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L’échec de l’implémentation d’un ERP peut coûter des millions d’euros. C’est le cas de Lidl qui avait dépensé 500 millions d’euros pour un projet ERP qui a finalement échoué.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la mise en œuvre d’un ERP au sein d’une entreprise ? Quelles sont les meilleures pratiques pour éviter les échecs ? Cet article vous donne 12 erreurs à éviter pour ne pas rater l’implémentation de votre ERP ainsi que 9 bonnes pratiques pour réussir son projet ERP.
Les 12 erreurs à ne pas faire dans la mise en œuvre d’un ERP
Ne pas avoir d’objectifs clairs et précis
Lorsque vous décidez d’implémenter un ERP ou tout autre logiciel, vous devez établir des objectifs à atteindre pour donner du sens et de la valeur au projet et pour choisir le logiciel le plus adéquat.
Les objectifs doivent être clairs et précis. Cela peut être par exemple, de réduire de 10% le temps passé à effectuer la facturation, réduire de 15% les impayés, améliorer la communication avec les collaborateurs, etc. Vous l’aurez compris, vous devez pouvoir mesurer l’atteinte de vos objectifs.
Un objectif mal défini risque d’induire en erreur les parties prenantes, et d’orienter le projet dans une direction qui n’apportera pas de valeur ajoutée réelle à l’entreprise. En établissant des KPI (indicateurs clés de performance) dès le début, vous pourrez ajuster le projet au fur et à mesure de son avancement et détecter rapidement les écarts.
Ne pas établir de stratégie
La mise en place d’un ERP va toucher une grande partie de l’entreprise et de ses processus.
Vous devez prendre en compte le fonctionnement de votre entreprise et sa continuité d’activité afin de dérouler le projet sans mettre l’entreprise en péril.
Quel délai ? Qui dirige le projet ? Quels logiciels sont déjà en place ? Quels sont les points forts et les points faibles de l’entreprise ? Etc.
Une stratégie bien définie permet aussi d’anticiper les éventuels conflits d’intérêt entre services, de prioriser les actions et de gérer les ressources plus efficacement. Elle sert de feuille de route pour garder le cap, même en cas d’imprévus.
Ne pas impliquer les collaborateurs clés
Pour mettre en place votre stratégie, vous devez impliquer les collaborateurs clés du projet. Ils seront plus à même de vous dire ce qui fonctionnerait dans leur département, les points forts et les points faibles.
Ils connaissent également mieux leur équipe pour identifier les collaborateurs qui seraient potentiellement réfractaires ou qui auraient besoin d’un accompagnement au changement renforcé, par exemple. De plus, impliquer les leaders est une source de motivation.
De plus, leur implication dès le départ permet de créer un sentiment d’appartenance au projet, favorisant ainsi l’adhésion globale. Cela permet aussi de détecter très tôt les points de friction éventuels entre l’ancien système et les futurs processus intégrés.
Sous-estimer le budget à allouer
L’intérêt d’impliquer les collaborateurs clés est également nécessaire pour définir les fonctionnalités dont vous avez besoin et ainsi établir un budget correspondant à votre projet.
D’une part, cela vous permettra de voir si vous avez la capacité pour le projet initialement imaginé ou si vous devez réajuster certains éléments. D’autre part, cela vous évitera de dépenser de l’argent pour finalement ne pas arriver au bout du projet.
Il faut également inclure les coûts indirects dans le budget, comme le temps passé par les équipes internes, la formation, la perte temporaire de productivité, ou encore les frais de maintenance et de support post-implémentation. Un budget bien calibré sécurise l’ensemble du projet.
Opter pour une solution on-Premise sans avoir les ressources
Vous souhaitez implémenter un ERP On-Premise, c’est votre choix, cependant, vous devez penser aux ressources (humaines et matérielles) qui vous seront nécessaires pour la maintenance et l’inclure dans le budget du projet.
Pourquoi ne pas peser le pour et le contre entre une solution On-Premise et une solution SaaS ? A partir des résultats de votre recherche, vous pourrez définir si, oui ou non, votre entreprise a les épaules pour du on-Premise ou si c’est avantageux pour elle de passer au SaaS.
Les solutions SaaS offrent souvent une meilleure évolutivité, une maintenance simplifiée et un coût initial plus bas.
Ne pas penser aux besoins sur le long terme
Votre entreprise évolue, développement de l’activité, rachat, recrutement pour ne citer que ces exemples. Par conséquent, l’ERP qui accompagne vos processus de production doit pouvoir évoluer en même temps que votre entreprise.
Cela serait dommage de devoir dépenser encore de l’argent et du temps dans l’implémentation d’un nouvel ERP. Vous devez donc identifier un ERP capable de suivre l’évolution de votre entreprise.
Pensez également à vérifier que l’éditeur de l’ERP propose des mises à jour régulières et un support technique réactif. Ces éléments sont essentiels pour accompagner la croissance de votre entreprise sans rupture de service.
Prendre des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin
Avoir trop de fonctionnalités inutilisées complexifie l’utilisation du logiciel et peut créer des réticences à son utilisation. Les objectifs que vous avez clairement définis au préalable devraient vous aider à identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Chaque fonctionnalité superflue représente un coût supplémentaire, non seulement à l’achat, mais aussi en termes de formation et de support. Privilégier la simplicité permet d’accélérer l’adoption du système par les utilisateurs.
Ne pas faire évoluer vos processus
Un projet ERP est l’occasion de revoir vos processus et de les améliorer. Cela serait une erreur de garder vos anciennes pratiques et de seulement les appliquer à un ERP.
Pourquoi ? car si vos processus n’étaient pas optimisés avoir un ERP ne changerait rien si ce n’est que faire plus rapidement un processus qui n’est pas adapté.
Faire évoluer vos processus permet de tirer pleinement parti des capacités de l’ERP, notamment en automatisant certaines tâches, en réduisant les doublons et en améliorant la traçabilité de l’information.
Ne pas mettre en place une conduite du changement
Vous ne devez pas sous-estimer l’impact que des collaborateurs réfractaires pourraient avoir sur votre projet. En effet, cela pourrait entraîner une baisse des performances et ainsi avoir un impact sur l’activité de l’entreprise.
Une conduite du changement efficace comprend une communication régulière, des actions de formation adaptées, des outils de feedback, et surtout, l’identification de “leaders” du projet dans chaque service pour relayer l’information et motiver leurs équipes.
Ne pas faire de formation
La mise en œuvre d’un nouveau logiciel nécessite de former les collaborateurs qui seront au centre de la réussite de ce nouvel outil. Plus ils le maîtrisent, plus vous verrez les bénéfices.
A contrario, ne pas investir dans une formation pourrait vous coûter plus d’argent que la formation. D’une part, car vos collaborateurs ne sauront pas utiliser le logiciel et donc ne pourront pas bénéficier des atouts que la solution apporte ; Et d’autre part, vous aurez perdu de l’argent à investir dans un projet et perdez de l’argent car vos collaborateurs perdent en performance.
Il est recommandé de prévoir plusieurs vagues de formation : une avant le déploiement, une autre au moment du lancement, puis des sessions de consolidation quelques semaines plus tard. Cela garantit une assimilation progressive des fonctionnalités.
Ne pas mettre les bonnes personnes sur le projet
Pour favoriser la réussite du projet, vous devez mettre les bonnes personnes sur le projet d’implémentation de votre ERP. Cette personne doit avoir la capacité de manager un projet d’une telle envergure avec les difficultés qui vont avec (gestion des imprévus, conduite du changement, …)
Le chef de projet ERP doit aussi être capable de dialoguer avec les équipes métiers autant qu’avec les prestataires techniques. Une bonne compréhension des enjeux stratégiques et une solide expérience de gestion de projet sont indispensables.
Ne pas tester suffisamment la solution
Afin de savoir si le logiciel correspond à vos attentes, et est adapté aux processus de votre entreprise, vous devez le tester en long et en large.
Pour ce faire, vous pouvez mettre en place des scénarios pour voir comment la solution réagit.
Mettre en place un ERP est un gros projet qui a besoin d’être préparé. Partir à l’aveugle vous coûterait beaucoup d’argent. Pour vous accompagner voici les best practices pour réussir son projet ERP.
Les 9 meilleures pratiques pour réussir l’implémentation de son ERP
Faire un état des lieux de votre entreprise
Identifier vos forces et faiblesses, les logiciels déjà implémentés, vos processus, les collaborateurs à l’aise avec l’informatique et ceux qu’il faudra former, …
A partir de ces informations, vous pourrez établir le cahier des charges du projet, plus il est précis, plus vous pourrez identifier vos besoins.
Définir des objectifs clairs
Définissez les objectifs auxquels devra répondre le projet et mettez en place les KPIs pour les mesurer.
Cela vous permettra de mesurer la réussite de votre implémentation. Avez-vous réduit vos impayés ? Votre processus de facturation est-il plus rapide ? Etc.
Faire le tri dans ses données
Profitez de la reprise de données pour identifier les données pertinentes et repartir sur de bonnes bases pour un reporting plus fiable, vous permettant de prendre des décisions pour la croissance de votre entreprise.
Mettre la bonne personne sur le projet
Cette personne doit maîtriser le sujet et comprendre également le fonctionnement de l’entreprise, gérer les imprévus, faire face aux difficultés ; en somme, avoir les épaules pour gérer le projet. Cette personne doit pouvoir s’investir à 100% dans le projet.
Choisir un bon fournisseur
Le choix de votre fournisseur aura également un impact sur la réussite de votre projet. Ce dernier doit être capable de vous accompagner et vous conseiller. Il doit pouvoir vous proposer des services pour déployer sa solution dans votre entreprise (formation, support, …).
Avoir un bon plan d’action
Préparez bien votre plan d’action : mieux vous le préparez, mieux vous saurez faire face aux difficultés, voire même anticiper certains problèmes.
Mettre une place une bonne communication
Le changement fait peur voire stresse. Vous devez accompagner vos collaborateurs en communiquant avec eux.
Être patient
L’implémentation d’un ERP prend plusieurs mois : vous devez être patient et accepter que quelques imprévus puissent arriver.
La réussite se mesure sur le long terme. Il est donc normal de rencontrer des obstacles en cours de route. Ce qui compte, c’est votre capacité à les surmonter sans perdre de vue vos objectifs.
S’assurer que la solution est interopérable
Vous utilisez sûrement d’autres logiciels au sein de votre entreprise. Vous devez donc vous assurer que la nouvelle solution pourra s’interfacer avec les autres logiciels si vous souhaitez en garder une partie.
L’interopérabilité permet d’éviter la double saisie, de fluidifier les échanges de données et d’assurer la continuité de vos processus métier.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour réussir votre projet d’implémentation d’un ERP.
Réussissez votre projet ERP avec Veryswing
L’implémentation d’un ERP est un projet stratégique qui impacte profondément l’organisation, les processus et la performance globale de l’entreprise. Pour maximiser vos chances de réussite, il est essentiel d’être bien accompagné et de s’équiper des bons outils.
C’est pourquoi Veryswing met tout en place pour vous aider à réussir votre projet ERP :
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- Un outil évolutif avec une roadmap guidée par ses clients
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Grâce à notre logiciel ERP VSActivity, vous bénéficiez d’une solution complète pour :
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Structurer vos processus métiers avant, pendant et après l’implémentation de l’ERP ;
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Gérer vos projets, vos temps, vos activités et vos ressources simplement ;
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Disposer de tableaux de bord personnalisés pour suivre vos KPIs en temps réel ;
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Faciliter la collaboration entre les équipes grâce à des outils intégrés.
Vous évitez ainsi les erreurs classiques des projets ERP et gardez le cap sur vos objectifs de performance.
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Si vous êtes une société de portage, VSPortage est conçu pour vous offrir :
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Un reporting simple pour suivre l’activité, les marges, et les performances globales ;
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VSPortage vous permet de professionnaliser vos processus internes tout en accompagnant votre croissance sereinement.
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