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Introduction : La réalité complexe des entreprises de services en croissance
Les entreprises de services – ESN, cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie, entreprises de portage salarial – sont par nature structurellement évolutives. Croissance externe, ouverture de nouvelles agences, spécialisation par activité ou métier… Elles se développent souvent en intégrant ou en créant plusieurs entités juridiques ou opérationnelles, chacune avec ses spécificités.
Mais cette organisation en multi-entités peut rapidement devenir un casse-tête organisationnel. Lorsque les outils ne suivent pas, vos équipes passent plus de temps à consolider les données qu’à piloter la performance. Les risques de doublons, de non-conformité ou d’erreurs humaines se multiplient.
Dans ce contexte, le choix de l’ERP devient stratégique. Un ERP pensé dès sa conception pour gérer plusieurs entités dans un même environnement offre un véritable avantage concurrentiel.
Pourquoi tous les ERP ne se valent pas sur le multi-sociétés
De nombreux éditeurs de logiciels prétendent que leur ERP est capable de gérer plusieurs entités sur une seule plateforme.
Mais la réalité fonctionnelle est souvent limitée :
- Les environnements sont cloisonnés ce qui oblige les collaborateurs à se connecter à plusieurs interfaces. C’est une source potentielle d’erreurs avec les risques liées à la ressaisie manuelle de données.
- Il est très difficile, voire impossible d’obtenir un reporting consolidé directement dans le logiciel. Un retraitement manuel est souvent nécessaire pour consolider les données (le fameux Fichier Excel que vous aimez tant !).
- La gestion des accès est peu granulaire. Vous aimeriez pouvoir attribuer des droits d’accès différenciés par collaborateur mais ce genre de logiciel ne le permet pas.
- La synchronisation des données est… manuelle ! C’est une tâche chronophage de plus pour vos équipes.
Un ERP SaaS comme VSActivity ou VSPortage, conçu pour les entreprises de services à structure multi-sociétés, permet une approche centralisée, flexible et automatisée de la gestion multi-entités.
Qu’est-ce qu’un ERP multi-entités performant doit proposer ?
Même si ça paraît évident, il est toujours bon de rappeler les bases. Un ERP réellement adapté au multi-sociétés doit permettre de :
- Centraliser l’information, tout en respectant la séparation entre vos entités.
- Consolider les indicateurs clés à différents niveaux (entité, groupe).
- Adapter l’organisation aux besoins métiers, pas l’inverse.
- Gérer précisément les accès selon les rôles et les entités.
- Automatiser les flux inter-entreprises.
- Faciliter la conformité juridique et réglementaire.
C’est exactement ce que propose nos ERP SaaS VSActivity (pour les ESN, cabinets de conseil et sociétés d’ingénierie) et VSPortage (pour les sociétés de portage salarial).
7 atouts concrets de la gestion multi-entités des ERP Veryswing
Voyons en détail les fonctionnalités clés qui font la force de VSActivity et de VSPortage dans un environnement multi-entités :
1. Centralisation des données : fiabilité et gain de temps
Dans beaucoup de structures multi-sociétés, les données sont éclatées : un client enregistré dans deux entités peut apparaître deux fois, avec des informations divergentes. Résultat : doublons, ressaisies, incohérences.
VSActivity et VSPortage permettent de mutualiser les référentiels (clients, collaborateurs, projets, ressources) dans une base unique, avec des règles de gestion fines pour savoir qui peut accéder à quoi. Résultat : une information fiable, à jour, et partagée.
👉 Exemple : un consultant peut intervenir sur plusieurs BU ou sociétés sans être ressaisi dans chaque base de données.
2. Pilotage global avec vision consolidée (et zoom possible)
L’un des grands avantages de nos ERP SaaS est de proposer une double lecture de l’activité :
- Une vue consolidée de tous les indicateurs clés à l’échelle du groupe : chiffre d’affaires global, rentabilité consolidée, taux d’occupation moyen, etc.
- Une vue détaillée par entité, avec possibilité de filtrer ou de comparer les performances.
Cela permet au management d’avoir une vision stratégique complète, tout en gardant un œil sur les spécificités de chaque structure.
👉 Exemple : une direction financière peut suivre les marges consolidées tout en identifiant les BU les moins rentables.
3. Organisation ultra-flexible : adaptez l’ERP à votre réalité
Chaque entreprise a sa propre logique organisationnelle. Certains groupes structurent leurs entités par :
- Zone géographique (agences, pays…)
- Pôle métier (conseil, IT, ingénierie…)
- Structure juridique (filiales, holdings…)
Avec VSActivity ou VSPortage, vous définissez librement vos entités, leur hiérarchie, et leurs liens. Vous pouvez créer des niveaux intermédiaires, mixer les logiques (ex. : agence + BU), et les faire évoluer dans le temps.
👉 Exemple : une société peut décider de regrouper plusieurs BU dans une agence, ou de scinder une activité en entité distincte en conservant les historiques.
4. Gestion fine des droits d’accès : sécurité & confidentialité
La sécurité des données est un enjeu majeur. Dans un environnement multi-entités, il est impératif que chaque collaborateur n’accède qu’aux informations utiles à son périmètre.
VSActivity et VSPortage permettent d’attribuer des droits :
- Par rôle (chef de projet, RH, DAF…)
- Par entité (ex : un manager d’agence ne voit que les projets de son entité)
- Par type de donnée (ex : accès à la facturation mais pas aux données RH)
👉 Exemple : un contrôleur de gestion groupe peut visualiser les données consolidées, mais pas les détails RH spécifiques de chaque entité.
Et, pour encore plus de sécurité de vos données, l’ERP VSActivity bénéficie de la certification ISO 27001.
5. Processus mutualisés mais personnalisables
Facturation, gestion des temps, recrutement, paie, comptabilité… Tous ces processus peuvent être centralisés, mais nécessitent souvent des variantes locales.
Nos ERP Saas proposent une approche équilibrée :
- Un noyau commun de processus
- Des adaptations possibles par entité (règles de facturation, taux de TVA, validations RH…)
👉 Exemple : chaque société peut avoir son propre cycle de validation des congés, tout en étant intégrée dans une base RH commune.
6. Automatisation des flux inter-sociétés : efficacité maximale
Les interactions entre entités sont souvent manuelles : factures internes, refacturations de ressources, transferts de coûts…
Les logiciels VSActivity et VSPortage automatisent ces opérations :
- Prêt de personnel entre entités avec suivi du temps et refacturation automatique
- Facturation croisée entre entités (par ex. quand une BU vend un projet à travers une autre)
- Transferts de coûts et provisions automatiques
👉 Exemple : un consultant affecté à un projet d’une autre société du groupe voit ses heures automatiquement valorisées et refacturées.
7. Conformité légale : un ERP qui reste dans les clous
Dernier point, mais non des moindres : la conformité réglementaire. En multi-sociétés, chaque entité peut avoir des contraintes propres :
- TVA différente selon les pays
- Modèles de contrat locaux
- Règles de paie spécifiques
- Obligations comptables
VSActivity et VSPortage permettent d’appliquer des règles propres à chaque société, tout en maintenant une cohérence de gouvernance à l’échelle du groupe.
👉 Exemple : une entité française applique le régime de TVA intracommunautaire, une autre en Suisse suit la fiscalité locale.
Cas client : EFOR Group, 20 sociétés, 2500 collaborateurs… une gestion centralisée
Le groupe EFOR, spécialiste du conseil en ingénierie, gère aujourd’hui 20 sociétés et plus de 2500 collaborateurs avec VSActivity.
Grâce à notre ERP multi-sociétés :
- Toutes les données sont centralisées
- Les accès sont sécurisés selon les rôles et entités
- Les reportings sont disponibles en temps réel
- Les processus RH et administratifs sont partagés tout en étant adaptés
Le retour d’expérience des opérationnels d’Efor Group est clair : “un outil qui suit notre croissance sans complexifier notre quotidien”.
Choisissez nos solutions ERP qui grandissent avec vous
La gestion multi-entités ne doit pas être un obstacle. Avec une solution comme VSActivity ou VSPortage, vous transformez une contrainte en levier de performance.
✔ Centralisation des données
✔ Pilotage multi-niveaux
✔ Automatisation des processus
✔ Sécurité et conformité
Vous envisagez un nouvel ERP ou vous arrivez aux limites de votre outil actuel ? Le moment est idéal pour passer à une solution pensée pour votre réalité.
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