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Effectuer sa facturation avec Word et Excel peut vite atteindre ses limites pour une société de portage salarial. Pour plusieurs raisons, les données ne sont pas centralisées et reliées entre elles, le fichier peut se corrompre, les données sont facilement modifiables, les actions manuelles répétées peuvent créer des erreurs, etc.
Quand on sait que le modèle économique d’une entreprise de portage repose sur la facturation des activités de ses salariés portés, il est dans son intérêt de se digitaliser et d’optimiser son processus de facturation (de la facturation fiable au suivi du recouvrement).
Pour vous accompagner dans ce processus d’optimisation, l’ERP s’avère être un bon allié.
On vous explique pourquoi !
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Enterprise Ressources Planning) ou PGI en français (Progiciel de gestion intégré) est un logiciel de gestion qui permet à une entreprise d’optimiser ses processus opérationnels grâce aux différents modules que propose l’outil.
Comment fonctionne la facturation en portage salarial ?
Le processus de facturation en portage salarial
En portage salarial, c’est la société de portage qui s’occupe de facturer les clients.
Le salarié porté négocie avec l’entreprise cliente le tarif de sa prestation de service puis c’est la société de portage qui s’occupe de la partie administrative (rédaction du contrat, facturation du client, etc.).
Les modes de facturation en portage salarial
Il existe plusieurs modes de facturation en portage salarial.
On peut identifier, le taux journalier moyen (TJM), le taux horaire moyen (THM) et le tarif forfaitaire.
C’est au salarié porté de savoir quel mode de facturation convient le mieux à sa prestation.
- Le taux horaire moyen, votre prestation est rémunérée à l’heure.
- Le taux journalier moyen, la prestation est payée à la journée.
- Le tarif forfaitaire, le tarif est négocié au préalable pour l’ensemble de la prestation quel que soit le temps passé sur le projet.
Comment l’ERP vous aide-t-il à optimiser le processus de facturation en portage salarial ?
L’ERP est un outil qui va permettre à la société de portage d’automatiser une grande partie de son processus de facturation, d’une part, et de centraliser l’ensemble de son système d’information, d’autre part. Ces actions sont bénéfiques à la fois pour la société de portage et le consultant porté.
L’un des grands atouts de ce type de logiciel ERP réside dans sa capacité à gérer efficacement la facturation client. Grâce à l’interconnexion des modules, la société de portage peut générer automatiquement des factures précises à partir des feuilles de temps ou CRA des salariés portés.
De plus, un bon logiciel de facturation permet de suivre les relances de paiement, d’émettre des avoirs en cas de correction nécessaire et de gérer les retards de paiement de manière proactive. Tous ces éléments contribuent à une gestion saine de la trésorerie.
Les bénéfices de l’ERP pour la société de portage salarial
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Evite la multiplication des ressaisies
En automatisant son processus de facturation, la société de portage réduit les ressaisies des données provenant des différents fichiers Excel de ses salariés portés.
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Simplifie les processus internes
Les données, qui sont à présent centralisées, sont facilement accessibles par les parties prenantes du processus de facturation.
Par exemple, le fait que le consultant remplisse son CRA suffit à déclencher le processus de facturation.
Le logiciel ERP agit également comme un véritable outil de facturation intégré, où chaque donnée est automatiquement liée à un projet, un client, ou une mission, réduisant ainsi les risques d’erreurs et accélérant les délais de traitement.
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Gain de temps sur le pilotage de l’activité
L’ERP permet de gagner du temps sur l’ensemble des tâches : réduction du temps passé à saisir les informations liées à la facturation, à rechercher l’information sur les différents fichiers Excel, etc.
Au sein du progiciel, les données sont liées entre elles ce qui permet notamment à la solution de proposer du reporting et analyser les résultats de l’activité.
L’automatisation de la facturation permet aussi de mettre en place des workflows de validation, pour que chaque facture passe les bonnes étapes de contrôle avant envoi au client.
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Amélioration du travail collaboratif
L’ERP est également bénéfique pour le travail collaboratif car les données sont plus facilement accessibles. Les collaborateurs ne sont donc plus stressés par l’attente des retours des autres.
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Automatise votre processus
Les différentes actions effectuées au sein du progiciel intégré mettent à jour les données de manière automatique.
Cette automatisation est précieuse notamment pour générer en masse les factures en fin de mois, suivre les échéances et déclencher automatiquement les relances de paiement auprès des clients en retard.
Les bénéfices de l’ERP pour le consultant porté
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L’accès aux informations qui le concerne
Le porté peut accéder, depuis un outil central voire une application mobile, aux informations le concernant, concernant ses clients, son activité, la facturation liée, etc. Il est totalement autonome.
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Echanger des documents plus facilement
A travers la solution, le porté peut échanger des documents plus facilement avec sa société de portage, mais aussi consulter simplement les articles et documents que la société de portage a mis à sa disposition.
Certains logiciels ERP permettent même d’intégrer un espace dédié où le salarié porté retrouve l’historique de ses factures, les avoirs associés et les paiements perçus, lui offrant ainsi une transparence totale sur son activité.
Pour conclure sur la manière d’optimiser son processus de facturation avec un ERP
La gestion quotidienne de la facturation est très lourde surtout lorsque l’entreprise ne dispose pas des bons outils.
Pour accompagner le processus de facturation des sociétés de portage, il existe l’ERP. C’est un outil de gestion qui présente de nombreux bénéfices : automatisation, simplification des processus, gain de temps, etc.
Encore faut-il trouver l’ERP adapté au fonctionnement d’une société de portage. VSPortage, édité par Veryswing, est un progiciel dédié aux sociétés de portage salarial.
La solution propose plusieurs fonctionnalités pour accompagner le quotidien de la société de portage et de ses portés.
Choisir un logiciel ERP performant, c’est s’assurer un processus de facturation client sécurisé, fluide, et aligné avec les exigences administratives et comptables. En intégrant un outil de facturation adapté, les sociétés de portage salarial gagnent en efficacité, en réactivité et en professionnalisme.
Optimisez votre facturation client avec VSPortage
Gagner en fiabilité, en rapidité et en sérénité dans la gestion de la facturation client est un enjeu majeur pour les sociétés de portage salarial.
Pour vous accompagner, nous avons conçu VSPortage, notre ERP métier dédié aux sociétés de portage salarial, pensé pour simplifier et automatiser l’ensemble de votre processus de facturation.
Automatisez votre facturation avec un logiciel ERP tout-en-un
Avec VSPortage, vous pouvez :
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Centraliser les données de vos portés, clients et missions au même endroit ;
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Générer automatiquement vos factures, avoirs et relances de paiement ;
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Réduire les erreurs et les retards de paiement grâce à l’automatisation ;
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Suivre les paiements et anticiper les actions nécessaires en cas d’impayé.
Offrez une meilleure expérience à vos salariés portés
VSPortage, c’est aussi :
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Une interface claire pour consulter l’état d’avancement des missions et de la facturation ;
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Un accès simple aux documents comptables depuis un portail dédié ;
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Un outil de facturation pensé pour faciliter l’autonomie et la transparence.
Suivez et pilotez votre activité plus efficacement
Grâce au reporting intégré à notre logiciel ERP, vous avez une vision détaillée et fiable sur :
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Votre trésorerie en temps réel ;
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Votre chiffre d’affaires par consultant ou par client ;
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Vos encours, vos retards de paiement et les relances à effectuer.
Pourquoi choisir VSPortage pour votre gestion de la facturation ?
Choisir VSPortage, c’est opter pour :
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Un logiciel de facturation sur-mesure pour le portage salarial ;
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Un outil qui combine automatisation, simplicité d’utilisation et sécurité ;
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Une solution qui s’intègre à l’ensemble de vos processus RH, commerciaux et financiers.
Mais ce n’est pas tout ! Que vous soyez une société de portage salarial, un cabinet de conseil, ou une société de services, nos solutions ERP SaaS VSActivity et VSPortage vous permettent de :
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