Souvent perçu comme complexe et coûteux, le progiciel de gestion intégré, s’il est bien utilisé et implémenté, permet de couvrir l’ensemble des besoins fonctionnels d’une ESN.
Améliorer vos processus internes, optimiser vos coûts ou encore uniformiser vos données sont les nombreux avantages de ce type de progiciels.
Mais pas seulement, découvrons ensemble comment un PGI peut vous aider à gérer votre ESN ?
Qu’est-ce que le progiciel de gestion intégré ?
Progiciel de gestion intégré / Définition
Un progiciel de gestion intégré ou PGI est une application informatique qui accompagne les entreprises dans la gestion de leurs processus d’entreprise (ventes, achats, RH, etc.).
Ce progiciel, plus connu sous l’anglicisme ERP (Enterprise Resource Planning), permet donc de gérer de manière globale et simplifiée les activités de l’entreprise.
Les caractéristiques d’un progiciel de gestion
Un progiciel de gestion intégré regroupe en un seul outil, plusieurs applications que l’on nomme « modules ».
Ces modules vont partager une seule base de données commune. Ils vont donc s’intégrés les uns avec les autres grâce cette centralisation des données, mais également grâce à une interface applicative commune.
Un logiciel ERP regroupe ainsi plusieurs fonctionnalités telles que la gestion commerciale, la comptabilité, la gestion de la relation clients, etc.
Un ERP peut être orienté métier ou généraliste. Il peut être On-Premise, dans le cloud ou encore en mode SaaS.
Exemple : VSActivity est un progiciel de gestion intégré dédié aux sociétés de services et aux cabinets de conseil, en mode SaaS.
Il dispose de plusieurs modules, CRM, affaires, achat, RH, etc.
Progiciel de gestion intégré / Avantages et inconvénients
Utiliser un progiciel intégré présente plusieurs avantages pour une entreprise comme :
- L’optimisation de certains coûts: par exemple la maintenance de l’outil qui est effectuée par l’éditeur.
- L’uniformité et la cohérence du système d’information: la base de données étant unique, une donnée est donc réutilisée à plusieurs endroits. Plus besoin de ressaisir, ce qui diminue le risque d’erreur et donc favorise la cohérence et l’unicité des données.
- Une formation unique: l’entreprise devra former ses collaborateurs pour un seul outil.
- La standardisation des processus internes: le logiciel de gestion d’entreprise permet de standardiser les processus internes en centralisant les paramétrages et donc en harmonisant les procédures.
- Une solution évolutive: les fonctionnalités du PGI sont larges, ainsi, une petite entreprise qui grandit pourra toujours utiliser l’ERP.
Mais également des inconvénients :
- Il est important de maîtriser les processus internes: afin d’effectuer un paramétrage correct de l’ERP.
- C’est un projet qui doit être préparé avec rigueur: notamment la reprise de données qui est une étape cruciale pour un bon démarrage avec vos données.
- La conduite du changement: les réticences en interne peuvent être votre plus gros obstacle dans le déploiement de la solution.
Mais vous savez ce que l’on dit : à chaque problème, sa solution.
En effet, durant un projet de mise en place d’un ERP, vous n’êtes pas seule, vous pouvez vous faire accompagner des consultants de l’éditeur, par exemple.
Ces derniers vous accompagneront tout au long du projet et vous conseilleront sur les meilleures pratiques.
Le plus important, c’est de choisir une solution adaptée à vos besoins et à votre entreprise. Pour cela, vous devez établir un bon cahier des charges ERP au début de votre projet.
Pour vous aider sur le sujet : Comment bien rédiger son cahier des charges pour un projet ERP ? + 1 exemple concret
Concernant la conduite du changement, maintenant que vous êtes conscient de l’enjeu, il vous suffit de mettre en place un plan d’action pour que ce soit une réussite.
Pour vous aider sur le sujet : La conduite de changement dans la mise en œuvre d’un ERP en entreprise
ESN : Gérer son entreprise avec un ERP ou PGI
Comme évoqué en introduction, si l’ERP est bien intégré et utilisé, cela peut être un véritable outil de productivité. En voici les arguments.
Plusieurs applications en une seule
La société de service va pouvoir intégrer, grâce à une seule solution, plusieurs outils qui vont permettre une meilleure gestion et un meilleur suivi des activités de l’entreprise.
- CRM
- SIRH
- Comptabilité
- Etc
De ces différentes solutions découlent plusieurs fonctionnalités qui sont connectées entre elles grâce à la base de données commune.
- Gestion commerciale
- Gestion des achats
- Gestion RH
- Reporting
- Etc
Ainsi, les collaborateurs de l’Entreprise numérique et les décisionnaires trouvent facilement l’information grâce à cette centralisation qui permet aussi de consolider les données.
Vision globale
Le système d’information est harmonisé grâce à la synchronisation des données en temps réel. La base de données unique et partagée permet d’avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise et ainsi de mieux gérer les flux d’information des différentes activités.
Des données plus fiables
La centralisation des données permet de réduire les erreurs de saisies ce qui rend les données plus fiables. En outre, la perte de données est également évitée.
De plus, cela permet d’accroître la rapidité des prises de décisions et ceci à partir de données réelles.
Productivité des échanges
Les informations sont accessibles plus facilement et rapidement.
Cela réduit les délais de traitement et ainsi les retards. Les échanges sont plus fluides.
De plus, les collaborateurs perdent moins de temps en saisie et en recherche d’information ; ce qui augmente leur productivité.
Une panoplie de reporting
Grâce à la business intelligence intégrée à la solution ERP, la stratégie n’est pas en reste puisqu’avec les nombreux rapports et indicateurs proposés, les décisionnaires peuvent prendre des décisions pour la croissance de l’entreprise.
A travers les graphiques et les tableaux de bord proposés par l’outil, vous aurez également une meilleure maîtrise des coûts.
Améliorer l’expérience collaborateur
Intégrer un tel outil, contribue à l’expérience collaborateur puisque ce dernier peut réduire les tâches chronophages et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
D’autre part, la solution accompagne également votre entreprise dans sa démarche d’expérience collaborateur grâce aux différentes fonctionnalités, que ce soit pour l’onboarding, les collaborateurs en mobilité et bien d’autres encore.
Une meilleure gestion de vos ressources
Avec la vision d’ensemble, vous pourrez en outre, optimiser la planification des ressources de l’entreprise (humaines et financières) : gestion financière, gestion du personnel, etc.
Pour conclure sur l’utilité un progiciel de gestion intégré en ESN
Un progiciel de gestion intégré ou Enterprise Resource Planning est une solution informatique qui regroupe plusieurs solutions sous forme de modules.
Ces différents modules vont permettre de piloter et de suivre les différentes activités de l’ESN.
Il existe plusieurs types de progiciels : des spécifiques et des généralistes ; en On-Premise ou dans le cloud / SaaS.
Mettre en place un ERP au sein de sa société de service présente des avantages tels que l’optimisation des processus, la réduction des coûts ainsi que l’uniformité et la cohérence des données.
Néanmoins, comme toute solution, mettre en œuvre un PGI a également des inconvénients qu’il convient de minimiser au maximum.
Il faut maîtriser les processus internes et surtout mettre en place un plan d’action pour la conduite du changement.
Ce qu’il faut surtout retenir, c’est qu’une fois les obstacles surmontés, l’Enterprise Resource Planning est un vrai outil de productivité pour votre société numérique.
Il permet d’être plus réactif grâce aux flux d’informations fiables et centralisés pilotés par la solution.
S’ajoute à cela la vision globale sur l’activité de l’entreprise et une expérience collaborateur améliorée.
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