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La facturation est un sujet stratégique pour toute Entreprise de Services du Numérique (ESN). Qu’il s’agisse d’optimiser la trésorerie, de fidéliser vos clients, ou encore de respecter les obligations légales, une gestion efficace de la facturation est cruciale pour assurer la pérennité et la rentabilité de votre entreprise. Dans cet article, nous explorons les principaux enjeux liés à la facturation d’une ESN et vous donnons les clés pour choisir entre régie et forfait, tout en appliquant les bonnes pratiques du secteur.
Les enjeux de trésorerie pour une ESN
Les sociétés de service évoluent dans un contexte particulièrement exigeant. Contrairement aux entreprises qui commercialisent des biens physiques, les ESN ne disposent pas de stock.
Pour les sociétés qui commercialisent des imprimantes par exemple, le stock est valorisé comptablement, et l’imprimante qui n’a pas été vendue hier pourra être vendue demain. Mais, pour une société de services, pas de deuxième chance de vendre demain ce qui n’a pas été vendu aujourd’hui ! Par conséquent, un consultant non assigné à une mission un jour donné représente une opportunité définitivement perdue.
De plus, les ESN font face à un décalage structurel entre deux flux financiers :
- Les salaires, à verser mensuellement.
- Les paiements clients, qui varient selon les conditions de règlement négociées et le profil de bon ou mauvais payeur du client.
Une facturation rigoureuse et rapide est donc essentielle pour éviter les tensions de trésorerie. Voici les indicateurs clés à surveiller :
- Factures à émettre (FAE) : vérifiez que le montant facturé est aligné avec la production valorisée.
- Délai moyen de règlement des clients : certains clients ne paient pas sans avoir reçu une première relance.
- Taux d’avoir : mieux vaut limiter les erreurs de facturation pour réduire les demandes d’avoir.
- Date d’émission des factures à mettre en regard avec la période facturée.
Bonnes pratiques facturation
- Automatisez vos processus avec un ERP performant, capable de générer des pré-factures, d’envoyer des relances et de signaler les retards de paiement.
- Consultez notre guide sur le factoring pour réduire les délais de trésorerie.
Facturation en mode Régie ou forfait : un véritable enjeu business
En proposant ses prestations sur différents marchés, les sociétés de service s’adressent à plusieurs populations de clients : les administrations publiques, les grands groupes, les ETI, les PME… Chacune a ses habitudes d’achats : les appels d’offres, les contrats cadres avec des remises de fin d’année, des prestations en régie, en forfait …Une ESN peut adapter ses modes de facturation selon les attentes des clients et la nature des missions. Voici les principaux modèles à envisager :
Facturation en régie
- Basée sur le temps passé (jours ou heures).
- Transparente pour le client, idéale pour des missions évolutives.
- Convient aux projets où les objectifs précis ne sont pas encore définis.
Facturation au forfait
- Prix global défini pour un périmètre de prestation fixe.
- Idéal pour des projets cadrés avec des livrables précis.
- Meilleure visibilité financière mais gestion stricte du périmètre pour éviter les dérives.
Autres modèles de facturation en ESN
- Facturation à l’unité d’œuvre : adaptée aux services répétitifs.
- Abonnement : idéal pour des prestations récurrentes.
- Refacturation des frais ou des heures supplémentaires : assurez une transparence totale avec vos clients.
👉 Astuce : soyez flexible dans vos modes de facturation pour en faire un levier de différenciation majeur face à vos concurrents.
Enjeux d’image : pourquoi une facturation impeccable renforce votre crédibilité
Une facturation respectant les exigences spécifiques des clients (comptes-rendus d’activité, livrables, bons de validation, mentions obligatoires) améliore non seulement votre trésorerie, mais également l’image de votre ESN.
Les bénéfices d’une facturation bien gérée
- Une plus grande confiance client grâce à un process clair et transparent.
- Le développement de partenariats durables.
- Des délais de règlement plus courts grâce à des factures envoyées rapidement.
En somme, une facturation irréprochable est bien plus qu’un simple outil administratif : c’est un vecteur de différenciation et un levier commercial pour votre ESN.
Fidélisation de l’équipe ADV : la face cachée de la facturation
L’équipe d’Administration des Ventes (ADV) joue un rôle central dans la facturation des ESN. Mais elle assure aussi :
- La validation des commandes.
- Le suivi des imputations de temps.
- Le recouvrement des créances.
- La clôture mensuelle et annuelle.
Les ADV doivent faire preuve de rigueur, de régularité, d’implication en transverse avec toutes les équipes : Delivery, Consultant, Commerciaux, Direction financière et même les clients !
Pour acquérir ces compétences et développer les qualités nécessaires à un travail exemplaire, vos collaborateurs back office ont eu besoin de temps.
C’est pourquoi il est essentiel de leur fournir les bons outils avec des solutions à la hauteur des enjeux : facturer le bon client, au bon moment, du bon montant, selon le bon process pour avoir un impact favorable sur la trésorerie !
Nos conseils pour réussir ce tour de force :
- Un ERP performant pour automatiser les tâches répétitives.
- Des alertes pour éviter les erreurs de facturation.
- Une formation continue pour suivre les évolutions légales et technologiques.
Respect des obligations légales : un impératif pour 2026
Dernier enjeu et pas le moindre : la conformité aux dispositions légales françaises !
La facture dématérialisée (comme un simple PDF) a laissé la place à la facture électronique pour les achats réalisés par le secteur public transmises au travers de la plateforme Chorus Pro.
A partir de septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront obligatoirement se conformer aux obligations de facturation électronique. Les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micros-entreprises seront concernées à partir de septembre 2027.
Pourquoi s’y préparer dès maintenant ?
- Évitez les pénalités en cas de non-conformité.
- Rationalisez vos processus avec des outils conformes (dématérialisation et gestion automatisée).
👉 Pour plus d’informations, consultez notre guide sur la facturation électronique.
Réduisez vos délais de facturation et d’encaissement avec VSActivity
Qu’il s’agisse de facturation en régie, au forfait ou selon d’autres modèles, la facturation est un enjeu stratégique pour votre ESN. Elle impacte directement votre trésorerie, votre image et votre conformité légale.
Pour rester compétitif, investissez dans un ERP adapté à votre activité de services. VSActivity (vsa) est l’ERP conçu pour les ESN et cabinets de conseil.
Développé en mode SaaS, le logiciel vsa vous permet d’automatiser votre processus de facturation et vos relances client :
- Vos ADV gagnent en efficacité
- Vous réduisez le risque d’erreur
- Vous facturez et encaissez plus vite. C’est votre DAF qui va être content !
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Bonus : vous obtiendrez même des conseils personnalisés pour améliorer votre processus de facturation !
