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Que vous soyez dirigeant, directeur financier ou responsable financier, vous le constatez chaque jour dans votre entreprise : vos équipes passent encore trop de temps sur des tâches administratives chronophages comme la saisie des temps ou des notes de frais, la facturation, le reporting, le suivi de projets…
L’automatisation des tâches représente un enjeu capital pour la performance de votre entreprise, tout en simplifiant le quotidien de vos collaborateurs.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi l’automatisation des processus est devenue indispensable dans les ESN et cabinets de conseil, et comment la mettre en place pour en tirer le meilleur.
Pourquoi l’automatisation est devenue incontournable pour les ESN ?
Dans une ESN, les équipes doivent gérer une grande complexité opérationnelle : missions multiples, contrats en régie ou au forfait, gestion des intercontrats, staffing, gestion des compétences… Tous ces processus demandent de la précision et une réactivité constante.
Pourtant, trop souvent, ces opérations s’appuient encore sur des fichiers Excel ou des outils éparpillés avec des conséquences immédiates telles que :
- des ressaisies inutiles
- un manque de fiabilité des données
- une perte de temps considérable sur la gestion administrative
- une visibilité limitée sur la rentabilité réelle.
Face à ces enjeux, l’automatisation via un ERP dédié aux ESN n’est plus un luxe, mais un véritable levier stratégique.
5 avantages clés de l’automatisation des processus en ESN
La mise en œuvre d’une solution commune à toutes les équipes de votre entreprise présente plusieurs avantages.
1. Gagnez du temps sur les tâches administratives
La saisie des temps, la gestion des notes de frais ou encore la facturation manuelle représentent un volume important d’heures perdues chaque mois.
En automatisant ces opérations, vous pouvez :
- accélérer le traitement administratif,
- supprimer les doublons et erreurs de saisie,
- fluidifier la validation des demandes internes.
Résultat : les managers et consultants consacrent davantage de temps à des tâches à forte valeur ajoutée (accompagnement client, innovation, développement commercial).
2. Réduisez les erreurs et fiabilisez les données
Les erreurs de facturation ou de saisie peuvent coûter cher, tant financièrement qu’en termes d’image auprès des clients.
Avec l’automatisation, les données sont centralisées et mises à jour en temps réel, ce qui garantit :
- une facturation conforme et précise,
- une meilleure traçabilité,
- une gestion rigoureuse des obligations légales (contrats, sécurité, conformité).
Fiabiliser les données permet aux dirigeants d’avoir une vision claire et à jour de l’activité.
3. Améliorez la rentabilité et le pilotage de l’activité
L’automatisation ne se limite pas à “gagner du temps”. Elle transforme aussi la manière dont vous pilotez la rentabilité de votre ESN.
Grâce à un ERP comme VSActivity, les dirigeants disposent de :
- KPI en temps réel sur les marges, les coûts et la facturation,
- une vision consolidée des projets,
- des alertes pour anticiper les risques (intercontrats, dépassements budgétaires).
Cela permet de prendre de meilleures décisions stratégiques et d’améliorer durablement la profitabilité de l’entreprise.
4. Libérez du temps pour le management et la relation client
Moins de temps perdu dans les tâches administratives = plus de disponibilité pour les priorités stratégiques.
Vos managers peuvent se concentrer sur :
- le suivi et l’accompagnement des consultants,
- la gestion proactive des projets,
- le développement de la relation client.
Cette réallocation du temps vers des activités à forte valeur contribue directement à la satisfaction client et à la fidélisation des équipes.
5. Fidélisez et motivez vos collaborateurs
Les talents du numérique recherchent des environnements stimulants, pas une accumulation de tâches répétitives et administratives.
En réduisant ces contraintes grâce à l’automatisation, vous contribuez à :
- améliorer l’expérience collaborateur,
- favoriser l’engagement,
- renforcer l’attractivité de votre ESN en tant qu’employeur.
Proposer un environnement digitalisé et moderne est aussi un atout fort pour recruter de nouveaux profils dans un secteur où la concurrence pour les talents est rude.
6 exemples concrets d’automatisation en ESN
Le recrutement sur mission
Dans un ERP métier comme VSActivity, vos commerciaux et vos recruteurs partagent des informations pour capter les meilleurs talents.
Dès qu’il détecte un besoin client, le commercial peut utiliser le matching pour sélectionner le meilleur profil candidat à affecter en fonction de ses compétences, de sa mobilité … préalablement renseigné par le recruteur !
Si aucun candidat ne convient, alors le commercial associe le besoin client à une offre d’emploi … déjà créée par le recruteur.
Voilà déjà deux informations essentielles qui permettent de prioriser les actions du recruteur : convaincre le candidat qui est le mieux positionné et rédiger une offre d’emploi la mieux adaptée aux opportunités business.
Pas besoin de réunion, pas d’email, pas de fichier Excel : l’information est transmise par alertes automatiques et affichées en temps réel dans l’application.
Le recrutement de salariés et de sous-traitants
Votre équipe recrutement a enrichi la base candidats avec les compétences, le CV, les informations légales de chaque candidat… Lors de l’embauche, ces informations peuvent être automatiquement reportées dans sa fiche salarié. Idem s’il s’agit d’un nouveau sous-traitant !
Grâce à cette automatisation , les données collectées par les recruteurs sont valorisées et partagées avec les Ressources Humaines ou les Achats.
Inutile de re-solliciter le consultant, vous avez déjà les (bonnes) infos. Profitez du temps gagné pour un Onboarding de qualité !
Le pilotage de la marge projet
Le commercial ne détermine pas le prix de vente au hasard ! Vous lui avez confié des objectifs de marge, ou vous demandez expressément un minimum de taux de marge à atteindre, c’est classique.
Grâce à votre ERP, votre commercial accède au prix de revient journalier des consultants internes, basé sur les données de paie RH.
Avec un ERP comme vsa, le prix de revient peut être calculé en fonction des rémunérations & avantages contractuels :
- Prix de revient fixe si un profil type lui est associé
- Prix de revient réel lorsqu’il se base sur le salaire du mois précédent.
Ces informations sont pilotées par l’équipe RH dans un module dédié et partagées en toute sécurité.
Votre Direction Administrative et Financière peut intégrer un coefficient au prix de revient pour couvrir, par exemple, les frais de structure.
Il devient beaucoup plus simple pour vos équipes commerciales et avant-vente de simuler la marge prévisionnelle d’un projet en fonction du staffing et d’atteindre leurs objectifs.
La gestion des intercontrats / intermissions
L’un des challenges des sociétés de service est d’avoir la meilleure visibilité possible de l’activité à venir de ses consultants.
Avec un consultant en intercontrat, c’est la triple peine :
- Votre consultant peut se sentir frustré et stressé de ne pas atteindre ses objectifs d’occupation.
- Vous ne générez pas de chiffre d’affaires.
- Vous devez absorber le coût salarial.
Dans cette situation, l’automatisation permet au Delivery et au Commerce de travailler de concert autour des données de l’ERP :
- Le Delivery veille à la bonne planification de la ressource et à la mise à jour de son CV d’entreprise.
- Le Commerce peut facilement identifier les ressources disponibles et envoyer en 1 clic leurs CV à des contacts clients ou prospects !
En parallèle, le Delivery peut collaborer avec les RH sur le plan de formation et les compteurs de congés.
Tous les managers savent, en temps réel, qui est sur le bench et qui y sera bientôt ! En disposant des actions de lutte contre l’intercontrat dans la même solution, les équipes collaborent plus efficacement pour transformer ce problème en opportunité (de vente, de formation, de consommation de congés …)
Une facturation accélérée
Vite fait, bien fait ! Hélas, pas toujours si l’information initiale n’est ni complète, ni juste …
L’automatisation de la facturation via un ERP permet de facturer le bon client, au bon moment, du bon montant et selon le bon processus.
C’est la garantie de délais de paiement raccourcis et donc … d’une trésorerie plus saine !
Pour facturer le bon client, il vous faut une collaboration de qualité entre le commerce et l’administration des ventes : partage des documents contractuels obligatoires, transformation en 1 clic de la proposition commerciale en affaire.
Pour facturer au bon montant, il vous faut une implication de vos consultants, internes et externes, pour déclarer leurs temps dans le compte rendu d’activité mensuel. Associé à des workflow de relances automatiques, de validation sur deux niveaux et un horodatage des actions, vous minimisez les efforts pour collecter les CRA.
Facturer au bon moment, c’est éviter d’attendre le 31 mai pour un procès verbal de réception signé le 10… En automatisant ces tâches dans un ERP, vous facturez tous les jours ! L’administration des ventes accède aux justificatifs indispensables pour la facturation d’une échéance (PV, feuille de présence, recette …) mis à disposition par le chef de projet dans le logiciel de gestion. Une seule donnée dans un seul lieu, c’est beaucoup plus simple et rapide !
Facturer selon le bon process, c’est choisir un éditeur qui respecte toutes les conditions légales relatives à la facturation électronique en France et en Europe.
La gestion des retards dans les règlements clients
Facturer, c’est bien. Encaisser, c’est mieux !
Un ERP bien paramétré rassemble toutes les informations nécessaires à une relance impactante : il sait qui, combien, le nombre de jours de retard, ue ce n’est pas la première fois …
Grâce à l’automatisation dans votre logiciel de gestion, vos relances deviennent enfin régulières et impactantes : en moins de 3 minutes, vous aurez envoyé une relance par email personnalisé accompagné du duplicata des factures et des justificatifs à tous vos clients débiteurs.
Les commerciaux, destinataires des relances, agissent eux aussi pour une résolution rapide !
Les chefs de projets accèdent aux statuts des factures pour évoquer les retards lors des COPRO/COPIL client.
Comment un ERP métier simplifie l’automatisation ?
Toutes les ESN ne peuvent pas se contenter d’outils génériques ou de multiples logiciels indépendants. Les spécificités du métier (régie, forfait, staffing, intercontrats, suivi des compétences) nécessitent un ERP spécialement conçu pour les sociétés de services.
C’est là que VSActivity fait la différence.
Notre solution ERP intègre un ensemble de modules pensés pour automatiser et simplifier le quotidien des ESN :
- Gestion des temps et notes de frais : saisie simplifiée et workflows de validation.
- Facturation automatisée : régie, forfait, abonnements… tout est pris en charge.
- Pilotage en temps réel : indicateurs financiers et opérationnels disponibles à tout moment.
- Gestion des compétences et planification : meilleure allocation des ressources, suivi de la montée en compétences.
- Conformité et traçabilité : un socle solide pour répondre aux obligations légales et contractuelles.
Avec VSActivity, l’automatisation devient un levier concret de productivité et de croissance.
Conclusion : l’automatisation, un levier de croissance pour les ESN
Les ESN qui misent sur l’automatisation de leurs processus gagnent en efficacité, en fiabilité et en rentabilité. Mais au-delà des gains financiers, elles renforcent aussi la satisfaction de leurs collaborateurs et de leurs clients.
👉 En choisissant un ERP dédié aux ESN comme VSActivity, vous simplifiez votre organisation et vous mettez vos équipes en position de se concentrer sur l’essentiel : délivrer de la valeur à vos clients et développer votre activité.
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