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C’est décidé, vous allez implémenter un ERP au sein de votre ESN. Mais par où commencer ? Quel ERP choisir ? Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Pour répondre à ces questions, vous devez passer par la case « cahier des charges ».
Le cahier des charges va vous aider à monter votre projet ERP afin de choisir la solution qui convient le mieux à vos besoins.
Cet article va vous accompagner dans la rédaction de votre cahier des charges à travers 28 questions à vous poser. Et parce qu’un exemple est toujours plus parlant, nous vous donnons un exemple concret de cahier des charges.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?
Nous pourrions définir le cahier des charges comme étant le recueil des besoins d’une entreprise par rapport à un projet. Cela peut être pour acquérir un nouvel outil, pour le développement d’un site web, etc.
Le cahier des charges va servir de référentiel et de base entre l’entreprise dans le besoin et ses prestataires pour échanger sur le projet et ainsi, apporter une réponse à travers un service ou un produit.
Il comprend un certain nombre d’informations pour accompagner la réflexion du projet comme le contexte, les objectifs, les ressources (humaines et financières), les délais, etc.
Dans le cadre d’un projet ERP, établir un cahier des charges rigoureux est essentiel pour cadrer l’ensemble des attentes. Ce document stratégique permet de structurer la gestion de projet, en identifiant clairement les besoins métiers, les processus existants et les contraintes spécifiques à l’entreprise.
Un bon cahier des charges pour un projet ERP facilite également la conduite du projet, car il sert de support tout au long des différentes phases du déploiement, de la sélection du prestataire à la mise en production.
Mais alors, qui rédige le cahier des charges ERP ? Dans la majorité des cas, il est co-construit par les parties prenantes internes (Direction, DAF, RH, etc.) avec l’aide éventuelle d’un consultant externe spécialisé. L’élaboration du cahier des charges peut prendre plusieurs semaines, car elle nécessite une définition précise des besoins et une bonne compréhension des processus de l’entreprise.
Pour vous aider à rédiger au mieux votre cahier des charges pour votre projet ERP, voici 28 questions à vous poser.
ESN : 28 questions pour réaliser le cahier des charges de votre projet ERP
Les questions sur votre entreprise
Ces questions permettent, d’une part, aux prestataires de mieux connaître votre entreprise, et, d’autre part, c’est l’occasion de faire une analyse interne de votre entreprise afin d’établir les bonnes bases du projet.
- Quel est le nom de votre ESN ?
- Sa date de création ?
- Quel est son secteur d’activité ?
- Quel est son CA ?
- Quel est votre effectif ?
- Comment être vous organiser et structurer ? (Groupe avec filiales, etc.)
- Qui sont les futurs utilisateurs types de l’ERP ?
- Où êtes-vous implantés ? (Géographiquement)
- Quel est votre système de gestion actuel ?
- Quels logiciels/solutions utilisez-vous en interne ?
Ces questions permettent aussi de mieux comprendre les processus métiers clés à intégrer dans l’ERP, ce qui est fondamental pour adapter la solution aux spécificités de votre activité.
Les questions sur vos enjeux
A travers ces questions, il s’agit de comprendre pourquoi vous vous lancez dans un projet ERP.
- Quelles sont les difficultés de gestion que rencontre votre société de service aujourd’hui ?
- Quels sont vos objectifs ? (qualitatifs et quantitatifs)
Par exemple, souhaitez-vous automatiser certains processus ? Réduire les erreurs de saisie ? Améliorer la collaboration entre les services ? Ces objectifs doivent être clairs et mesurables.
Les questions sur vos attentes
Définir vos attentes vous permet de connaître les fonctionnalités dont vous avez besoin pour répondre à vos enjeux. C’est notamment ce qui vous servira de base pour effectuer vos recherches de prestataires.
D’un point de vue fonctionnel
- Souhaitez-vous une solution SaaS ou On-Premise ?
- Voulez-vous un éditeur généraliste ou spécialisé ?
- Quels sont les modules et fonctionnalités attendus ?
- Quelles sont vos besoins annexes ? (développements spécifiques, formations, etc.)
Une bonne définition des besoins fonctionnels vous évite de choisir une solution surdimensionnée ou incomplète.
D’un point de vue technique
- Quels sont vos besoins en termes d’authentification dans l’ERP (Single Sign On, etc.) ?
- Souhaitez-vous une application mobile liée à votre ERP ?
- Avez-vous des besoins en termes d’exports, d’imports, d’API, etc. ?
Ces aspects sont essentiels pour garantir l’intégration de l’ERP avec votre système d’information existant.
D’un point de vue graphique
- Voulez-vous pouvoir personnaliser votre solution ?
- Souhaitez-vous des mises en pages particulières ?
L’ergonomie et la personnalisation de l’interface peuvent grandement impacter l’adoption de l’outil par vos équipes.
Les questions sur vos contraintes
Pour chaque projet, il y a des contraintes. Evoquer ces contraintes permet de les anticiper et de mûrir la réflexion sur la manière d’y répondre. Les éditeurs sélectionnés devront vous apporter une réponse.
- La solution doit-elle gérer l’inter-sociétés ?
- La solution doit-elle être multilingue ?
- La solution doit-elle être multidevises ?
Il est aussi important de prévoir d’éventuelles contraintes légales, sectorielles ou propres à la sécurité des données (ex. : RGPD).
La question sur vos délais ?
- Quelles sont vos échéances (démarrage opérationnel, etc.) ?
Un planning clair permet d’aligner tous les acteurs du projet dès le début de la conduite de projet ERP.
Les questions sur vos ressources
- Quel est votre budget ?
- Qui est le référent projet ?
- Qui sont les participants au projet ?
Le budget doit être estimé non seulement pour l’abonnement de l’ERP, mais aussi pour les coûts liés à la formation, la migration des données, la maintenance et l’accompagnement.
+1 exemple de cahier des charges pour un projet ERP
VSActivity est un ERP SaaS spécialisé pour les métiers du Conseil et du Service. Nous avons donc pris comme exemple une ESN. Cela vous permettra de visualiser le rendu d’un cahier des charges.
L’entreprise MLL, une ESN
En répondant aux principales questions précédentes, voici le cahier des charges de l’ESN MLL.
- L’entreprise : groupe MLL consulting
- Date de création : 2005
- Secteur : ESN spécialisée dans le conseil et le service informatique
- CA : 30 millions d’euros
- Effectif : 400 collaborateurs
- Futurs utilisateurs : RH, DAF, ADV, consultant et commerciaux
- Implantation : Paris, Bordeaux et Lyon
- Système de gestion actuel : tableurs et petits logiciels (paie et CRM)
Les enjeux
La croissance de l’entreprise fait que la gestion avec des tableurs et des petits logiciels ne suffit plus. Nous n’avons pas de vision globale.
Nous souhaitons harmoniser nos processus, avoir des données fiables et sécurisées. Nous voulons également augmenter de 10% l’efficacité de nos processus.
Les attentes
Une solution SaaS pour les métiers des ESN.
Les modules principaux :
| Modules | Fonctionnalités |
| Facturation | Préparation de la facturation,Refacturation interne,Reporting et indicateursSuivi des règlements clients,
Comptabilisation des factures Clôture mensuelles avant le 5 du mois suivant |
| Activités | Déclaration des temps, des absencesValidation par workflowsReporting d’activité collaborateursSuivi des consultants |
| RH | Préparation des bulletins de paieAlertes métiersGestion du personnelGestion et suivi des plans de formation
Conformité RGPD |
| Affaires | Gestion et diffusion des ordres de missionSuivi commercial (signature, …)Fiche synthèse |
| Application mobile | Avec les fonctionnalités principales : déclaration des temps, Ordre de mission, … |
| Sécurité | Authentification via les comptes Microsoft |
| Gestion | Inter-sociétés, MLL est composé de 4 entités juridiques |
Les délais
Début du projet en novembre pour un lancement opérationnel début février, soit 3 mois.
Les ressources
Référent projet : Daphné DUPUIS (DAF)
Participants au projet : Louis JEAN (Responsable RH) et Vanille CELESTE (ADV).
Pour conclure sur la façon de bien rédiger son cahier des charges pour un projet ERP
Réaliser un cahier des charges est indispensable lors d’un projet ERP. Il représente la base et la référence du projet.
Le cahier des charges permet également de se poser les bonnes questions sur le projet pour opter pour la meilleure solution aux problèmes rencontrés au sein de votre ESN.
Il joue un rôle fondamental dans la réussite de votre gestion de projet ERP, en vous aidant à prioriser les actions et à piloter le projet de manière efficace.
En résumé, pour rédiger un cahier des charges ERP pertinent, il faut suivre une méthode structurée, analyser les processus internes de l’entreprise, identifier les contraintes et fixer un budget cohérent. C’est cette rigueur qui permet une bonne conduite de projet ERP, de la planification jusqu’à l’exploitation opérationnelle.
Passez de la rédaction du cahier des charges à l’action avec VSActivity
Vous avez désormais toutes les clés pour bien rédiger votre cahier des charges ERP. Mais pour aller plus loin et concrétiser efficacement votre projet ERP, encore faut-il choisir la bonne solution…
C’est là qu’intervient VSActivity, notre logiciel ERP tout-en-un pensé pour les ESN, cabinets de conseil et sociétés de services. Grâce à son approche modulaire, sa compatibilité avec les usages métiers, et son interface intuitive, vsa est la suite logique d’un bon cahier des charges.
Un ERP en phase avec les réalités du terrain
VSActivity ne se contente pas de répondre aux grandes lignes d’un cahier des charges : il couvre de manière fine tous les besoins métiers identifiés lors de la phase de définition des besoins.
Vous y retrouvez notamment :
-
Une gestion complète des activités, du staffing, du suivi des temps et de la facturation ;
-
Des modules RH complets (gestion des absences, entretiens, onboarding, etc.) ;
-
Des outils pour piloter votre performance et vos marges en temps réel ;
-
Une vision à 360° sur vos processus, vos équipes et vos clients.
Une solution conforme à vos contraintes et objectifs
Que vous ayez identifié des contraintes de budget, de multisociétés, de connectivité ou encore de mobilité, VSActivity s’adapte à votre contexte :
-
Mode SaaS accessible à distance ;
-
Authentification sécurisée (Microsoft, SSO, etc.) ;
-
Application mobile intégrée pour vos équipes terrain ;
-
Gestion multi-entités.
Un partenaire pour la conduite de votre projet ERP
La rédaction du cahier des charges est une étape clé de la conduite de projet ERP. Avec VSActivity, vous disposez d’un outil qui vous accompagne aussi bien dans la phase de cadrage que dans le déploiement, l’exploitation et l’évolution de votre ERP.
Très apprécié des DAF, responsables RH, gestionnaires ADV et directions générales, vsa offre une expérience fluide et un gain de productivité mesurable.
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