La spécificité du statut du portage salarial rend la gestion des frais professionnels également particulière. Ce guide, vous explique les spécificités des frais professionnels en portage salarial et comment optimiser leur gestion.
Alors suivez le guide !
Qu’est-ce qu’un frais professionnel en portage salarial ?
Un frais professionnel ou note de frais définit les dépenses engagées par le salarié porté dans le cadre de son activité professionnelle. Du fait de la relation triangulaire entre le porté, la société de portage et le client, ces frais sont remboursés soit par le client, soit par l’entreprise de portage salarial.
Les frais professionnels ne sont pas pris en compte dans les charges sociales et fiscales.
Les types de frais en portage salarial
Tout comme le salarié, le consultant porté peut se faire rembourser ses frais professionnels. A la différence du salarié qui se fait rembourser par son entreprise, le porté, lui, peut se faire rembourser soit par le client, soit par la société de portage. La différence se fera sur le contexte des dépenses.
En portage salarial, il existe deux types de frais :
- Les frais de mission.
- Les frais de fonctionnement.
Les frais de mission
Ces frais sont liés à la mission du salarié porté, comme peut le laisser suggérer l’appellation. Ils sont pris en charge par le client et doivent donc être facturés. C’est d’ailleurs pour cela que l’on nomme également ces frais, « frais facturables ».
Contrairement aux frais de fonctionnement que nous verrons en deuxième point, il n’y a pas de montant limite.
Les frais de fonctionnement
Les frais de fonctionnement correspondent aux frais engagés par le salarié porté dans le développement de son activité. Ils sont non refacturables au client.
Ces frais sont remboursés par la société de portage sur présentation des justificatifs. Des conditions spécifiques peuvent être demandées pour le remboursement de ces frais, qui sont propres à chaque entreprise de portage salarial.
Malgré tout, la réglementation fait que les frais de fonctionnement ne doivent pas dépasser 30% du CA HT.
Quels frais sont admis en tant que frais professionnels en portage salarial ?
Comme nous l’avons vu précédemment, il existe deux types de frais : les frais de mission et les frais de fonctionnement. Nous répartirons donc les frais par type.
Les frais de mission
Les conditions doivent être négociées avec le client lors du contrat commercial et être écrites.
Afin que les frais ne soient pas pris en compte dans les charges sociales et fiscales, ils doivent être distincts sur la facture, voire faire l’objet de facture spécifique. Voici quelques exemples de frais qui peuvent être pris en charge par le client :
- Les frais de déplacement
- Les frais d’hébergement
- Les frais de matériel liés à la mission
- Les frais de repas
Les composantes de cette liste dépendront des négociations que vous aurez effectuées. Cependant, il reste des charges qui ne sont pas facturables au client que l’on appelle « frais de fonctionnement ».
Les frais de fonctionnement
- Les frais kilométriques : Le remboursement de ces frais est sur la base d’un barème qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule, le type de véhicule (voiture, moto, …) et le nombre de kilomètres parcourus.
- Les frais de transport : cela comprend également les frais de transport en commun (métro, bus, train, …) ou service public comme la location de vélos.
- Les frais de fournitures : l’achat de la papeterie, enveloppe, encre, …
- Les frais de repas : Invitation d’un client par exemple.
- Les frais de téléphone.
- Les frais de connexion.
- Les frais de matériel (inférieur à 500 euros) : au-delà de 500 euros certaines sociétés de portage comptent le matériel comme une immobilisation.
Cette liste de frais n’est pas exhaustive, mais vous donne un aperçu des frais qui peuvent être pris en compte par l’entreprise de portage.
Toutefois, toutes les entreprises de portage ne fonctionnent pas de la même manière. Vous devez donc vous renseigner sur la manière dont elle gère les frais professionnels.
La gestion des immobilisations
Comme évoqué précédemment, le matériel dont le coût est supérieur à 500 euros ne peut pas être pris en compte en tant que frais professionnel. Néanmoins, certaines entreprises de portage salarial permettent de déduire ces frais sous forme d’immobilisation.
Ces frais concernent généralement les ordinateurs, imprimantes, téléphones, etc. La durée de l’immobilisation dépendra de la durée de vie du matériel concerné.
Les procédures à respecter pour les notes de frais
Les mentions obligatoires
Lors de la production de la note de frais certains éléments doivent y figurer :
- Nom de l’émetteur.
- Date.
- Nature des frais.
- Description.
- Montant total.
- Moyen de paiement.
En fonction du type des frais, d’autres éléments doivent être intégrés.
Invitation au restaurant
- Nom de l’invité.
- Le motif de l’invitation.
Frais kilométriques
- Motif du déplacement.
- Lieu du déplacement.
- Nombre de kilomètres effectué.
- La puissance fiscale du véhicule.
Que faire en cas de perte du justificatif ?
Il peut arriver que le salarié porté perde le justificatif. S’offre à lui alors 3 solutions :
- Demander un duplicata au fournisseur concerné.
- Justifier à l’aide d’un relevé bancaire.
- Faire une déclaration sur l’honneur.
Les fraudes liées aux notes de frais
Les fausses factures
Factures d’hôtel, de restaurant, d’avion ou encore de train, les fraudes à la fausse facture consistent à gonfler les prix pour cacher en réalité des dépenses non liées à l’activité professionnelle.
Inviter un ami à déjeuner et faire passer le ticket en note de frais comme étant une invitation à un repas d’affaires, par exemple.
Un autre exemple, l’inscription d’un montant plus élevé de la course de taxi.
Les notes de frais qui viennent de l’étranger
Il est compliqué de comprendre certains justificatifs venant de l’étranger du fait de la langue. Par exemple, le japonais. Dans ce cas de figure, certains salariés portés peuvent jouer là-dessus pour gonfler les prix et intégrer des frais qui ne sont pas liés à l’entreprise.
Les devises
Le taux de change est également une ouverture pour se faire rembourser d’un montant plus élevé. Sans règle de conversion, le salarié porté peut gagner sur le taux de change.
Les frais kilométriques
Déclaration plus élevée des kilomètres parcourus, par exemple, ou encore, utiliser une voiture avec une puissance fiscale moins élevée que celle déclarée.
Les doublons
Utiliser un même justificatif pour se faire rembourser deux fois.
Notes de frais sur des factures non payées
Le salarié porté déclare une note de frais sur une invitation au restaurant alors qu’il s’est fait inviter, par exemple.
Les cadeaux d’affaires
Offrir à son entourage des cadeaux payés par l’entreprise qui sont normalement destinés aux partenaires d’affaires.
Comment prévenir les fraudes aux notes de frais ?
Pour prévenir les fraudes liées aux notes de frais, l’entreprise de portage doit encadrer les dépenses professionnelles avec :
- Le respect des plafonds réglementaires, notamment en s’assurant qu’ils sont bien appliqués.
- Des justificatifs de dépenses qui doivent accompagner les demandes de remboursements ainsi que les mentions obligatoires.
- Un logiciel de note de frais pour accompagner la gestion de cette tâche chronophage.
TVA et notes de frais en portage salarial
La société de portage peut récupérer la taxe et la rembourser au porté sur son compte.
Conditions pour récupérer la TVA
- La facture doit être effectuée au nom de la société de portage
- La TVA doit apparaître sur le document justificatif, une facture par exemple.
- Respecter le délai, c’est-à-dire le mois durant lequel l’achat est payé.
- L’achat doit servir à l’activité professionnelle et ne pas être utilisé à des fins privées à plus de 90%.
Les achats non-éligibles
- Les logements destinés aux dirigeants et collaborateurs ne sont pas éligibles, à l’exception des logements gratuits à destination du personnel de sécurité, gardiennage et de surveillance.
- Les véhicules de transports présents dans l’actif de l’entreprise (les entreprises de transports, auto-école, etc. sont exclus).
- Les cadeaux d’affaires (à l’exception de ceux à très faible valeur).
- Quelques produits pétroliers.
- Services en rapport avec des biens non-éligibles.
Comment optimiser la gestion de vos notes de frais en portage salarial ?
Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous devez mettre en place deux éléments :
- Une politique de dépenses professionnelles.
- Et un logiciel de gestion des notes de frais.
La politique de dépenses professionnelles
Cela vous permettra d’encadrer les dépenses de vos salariés portés pour prévenir les abus et les fraudes. C’est également une économie d’argent pour l’entreprise.
Vous pouvez par exemple, mettre en place un système de validation par workflow, mettre des plafonds aux types de dépenses, etc.
Un logiciel de gestion de note de frais
Mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais, vous permettra d’automatiser les différentes étapes du processus de note de frais et également :
- De diminuer les saisies manuelles et donc les erreurs de saisies.
- D’améliorer l’expérience collaborateur à travers des technologies qui lui facilitent ses tâches quotidiennes, souvent chronophages et sans valeur ajoutée.
- Un suivi plus assidu des dépenses professionnelles.
- Un gain de temps pour le collaborateur et le manager.
VSP : un logiciel qui gère vos notes de frais
VSP est un ERP dédié pour les sociétés de portage. Son module de note de frais permet à la société de portage et aux salariés portés d’optimiser la gestion de cette tâche répétitive. A travers plusieurs fonctionnalités :
- Vous pouvez paramétrer les types de frais et mettre en place des plafonds par type de frais.
- Déclarez les notes de frais.
- Gérer les remboursements.
- Faire des avances sur frais.
- Et bien plus encore.
Le logiciel dispose d’une application mobile qui permet à vos salariés portés et à vos équipes de gérer leurs notes de frais en mobilité.
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