Les Ressources Humaines passent 4 à 5 heures dans la journée à gérer les tâches administratives. En d’autres termes, les RH passent plus de la moitié de la journée à s’occuper de l’administratif.
Ce constat est paradoxal lorsque l’on sait que 75%* des Ressources Humaines ont choisi leur métier pour la dimension humaine et sociale.
La gestion administrative du personnel est une tâche qui prend beaucoup de temps. En tant que Ressources Humaines ou chef d’entreprise votre rôle est d’assurer l’application du droit du travail et ses évolutions au sein de l’entreprise.
Mais comment optimiser la gestion administrative du personnel qui prend 4 à 5 heures sur une journée de travail ?
L’ERP peut être un bon investissement pour l’entreprise, d’une part, car son utilisation ne se limite pas à la gestion RH et d’autre part, car les fonctionnalités qu’il propose conviennent parfaitement aux besoins de la fonction RH.
Mais commençons par le commencement.
Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?
La gestion administrative du personnel est une tâche importante dans le fonctionnement d’une entreprise. Elle englobe l’ensemble des tâches liées au personnel et à l’organisation de l’entreprise :
- Dossier du personnel,
- La paie,
- Les absences,
- Les avantages sociaux,
- Etc.
En fonction de la taille de l’entreprise et de son organisation, c’est soit le service RH, soit le chef d’entreprise qui gère cette partie.
Les enjeux de la gestion administrative du personnel
Les enjeux légaux
Les RH doivent s’assurer que l’entreprise est bien conforme au droit du travail (conditions de travail, horaires,…) et ainsi éviter les sanctions des organismes du type URSSAF, médecine du travail,…
Les enjeux économiques
Il faut optimiser les coûts de l’entreprise et, par conséquent, trouver le bon compromis pour répondre aux besoins de l’entreprise en termes d’effectif.
Les enjeux sociétaux
S’assurer du maintien de bonnes relations sociales entre les parties prenantes de l’entreprise, notamment dans un contexte économique complexe.
L’impact de la gestion administrative dans le quotidien des RH
Le baromètre RH 2020 des éditions Tissot permet de mettre en évidence l’évolution du quotidien du métier de RH au fil des années. Voici ce qui ressort pour cette année 2020 :
Si les RH pouvaient faire 3 vœux, elles souhaiteraient :
- Garantir la conformité juridique des décisions et des écrits.
- Avoir les clés pour garantir les évolutions réglementaires.
- Alléger les tâches de saisie et notamment de ressaisies.
C’était sans compter sur la COVID-19 qui a suscité plus de sollicitation de la part des collaborateurs et des chefs d’entreprise pour répondre aux nouveaux processus mis en place au sein de l’entreprise :
- Le télétravail.
- L’activité partielle.
Des outils seraient bénéfiques aux RH pour accompagner leurs tâches quotidiennes et notamment leur permettre :
- De gagner du temps et en efficacité.
- De simplifier leur travail.
- De diminuer l’utilisation du papier.
- De sécuriser les processus et les données.
MAIS le prix reste un frein majeur aux RH qui font face à des difficultés budgétaires.
A noter que les RH consacrent de 4 à 5 heures sur une journée aux tâches administratives alors qu’elles préféreraient améliorer la qualité de vie au travail, gérer les carrières et compétences sans oublier la communication RH.
Ce qu’il faut retenir de ce baromètre
Il est difficile pour les RH de rester à jour sur les obligations et conformités liées au droit du travail. En effet, les changements réglementaires évoluent très rapidement. Le contexte de la crise sanitaire n’a pas arrangé les affaires du service RH en rajoutant de nouvelles procédures comme le télétravail ou encore le chômage partiel.
Pourtant, les Ressources Humaines disent ne pas disposer des outils RH pour les accompagner au quotidien, notamment pour des problèmes budgétaires.
Ces outils de gestion RH (GRH) permettraient de gagner du temps et de simplifier les processus RH.
Comment maîtriser la gestion administrative du personnel ?
Être à jour sur le droit du travail
La gestion administrative du personnel est centrale pour la pérennité de l’entreprise. Il s’agit d’être à jour sur le droit du travail et les changements réglementaires.
Le responsable administratif doit donc effectuer une veille régulière pour se tenir informé. En effet, plusieurs facteurs influencent la gestion administrative du personnel :
- Le droit du travail : bulletins électroniques,…
- L’actualité : la COVID-19,…
- Les évolutions sociales : embauches,…
- Les évolutions techniques : les nouvelles technologies,…
Utiliser des outils d’automatisation
Pour accompagner le service RH dans la gestion administrative du personnel, il existe des outils RH comme les ERP qui permettent d’automatiser les tâches et ainsi gagner du temps. En effet, le baromètre RH des éditions Tissot montrait que les RH passaient plus de la moitié d’une journée de travail à effectuer des tâches administratives.
Un outil d’automatisation permet de simplifier la gestion de la paie, des notes de frais, des congés, le suivi des temps, etc.
Côté collaborateurs, ils ont accès à leurs données et peuvent les consulter librement et effectuer des demandes de congés, absences, etc.
Le reporting disponible au sein de l’outil permettent d’analyser et prendre des décisions bénéfiques à l’entreprise.
Pour finir, les données sont centralisées ce qui procure une vision globale et transverse.
Quel est l’intérêt de digitaliser la gestion administrative du personnel avec un ERP ?
Comme évoqué précédemment, les Ressources Humaines veulent des outils RH pour leur permettre :
- De gagner du temps et en efficacité.
- De simplifier leur travail.
- De diminuer l’utilisation du papier.
- De sécuriser les processus et les données .
Concrètement, pourquoi digitaliser la gestion administrative du personnel avec un ERP ?
Voici 7 raisons :
1. Economiser de l’argent
Les RH ont des problèmes budgétaires, ce qui représente un frein à la mise en place d’un outil RH. Pourtant, une solution RH permet d’économiser de l’argent.
Réduction de l’utilisation du papier, des affranchissements pour envoyer les bulletins de paie par exemple, sont autant d’économiser qui peuvent être réalisées.
Le retour sur investissement est facilement quantifiable et positif à court terme.
2. Gain de temps
Un outil RH permet d’automatiser bon nombre de tâches chronophages, ce qui leur permet de gagner du temps sur les saisies manuelles.
3. Réduction des erreurs de saisies
La réduction des processus manuels entraîne une baisse des erreurs de saisies. Une même donnée n’a pas être ressaisie plusieurs fois avec le risque d’erreur.
4. Gain de productivité
Les ressources humaines perdent moins de temps sur des tâches lourdes et chronophages qui sont automatisées, ainsi, on observe un gain de productivité au sein du service ; les tâches qui prenaient avant 4 à 5 heures se font maintenant en quelques clics.
Le temps gagner permet de donner plus de valeur ajoutée à chaque collaborateur RH.
5. Un service RH de meilleure qualité
La communication entre les RH et les collaborateurs est grandement améliorée ; d’une part, car l’entreprise propose un outil qui rend les collaborateurs plus autonomes et leur permet de consulter leurs données (congés absences, formations, …) ; d’autre part, les délais de réponse lors d’une demande RH par un collaborateur sont réduits.
6. Simplification des processus RH
Un logiciel RH permet d’harmoniser les processus RH et de centraliser l’information. Ainsi, l’information est plus facilement accessible.
7. Permet d’être à jour de manière presque automatique sur les documents réglementaires
L’éditeur de la solution RH se doit de proposer un outil conforme aux réglementations. Avec un ERP, les RH ont des documents conformes sans faire d’effort. Ce qui est un vrai atout dans une journée déjà bien chargée.
Pour conclure sur la manière d’améliorer la gestion du personnel avec un ERP
La gestion administrative du personnel prend une grande partie du temps des Ressources Humaines. Implémenter un ERP au sein de l’entreprise permettrait de gagner du temps sur les tâches administratives qui sont lourdes et chronophages.
Les problèmes budgétaires du service RH restent un frein dans l’investissement d’un outil RH, pourtant sur le marché il existe des solutions à des tarifs optimisés, d’une part, et qui permettent un retour sur investissement rapide puis de faire des économies, d’autre part.
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