Témoignage d’Esméralda MURA, Responsable Administratif et Financier chez Eliteam
Créé en 2009, le cabinet d’ingénierie Eliteam compte aujourd’hui 43 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 5,8 millions d’euros en 2016.
L’entreprise, en pleine expansion, était confrontée à des difficultés croissantes dans la gestion de sa facturation et de ses processus administratifs.
Un besoin de fiabilisation et d’efficacité
Avant d’adopter VSActivity, Eliteam utilisait déjà un ERP concurrent, mais uniquement pour la saisie des comptes rendus d’activité (CRA) des consultants.
La facturation, quant à elle, était gérée via un tableur Excel partagé par plusieurs collaborateurs, engendrant des erreurs récurrentes et une perte de temps considérable.
« Nous recherchions un éditeur français proche de ses clients. Nous avons testé l’outil vsa et avons été séduits par son interface intuitive et par l’accompagnement proposé par les équipes de Veryswing pour prendre en main la solution », explique Esméralda Mura.
Une mise en place progressive et efficace
Le premier objectif d’Eliteam était de remplacer son tableur Excel de facturation par une solution plus fiable et centralisée. Ainsi, les modules initiaux déployés avec VSActivity ont été :
- La saisie des ordres de mission et des comptes rendus d’activité (CRA) des consultants, remplaçant l’ancien ERP.
- La gestion de la facturation pour un processus plus fluide et sans erreur.
- La gestion des affaires, permettant un meilleur suivi des projets et de leur rentabilité.
Quelques mois plus tard, de nouveaux modules sont venus enrichir l’ERP afin de couvrir l’ensemble des besoins de l’entreprise :
- La gestion des achats, des fournisseurs et des commandes.
- La gestion des ressources humaines (RH) pour centraliser les informations relatives aux collaborateurs.
- La gestion des notes de frais et des absences pour un meilleur contrôle des coûts et des plannings.
« La montée en puissance graduelle, module par module, les différentes formations sur l’outil et la très grande réactivité de l’équipe support nous ont permis de très vite maîtriser l’utilisation de VSActivity », précise Esméralda Mura.
Des processus optimisés, une facturation simplifiée : Des bénéfices concrets et mesurables
Depuis l’intégration de vsa, Eliteam a constaté une nette amélioration dans la gestion de ses processus administratifs.
« Nous sommes très satisfaits de la solution. Avec VSActivity, nous gagnons beaucoup de temps, et donc de l’argent.
L’outil est très souple et nous permet de rechercher les informations beaucoup plus rapidement. Il est très fiable et nous avons atteint le niveau « zéro erreur » pour la facturation.
Enfin, vsa nous a permis d’homogénéiser tous les documents de facturation envoyés à nos clients », conclut Esméralda Mura.
Pour Eliteam, l’adoption de VSActivity a représenté bien plus qu’un simple changement d’ERP : c’est une transformation organisationnelle qui a permis à l’entreprise d’améliorer son efficacité, de réduire ses erreurs et d’optimiser sa gestion financière.
Vous aussi, automatisez vos processus administratifs avec VSActivity
Comme pour Eliteam, vsa est un outil incontournable pour repenser votre organisation du travail et fluidifier vos process. En choisissant VSActivity, vous faites le choix d’un ERP pensé pour les cabinets de conseil :
- Pilotez l’activité de vos équipes : gestion des ordres de mission, saisie des temps et comptes-rendus d’activité, planification des consultants par projet.
- Facilitez la gestion commerciale : centralisation des prospects et clients dans un CRM, suivi des pipelines de vente, gestion des affaires, signature électronique
- Gérez simplement vos ressources humaines et votre recrutement : base candidats centralisée, multidiffusion d’offres d’emploi, portail d’entreprise, préparation de la paie, gestion des absences et des notes de frais
- Appuyez-vous sur un contrôle financier et un reporting en temps réel : automatisation de la facturation et du recouvrement, pilotage centralisé des achats, gestion financière et suivi du budget
Comme Eliteam, votre société peut s’appuyer sur le potentiel offert par vsa pour développer vos activités.
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