Le recouvrement, une action autant détestée que bénéfique
« Je déteste appeler au hasard des gens que je ne connais pas pour leur parler d’argent, les mettre en défaut sur un retard et ouvrir la boite de Pandore des contestations. »
Vous avez déjà entendu ce discours n’est-ce pas ?
Pourtant le recouvrement est une action aux mille bénéfices :
- Sortir de sa zone de confort, essayer de nouvelles choses et développer une nouvelle compétence
- Une occasion de mieux faire : En détectant une insatisfaction en permettant au chef de projet de rectifier le tir ? En découvrant un nouveau process de facturation chez ce client et de s’y adapter au plus vite ?
- Défendre une image de sérieux auprès de vos clients en relançant de la bonne façon au bon moment
- Créer une relation avec les comptables clients qui n’aiment pas plus que vous avoir des factures non réglées
- Travailler en équipe avec la compta interne, le commerce et le delivery
Alors, quels sont nos conseils pour enfin prendre du plaisir à cette mission ?
Conseil n° 1 : définissez les étapes de votre parcours de recouvrement
Partant pour du recouvrement préventif ? Vous les connaissez les mauvais payeurs, pourquoi vous priver d’une relance préventive les alertant que les factures arrivent à échéance dans 10 jours ?
- Relance sur facture selon les dates d’échéance : échue -30 jours, puis 30 à 45 jours et pour les +45 jours
- Relance en fonction du niveau d’encours et accord crédit du factor
- Relance en fonction de l’ancienneté d’un client
- Définissez les critères les plus significatifs pour définir votre process interne
N’hésitez pas à automatiser votre suivi et vos alertes, cela permettra une gestion proactive et réduira les retards de paiement
Conseil n° 2 : personnalisez vos messages
Vous devez prendre soin de créer des modèles de message qui correspondent à l’image de votre entreprise.
Mais aussi au ton des collaborateurs en charge d’associer leurs noms à cet email !
Et enfin, vous devez créer un message qui s’adapte à l’étape définie précédemment : un message de recouvrement préventif ne pourra pas être identique à la dernière relance amiable et inversement ! Allez-y crescendo !
Conseil n° 3 : impliquez les bonnes personnes
Au fur et à mesure des étapes, vous aurez la possibilité d’ajouter des destinataires à vos relances.
Alors pourquoi se priver d’un peu de soutien en interne (le commercial de l’affaire, le chef de projet, le DAF …) ?
Et d’un peu de rayonnement en externe (le signataire de la commande, le service des achats …).
Bonus : Sur la fiche client > onglet factures : affiche la date de la dernière action de relance pour les factures non réglées ! Vos commerciaux ont donc l’info facilement.
Conseil n° 4 : focus sur les clients factorisés
Vous avez opté pour une solution d’affacturage et vous avez décidé de garder la main sur le recouvrement. Parfait ! Maintenant, il faut traiter en priorité ces factures cédées non réglées en utilisant le filtre dédié « Support de paiement = affacturage »
Conseil n° 5 : parlez de vive voix avec la compta client
C’est l’étape redoutée : passer un appel !
Quoi de mieux qu’un scénario d’appel déjà rédigé pour accompagner vos équipes ? Et je ne vous parle pas de standardisation à outrance, mais d’accompagnement à donner la meilleure image pro de votre collaborateur.
Conseil n° 6 : Soyez un bon supporter !
En créant un déclencheur d’action pour recevoir régulièrement la liste des actions de recouvrement réalisées, vous n’oublierez pas de féliciter vos équipes pour leur engagement.
Vous voulez mon secret pour motiver vos troupes ?
Dites-leur simplement qu’ils ne sont pas obligés d’être désagréables ! Faire le recouvrement en mode « recherche de solution » est beaucoup plus plaisant et valorisant.
Le recouvrement n’est pas seulement une tâche administrative, mais une opportunité stratégique de renforcer les relations avec vos clients et d’améliorer la santé financière de votre entreprise.
En suivant ces conseils et en adoptant une approche proactive et collaborative, vous transformerez cette activité souvent perçue négativement en un levier efficace de croissance et de développement.
N’hésitez pas à repenser vos méthodes et à les ajuster continuellement pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Le succès dans le recouvrement réside dans la constance et l’adaptabilité.
