Guide complet : gérer les frais professionnels en portage salarial

La gestion des frais professionnels en portage salarial est un enjeu majeur pour les consultants et les sociétés de portage. En raison de la spécificité de ce statut, il est essentiel de comprendre les règles applicables et les bonnes pratiques pour optimiser la prise en charge de ces dépenses.

Dans ce guide, vous découvrirez les spécificités des frais professionnels en portage salarial et comment optimiser leur gestion.

Alors suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un frais professionnel en portage salarial ?

Un frais professionnel ou note de frais définit les dépenses engagées par le salarié porté dans le cadre de son activité professionnelle. Contrairement à un salarié classique, le consultant en portage salarial peut se faire rembourser ces frais soit par le client, soit par la société de portage, selon leur nature.

Les frais professionnels ne sont pas soumis aux charges sociales et fiscales lorsqu’ils respectent certaines conditions.

Les types de frais en portage salarial

Il existe deux catégories principales de frais professionnels en portage salarial :

Les frais de mission (ou frais refacturables)

Ces frais sont liés à la mission du salarié porté, comme peut le laisser suggérer l’appellation. Ils sont pris en charge par le client et doivent donc être facturés. C’est d’ailleurs pour cela que l’on nomme également ces frais, « frais facturables ».

Ils doivent être mentionnés distinctement sur la facture et ne sont pas limités en montant.

Exemples de frais de mission :

Frais de déplacement (billets de train, avion, taxi, essence, etc.).
Frais d’hébergement (hôtels, locations temporaires).
Frais de repas dans le cadre professionnel.
Achat de matériel lié à la mission.

Les composantes de cette liste dépendront des négociations effectuées avec le client. Cependant, il reste des charges qui ne sont pas facturables au client que l’on appelle « frais de fonctionnement ».

Contrairement aux frais de fonctionnement que nous verrons en deuxième point, il n’y a pas de montant limite.

Les frais de fonctionnement (ou frais non refacturables)

Les frais de fonctionnement correspondent aux frais engagés par le salarié porté dans le développement de son activité. Ils sont non refacturables au client.

Ces frais sont remboursés par la société de portage sur présentation des justificatifs. Des conditions spécifiques peuvent être demandées pour le remboursement de ces frais, qui sont propres à chaque entreprise de portage salarial.

Exemples de frais de fonctionnement :

Frais kilométriques : le remboursement de ces frais est sur la base d’un barème qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule, le type de véhicule (voiture, moto, …) et le nombre de kilomètres parcourus.
Frais de transport : cela comprend également les frais de transport en commun (métro, bus, train, …) ou service public comme la location de vélos.
Frais de fournitures (papier, cartouches d’encre, etc.).
Frais de repas (dans certains cas définis par la société de portage).
Frais de téléphone et de connexion internet.
Achat de matériel professionnel (si inférieur à 500 euros).

Attention : La réglementation impose une limite de 30% du chiffre d’affaires HT pour les frais de fonctionnement.

Les frais de matériel (inférieur à 500 euros) : au-delà de 500 euros certaines sociétés de portage comptent le matériel comme une immobilisation.

Cette liste de frais n’est pas exhaustive, mais vous donne un aperçu des frais qui peuvent être pris en compte par l’entreprise de portage.

Toutefois, toutes les entreprises de portage ne fonctionnent pas de la même manière.

Cas particulier : la gestion des immobilisations

Comme évoqué précédemment, le matériel dont le coût est supérieur à 500 euros ne peut pas être pris en compte en tant que frais professionnel. Néanmoins, certaines entreprises de portage salarial permettent de déduire ces frais sous forme d’amortissement.

Ces frais concernent généralement les ordinateurs, imprimantes, téléphones, etc. La durée de l’immobilisation dépendra de la durée de vie du matériel concerné.

Les procédures à respecter pour les notes de frais

Les mentions obligatoires

Lors de la production de la note de frais certains éléments doivent y figurer :

Nom de l’émetteur.
Date.
Nature des frais.
Description.
Montant total.
Moyen de paiement.

En fonction du type des frais, d’autres éléments doivent être intégrés.

Cas spécifiques :

Invitation au restaurant : ajouter le nom des invités et le motif.
Frais kilométriques : mentionner le motif du déplacement, le lieu, le nombre de kilomètres effectués et la puissance fiscale du véhicule.

Que faire en cas de perte du justificatif ?

Il peut arriver que le salarié porté perde le justificatif. S’offre à lui alors 3 solutions :

Demander un duplicata au fournisseur concerné.
Justifier à l’aide d’un relevé bancaire.
Faire une déclaration sur l’honneur.

Les fraudes aux notes de frais

Les fausses factures

Factures d’hôtel, de restaurant, d’avion ou encore de train, les fraudes à la fausse facture consistent à gonfler les prix pour cacher en réalité des dépenses non liées à l’activité professionnelle.

Inviter un ami à déjeuner et faire passer le ticket en note de frais comme étant une invitation à un repas d’affaires, par exemple.

Un autre exemple, l’inscription d’un montant plus élevé de la course de taxi.

Les notes de frais qui viennent de l’étranger

Il est compliqué de comprendre certains justificatifs venant de l’étranger du fait de la langue. Par exemple, le japonais. Dans ce cas de figure, certains salariés portés peuvent jouer sur l’incompréhension pour gonfler les prix et intégrer des frais qui ne sont pas liés à l’entreprise.

Les devises

Le taux de change est également une ouverture pour se faire rembourser d’un montant plus élevé. Sans règle de conversion, le salarié porté peut gagner sur le taux de change.

Les frais kilométriques

Déclaration plus élevée des kilomètres parcourus, par exemple, ou encore, utilisation d’une voiture avec une puissance fiscale moins élevée que celle déclarée.

Les doublons

Utiliser un même justificatif pour se faire rembourser deux fois.

Les notes de frais sur des factures non payées

Le salarié porté déclare une note de frais sur une invitation au restaurant alors qu’il s’est fait inviter, par exemple.

Les cadeaux d’affaires

Offrir à son entourage des cadeaux payés par l’entreprise qui sont normalement destinés aux partenaires d’affaires.

Comment prévenir les fraudes aux notes de frais ?

Pour prévenir les fraudes liées aux notes de frais, l’entreprise de portage salarial doit encadrer les dépenses professionnelles avec :

Le respect des plafonds réglementaires, notamment en s’assurant qu’ils sont bien appliqués.
Des justificatifs de dépenses qui doivent accompagner les demandes de remboursements ainsi que les mentions obligatoires.
Un logiciel de note de frais comme VSPortage pour accompagner la gestion de cette tâche chronophage.

TVA et notes de frais en portage salarial

La société de portage peut récupérer la taxe et la rembourser au porté sur son compte.

Conditions pour récupérer la TVA

La facture doit être effectuée au nom de la société de portage
La TVA doit apparaître sur le document justificatif, une facture par exemple.
Le délai doit être respecté, c’est-à-dire que la récupération de la TVA doit être demandée dans le mois durant lequel l’achat est payé.
L’achat doit servir à l’activité professionnelle et ne pas être utilisé à des fins privées à plus de 90%.

Les achats non-éligibles

Les logements destinés aux dirigeants et collaborateurs ne sont pas éligibles, à l’exception des logements gratuits à destination du personnel de sécurité, gardiennage et de surveillance.
Les véhicules de transports présents dans l’actif de l’entreprise (les entreprises de transports, auto-école, etc. sont exclus).
Les cadeaux d’affaires (à l’exception de ceux à très faible valeur).
Quelques produits pétroliers.
Les services en rapport avec des biens non-éligibles.

Comment optimiser la gestion de vos notes de frais en portage salarial ?

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous devez mettre en place deux éléments :

Une politique de dépenses professionnelles.
Et un logiciel de gestion des notes de frais.

Mettez en place une politique de dépenses professionnelles

Cela vous permettra d’encadrer les dépenses de vos salariés portés pour prévenir les abus et les fraudes. C’est également une économie d’argent pour l’entreprise.

Vous pouvez par exemple :

Mettre en place un système de validation par workflow.
Définir des plafonds par type de dépenses.
Exiger une validation hiérarchique.

Utilisez un logiciel de gestion de note de frais

Mettre en place un logiciel de gestion des notes de frais vous permettra d’automatiser les différentes étapes du processus de note de frais et également :

De diminuer les saisies manuelles et donc les erreurs de saisies.
D’améliorer l’expérience collaborateur à travers des technologies qui facilitent les tâches quotidiennes, souvent chronophages et sans valeur ajoutée.
Un suivi plus assidu des dépenses professionnelles.
Un gain de temps pour le salarié porté et le manager.

VSP : un logiciel qui gère vos notes de frais en portage salarial

VSPortage est un ERP conçu pour simplifier la gestion des sociétés de portage salarial. Son module de gestion des notes de frais permet à la société de portage et aux salariés portés de simplifier le processus de saisie et de validation, à travers plusieurs fonctionnalités :

Paramétrage des types de frais et des plafonds.
Déclaration des notes de frais.
Gestion des remboursements et des avances sur frais.
Application mobile pour un maximum de flexibilité.
Reconnaissance OCR des justificatifs, disponible en Add-on. La reconnaissance optique des caractères permet une saisie automatique de toutes les informations présentes sur le justificatif, avec votre téléphone mobile.
Signature électronique des frais.
Frais à refacturer aux clients : vous pouvez pré-identifier les frais à intégrer à la facturation des clients.
Reporting : analysez l’évolution des frais professionnels par salarié porté grâce à des graphiques de suivi.

Si vous vous posez encore des questions sur l’intérêt d’un ERP pour votre entreprise de portage salarial, lisez notre guide complet : Pourquoi implémenter un ERP métier au sein de ma société de portage salarial ?

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