIRH, vous pouvez :

• Créer un plan d’intégration personnalisé pour chaque nouvel arrivant ;

• Gérer votre checklist d’onboarding et suivre les étapes clés en toute simplicité ;

• Centraliser les documents RH, les informations personnelles et les tâches à accomplir ;

• Partager le livret d’accueil, le rapport d’étonnement et les premiers outils de travail.

Offrez une expérience collaborateur fluide et engageante

Avec une interface intuitive et accessible à distance, vsa, vse et vsp facilitent l’onboarding même en télétravail. Vos nouveaux collaborateurs peuvent :

• Se connecter à un portail personnalisé ;

• Accéder aux ressources utiles et échanger avec leurs interlocuteurs dès l’embauche ;

• Compléter les démarches administratives avant même leur arrivée dans l’entreprise.

Pourquoi choisir nos logiciels de gestion pour votre onboarding digital ?

Choisir les logiciels de gestion vsa, vse ou vsp de Veryswing, c’est :

• Digitaliser efficacement votre processus d’intégration ;

• Gagner en réactivité et en professionnalisme dès le premier contact ;

• Offrir une expérience collaborateur positive dès le jour J ;

• Renforcer la cohésion d’équipe, même en contexte hybride ou 100 % à distance.

Mais pas que ! Cabinets de conseils, sociétés de service, éditeurs de logiciels ou encore sociétés de portage salarial, nos logiciels ERP vous permettront de gérer l’ensemble de vos processus métiers, c’est-à-dire :

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