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Selon une étude d’AgileBuyer-CNA sur les tendances et priorités des départements achats en 2020, 54% des Directions achats estiment ne pas disposer des outils nécessaires pour évaluer la fiabilité financière de leurs fournisseurs. De plus, l’étude révèle qu’à peine 10% des entreprises interrogées possèdent un outil prédictif complet pour identifier et éliminer les risques.
En tant que responsable Achats, votre rôle est de quérir les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, de contribuer à sa rentabilité et sa compétitivité sur le marché.
Pour y parvenir, vous devez accroître la marge de l’entreprise, veiller aux ruptures de stock et assurer les délais de livraison. Mais comment un logiciel de gestion des achats peut-il vous aider à optimiser ce processus ?
Pour le comprendre, il faut analyser les différentes étapes du processus achat.
Le processus achat en entreprise
Le processus achat en entreprise définit les différentes étapes qui traduisent l’acte d’achat.
Ce processus se décompose en 11 phases :
#1 La demande d’achat
Il s’agit de l’expression des besoins à travers un cahier des charges. Le client interne va déterminer les biens matériels ou la prestation de service dont il a besoin.
Plusieurs éléments doivent figurer au sein de ce cahier des charges :
- Le contexte de l’achat.
- Les caractéristiques du produit et du service.
- Les objectifs.
- Le budget.
- La date de livraison.
- Etc.
Cette phase est cruciale car elle conditionne la qualité des offres qui seront reçues par la suite. Plus le besoin est clairement exprimé, plus le processus sera fluide et efficace. Une mauvaise définition du besoin peut entraîner des retards, des surcoûts, voire des litiges avec les fournisseurs.
#2 Réception de la demande par le service Achats
A la réception de la demande, le service Achats va l’étudier et prendre en compte plusieurs critères comme la quantité, le budget, la nature du besoin, etc.
Ensuite, une offre sera rédigée et envoyée au responsable Achats pour validation.
Le rôle du service Achats est également d’identifier les synergies possibles avec d’autres demandes en cours, afin de mutualiser les achats et bénéficier de meilleures conditions commerciales.
#3 L’appel d’offre
De retour chez les acheteurs, un appel d’offre est réalisé. De cette étape découlent deux possibilités :
- L’appel d’offre est envoyé aux fournisseurs issus de la base de données de l’entreprise.
- Il faut effectuer des recherches de fournisseurs.
L’appel d’offre est envoyé aux fournisseurs issus de la base de données de l’entreprise
Les fournisseurs issus de la base de données de l’entreprise sont connus et évalués. Il n’y a donc très peu de risque de mauvaise surprise. En revanche pour la seconde possibilité, ce n’est pas le cas.
Il faut effectuer des recherches de fournisseurs.
Le service Achats doit effectuer des recherches sur des fournisseurs potentiels qui pourraient répondre au cahier des charges. Mais ces derniers ne sont pas encore évalués. Il y a donc un risque en termes de qualité de produit et service.
#4 L’envoi de l’appel d’offre
Une fois les fournisseurs identifiés, vient l’envoi de l’appel d’offre afin que les fournisseurs consultent l’offre et puisse faire une proposition commerciale.
Plusieurs documents seront à fournir lors de cette phase :
- Un accusé de réception que les fournisseurs devront retourner.
- Un document qui présente le projet.
- Le cahier des charges.
- Les termes et les conditions.
- Etc.
Un logiciel de gestion peut automatiser l’envoi des appels d’offres, assurer leur traçabilité et relancer automatiquement les fournisseurs qui n’ont pas encore répondu dans les délais impartis.
#5 Réponse à l’appel d’offre
Le service Achats reçoit les différentes propositions commerciales des fournisseurs sélectionnés. Il doit maintenant analyser les propositions en fonction des critères éliminatoires.
#6 Etudes des propositions commerciales
En fonction des exigences du projet et des critères considérés comme éliminatoires, le service Achats analyse les propositions commerciales des différents fournisseurs.
Plusieurs critères entrent en jeu : le produit ou service, le prix, les délais de livraison, les modalités de paiement, etc.
Il est aussi possible d’intégrer des critères RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ou des exigences en matière de développement durable pour s’aligner avec les engagements de l’entreprise.
#7 Négociations
Une fois la sélection terminée, vient le moment de la négociation avec le ou les fournisseur(s) retenu(s).
#8 La prise de décision
En fonction du déroulement des négociations, le choix se porte sur un fournisseur. Un bon de commande est alors émis qui scellera la relation commerciale entre le fournisseur et l’entreprise.
Ce bon de commande comprend différents éléments nécessaires au suivi de la commande : désignation, prix, date, références, etc.
Le responsable Achats doit également s’assurer que l’ensemble des règles ont été respectées comme la présence des pièces justificatives, les échéances de livraison, la mise en concurrence, etc.
#9 Suivi de la commande
Jusqu’au moment de la livraison, plusieurs documents peuvent être échangés entre le service Achats et le fournisseur (des relances, des préavis, …).
Un tableau de suivi automatisé permet d’éviter les oublis et de garantir que les échéances soient respectées. En cas de dérive, des alertes peuvent être envoyées pour agir rapidement.
#10 Réception
Il s’agit de vérifier la conformité entre le bon de commande et le bon de livraison.
#11 Paiement
Lors de cette étape, il est important de vérifier l’exactitude des éléments : références, quantités, etc.
Certains logiciels permettent une intégration directe avec la comptabilité, évitant les doubles saisies et réduisant les risques d’erreurs. De plus, ils facilitent la gestion des délais de paiement, des escomptes et des litiges éventuels.
En somme
Le processus achat est fastidieux et nécessite de nombreux échanges entre les collaborateurs ainsi que l’entreprise et le fournisseur. Ces échanges ne favorisent pas la productivité et l’attente est longue pour le client interne.
Une simple demande d’achat devient un processus complexe dans lequel les collaborateurs perdent beaucoup d’énergie pour une faible valeur ajoutée.
L’entreprise doit s’équiper d’un outil pour pouvoir maîtriser ces nombreux échanges, garder un historique et effectuer un suivi plus précis.
C’est à ce moment que rentre un jeu le logiciel de gestion des achats. Ce dernier apporte beaucoup de confort au service Achats pour lui permettre d’optimiser ce processus.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Un logiciel de gestion des achats est une solution qui va vous aider à optimiser l’ensemble des étapes du processus achat.
Les fonctionnalités que propose un logiciel de gestion des achats vous permettent de suivre le budget de l’entreprise, les factures, les commandes, les livraisons, etc.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestions des achats
Le module Achats de VSA vous permet de gérer vos fournisseurs et de suivre vos achats. Pour se faire plusieurs fonctionnalités sont proposées dont voici les principales :
- Base de fournisseurs avec évaluation et suivi des documents légaux (Kbis, assurance, etc.).
- Base de produits et de prestations.
- Workflow de demande d’achat par catégorie et paliers de montants.
- Réception automatique des factures des sous-traitants (prestations de services revendues).
- Gestion des éventuels avoirs fournisseurs.
- OCR intégré pour importer les factures d’achats de toute nature, unitairement ou par lots.
- Suivi des paiements fournisseurs, et export SEPA pour les paiements par virements bancaires.
- Exports comptables des factures, avoirs et paiements.
- Et bien plus encore…
Comment un logiciel de gestion des achats peut-il vous aider à optimiser ce processus ?
Les différentes fonctionnalités du logiciel de gestion des achats permettent de suivre le processus de A à Z sans perdre des données, mais pas seulement :
La centralisation des informations
Les données sont centralisées sur une même plateforme ce qui permet un accès plus facile aux différentes parties prenantes du processus achat.
L’automatisation des tâches
Un des points faibles du processus achat est matérialisé par les nombreuses tâches annexes sans valeur ajoutées comme par exemple, les différents échanges entre les parties prenantes au processus achat qui sont fastidieux.
L’automatisation de certaines tâches permet de gagner du temps sur des étapes du processus. Par exemple, les allers-retours pour validation par le responsable Achats.
Historique des échanges
L’avantage d’un logiciel de gestion se trouve notamment dans l’historique, qui permet de garder une trace des échanges qui ont été effectués. Plus besoin de courir après le collaborateur en charge et/ou de son fichier Excel.
Meilleur suivi des étapes du processus
Les données intégrées au sein du logiciel permettent un meilleur suivi de chacune des étapes du processus comme par exemple, la réception du bon de livraison, du préavis, etc.
Tableaux de bord reporting
Souvenez-vous, les directions Achats ne disposaient pas d’outil pour analyser les données de leur service que ce soit d’un point de vue financier par rapport aux fournisseurs ou d’un point de vue d’anticipation des risques.
Or, la maîtrise des risques et avoir un listing des fournisseurs fiables font partie des missions majeurs du responsable Achats.
A travers les tableaux de bord et le reporting fournis par la solution de gestion des achats, le service Achats pourra identifier rapidement les risques et prendre des décisions stratégiques et/ou opérationnelles par le biais des indicateurs de performances.
En somme, un logiciel de gestion des achats permet une meilleure maîtrise des différents flux d’informations, plus de réactivité grâce aux données et alertes disponibles et surtout une réduction des tâches administratives qui prennent trop de temps.
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La gestion des achats est un processus clé pour toute entreprise souhaitant optimiser sa rentabilité, améliorer ses relations fournisseurs et maîtriser ses coûts. Grâce à nos logiciels ERP VSActivity et VSPortage, vous bénéficiez d’une solution digitale complète pour automatiser, centraliser et suivre l’ensemble du processus achat, de la demande initiale au paiement final.
Ces deux outils puissants sont pensés pour répondre aux enjeux des sociétés de conseil, ESN, éditeurs de logiciels, et entreprises de portage salarial.
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Suivre les paiements, les bons de commande et les avoirs depuis une interface intuitive ;
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