La masse salariale d’une entreprise peut représenter jusqu’à 80% de ses dépenses. Une bonne gestion des ressources humaines et des coûts est donc nécessaire pour la pérennité de l’entreprise.
Pour accompagner les RH, les managers et les collaborateurs dans la gestion des temps et des activités, des outils tels qu’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) sont présents sur le marché.
Mais qu’est-ce qu’un logiciel GTA et comment aide-t-il les entreprises à répondre à leurs enjeux stratégiques ?
On vous explique tout !
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des temps et des activités ou GTA ?
Logiciel de gestion des temps et des activités : définition
Il existe plusieurs appellations pour définir un logiciel de gestion des temps et des activités : logiciel de GTA, logiciel TimeSheet, logiciel GTA RH, etc. Leur utilisation reste la même.
Un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) est un outil qui, comme son nom l’indique, accompagne l’entreprise dans la gestion des temps et des activités de ses collaborateurs.
Le logiciel GTA permet aux entreprises de respecter les obligations légales concernant la durée du travail à travers la saisie des informations telles que :
- Les temps passés.
- Les heures travaillées en plus.
- Les absences dont les congés.
- etc.
Et notamment d’optimiser la gestion de l’entreprise grâce à une meilleure visibilité des ressources et des coûts.
Quels sont les enjeux de la mise en place d’un logiciel GTA ?
Les modes de fonctionnement diffèrent d’une entreprise à une autre, néanmoins, elles ont toutes en commun le fait de devoir respecter la durée légale du temps de travail encadrée par ce qu’on appelle le droit du travail.
Au sein d’une même entreprise, plusieurs parties prenantes sont concernées par la gestion des temps de travail et des activités. Nous pouvons distinguer, les Ressources Humaines, les managers et les collaborateurs. Chacune des parties intervient à une échelle différente dans la gestion.
Les différentes parties prenantes de la gestion des temps et des activités
Les ressources humaines
La Direction des Ressources Humaines effectue le suivi des temps de travail pour ainsi attribuer les droits aux différents salariés (temps de repos, ticket-restaurant, …). Avoir une vision des temps et des activités est centrale pour la gestion de la paie.
Le manager
Ce dernier doit piloter son équipe en les répartissant sur les différents projets en fonction de leurs compétences, disponibilités, etc.
Il doit pouvoir également suivre le temps de travail de son équipe et anticiper les absences.
Le collaborateur
Il doit pouvoir effectuer sa saisie de temps travaillé, faire des demandes de congés, signaler ses absences spécifiques (maladie, etc.) et également avoir un aperçu de ses compteurs personnels (CP, RTT, CET, Récupération, etc.), de manière autonome.
Les enjeux de la mise en place d’un logiciel TimeSheet
Les enjeux réglementaires
Sous peine de sanction, les entreprises se doivent de respecter le cadre légal lié au droit du travail, comme par exemple :
- Le respect du temps de travail.
- Maintenir la barrière vie privée et vie professionnelle, notamment avec le télétravail qui se démocratise de plus en plus.
- Prévenir les situations complexes comme le burnout, etc.
Les enjeux économiques
Comme évoqué en introduction, la masse salariale représente un fort taux dans le budget de l’entreprise, cette dernière doit donc maximaliser son capital humain à travers des actions telles que :
- Optimiser les ressources humaines de l’entreprise.
- Effectuer le suivi des projets et de leur rentabilité.
- Améliorer la planification des ressources humaines de l’entreprise.
Les enjeux sociaux
Pour donner une image moderne et innovante de l’entreprise auprès de ses collaborateurs, l’entreprise se doit de mettre à leur disposition des outils technologiques modernes, disponibles notamment en mobilité.
Ces derniers doivent contribuer à simplifier les processus et accorder plus d’autonomie aux collaborateurs ainsi que les responsabiliser.
Les enjeux opérationnels
La gestion administrative peut vite devenir un gouffre financier du fait de la perte de temps qu’elle engendre.
Automatiser les processus RH devient indispensable pour une entreprise si elle veut pouvoir rentabiliser ses coûts de gestion.
De plus, les collaborateurs sont de plus en plus mobiles, ainsi, proposer une solution utilisable en mobilité devient un enjeu stratégique pour fidéliser les collaborateurs.
Pourquoi utiliser un logiciel GTA ?
Mettre en place un logiciel de gestion des temps et des activités présente de nombreux avantages au sein d’une entreprise :
Faciliter la gestion des ressources humaines
La gestion administrative est automatisée et plus simple grâce aux données intégrées par les managers et collaborateurs (congés, absences, etc.) au sein du système d’information de l’entreprise.
Ainsi, le logiciel GTA améliore les échanges entre les différents services de l’entreprise et le service RH. Il permet aussi d’avoir une vision globale des ressources (humaines et financières).
Ces données intégrées au sein de la solution vont permettre à la fonction RH d’optimiser la productivité de l’entreprise.
Gagner du temps sur des tâches répétitives
A présent, en quelques clics les informations sont intégrées au sein de la solution par les parties prenantes. Les calculs sont faits de façon automatique pour préparer la paie, notamment.
Des processus harmonisés
Plus besoin de saisir les données des différentes feuilles Excel, toutes différentes les unes des autres. Grâce au logiciel GTA, l’ensemble des saisies se font à travers l’outil, ce qui permet de centraliser et d’uniformiser le processus.
Réaliser des plannings optimisés
A travers la vision globale que procure le logiciel temps, les managers ont une vue d’ensemble des ressources à leur disposition pour gérer leur planning. Ainsi, ils peuvent effectuer un meilleur pilotage de leur équipe sur les différents projets.
Respecter le cadre légal
La solution de gestion accompagne également les entreprises dans le respect du droit du travail grâce aux règles qu’elle intègre.
La fiabilité des informations
Les informations intégrées au sein du logiciel de gestion sont plus fiables du fait de leur mise à jour instantanée, dès qu’une des parties prenantes effectue une action.
Production de reporting
Par le biais des données intégrées au fil des activités, la solution vous propose un reporting vous permettant de prendre des décisions stratégiques.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des temps et des activités ?
Un logiciel de gestion des temps et des activités rassemble un certain nombre de fonctionnalités qui vont dépendre de la spécificité de la solution, la taille de l’entreprise, etc.
Un logiciel ERP comme VSA (VSActivity), vous propose un module de gestion des temps et des activités qui vous permet de :
- Saisir votre temps sous deux modes : compte rendu d’activité (CRA) ou feuille des temps.
- Saisir l’activité en jours, heures et/ou en d’autres unités d’œuvre.
- Disposer d’un pré-remplissage à partir des temps planifiés et/ou du mois précédent.
- Déclarer des astreintes, des heures non ouvrées,…
- Faire le lien automatiquement avec les affaires et la facturation en cas de facturation au temps passé.
- Compléter des Happiness Indicators.
- Soumettre son activité pour validation (workflow).
- etc.
Pour conclure sur les enjeux stratégiques de la gestion des temps et des activités en entreprise
Que vous soyez une PME, TPE, une grande entreprise ou encore une start-up, une bonne gestion de sa masse salariale est cruciale pour la survie de l’entreprise.
Un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) ou logiciel Timesheet, accompagne les DRH et les managers dans le pilotage des ressources de l’entreprise, le suivi des projets et la planification.
Il permet de répondre aux enjeux réglementaires, économiques, sociaux et opérationnels de l’entreprise. Il apporte de nombreux bénéfices comme la facilité de gestion des RH, la mobilité, l’harmonisation des processus, la planification et permet, notamment, de se consacrer à l’Humain.
Une solution gestion des temps et des activités doit proposer un ensemble de fonctionnalités qui vous permettent d’optimiser la gestion des ressources au sein de votre entreprise. Elle doit être facile d’utilisation pour permettre à l’ensemble des gestionnaires d’en faire usage.
Elle permet également de mieux structurer l’organisation au sein des Ressources Humaines, une meilleure visibilité des ressources disponibles et des échanges plus enrichis avec l’équipe RH.
De plus, dans la gestion globale des tâches administratives, une solution de gestion des temps et des activités permet de gagner du temps sur la saisie des données et aussi de réduire les erreurs.
En outre, cela permet aux RH de se consacrer à leur cœur de métier, l’Humain.
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