KPI implémentation ERP : comment mesurer le succès de la mise en oeuvre ?

Temps de lecture : 9 minutes.

En choisissant de mettre en œuvre un progiciel de gestion intégré (PGI) au sein de votre entreprise, vous avez pour finalité de résoudre certaines problématiques de gestion.

Après avoir étudié le marché des ERP, effectué des essais ou suivi des démos, voire les deux et après plusieurs mois d’utilisation, il est temps de savoir si votre projet est un succès. Le progiciel ERP, répond-il à vos besoins ? Avez-vous dépassé votre budget ? Plusieurs indicateurs peuvent être pris en compte pour analyser le succès de la mise en place du logiciel d’entreprise.

Dans cet article, on vous donne les indicateurs de performance (KPI : Key performance indicator) que vous pouvez analyser pour savoir si votre solution Enterprise Resource planning (ERP) est la bonne.

Ce que les entreprises attendent d’un ERP

Dans un premier temps, il est important de comprendre ce que les entreprises attendent d’un logiciel de gestion d’entreprise lorsqu’elles choisissent de l’intégrer.

Dans le pilotage de leur activité, les organisations peuvent rencontrer plusieurs problématiques :

• Difficulté à avoir des indicateurs clés de leur activité.
• Utilisation lourde de la suite Microsoft Office, notamment Excel, dans la gestion quotidienne.
• Absences de la consolidation des données de l’entreprise.
• Outils pas interfacés entre eux.
• Beaucoup de saisies manuelles qui entraînent des erreurs de frappe.
• Des délais de traitement lents.
• Des départs de collaborateurs clés en charge du système d’information.
• etc.

Pour répondre à ces problématiques, les entreprises s’orientent vers des solutions ERP. Selon plusieurs sondages et témoignages clients, un PGI présente de nombreux bénéfices dans le pilotage d’une entreprise :

• Accès à un reporting et une vision transverses de l’activité.
• Meilleure efficacité opérationnelle.
• Croissance et compétitivité.
• Gain de temps.
• Fiabilité des données.
• Indicateurs prévisionnels.
• Meilleure communication entre les collaborateurs.
• Des documents mis en conformité.

L’implémentation d’un ERP est souvent une décision stratégique, et sa réussite dépend de nombreux facteurs. Il est donc essentiel de suivre les bonnes étapes pour réussir son projet ERP, depuis la rédaction du cahier des charges ERP jusqu’à la phase d’implémentation du projet ERP.

Lorsque vous avez pris la décision de mettre en place un logiciel ERP au sein de votre entreprise, vous aviez plusieurs objectifs en tête. L’atteinte de ces aspirations et la résolution des difficultés de pilotage détermineront si l’implémentation de votre Enterprise Resource Planning est un succès.

Pour cela, nous avons identifié des indicateurs clés pour vous permettre d’analyser si votre projet est une réussite.

Les KPI pour mesurer le succès de la mise en œuvre de votre ERP

La réussite d’un projet ERP ne se mesure pas uniquement de façon quantitative. Il ne s’agit pas uniquement de savoir si vous avez dépassé le budget ou si vous avez amorti vos dépenses, etc.

Le but est de savoir si le progiciel de gestion répond à vos besoins et vous permet de poursuivre votre croissance.

Souvenez-vous, lorsque vous avez rédigé votre cahier des charges ERP, vous avez énoncé un certain nombre de complications de management de votre activité et des processus métiers que vous souhaitiez améliorer.

Afin d’assurer la réussite d’un projet ERP, il est crucial de bien anticiper les besoins en ressources humaines et moyens techniques nécessaires. Une planification précise, des objectifs clairs et l’engagement des parties prenantes sont des prérequis pour une implémentation fluide.

A travers les KPI, vous allez pouvoir mesurer de manière pertinente l’atteint de vos objectifs. Cependant, notez que la réussite de l’intégration d’une solution de gestion ne se calcule pas uniquement d’un point de vue financier.

Vous avez par exemple, la cohésion d’équipe ou la transparence qui ne sont pas quantifiables.

En somme, pour mesurer le succès de votre projet, vous aurez des indicateurs de performance qualitatifs et quantitatifs.

En fonction de vos objectifs, voici les indicateurs clés de succès que vous pouvez prendre en compte pour mesurer le succès d’implémentation de votre ERP.

Cette liste n’est pas exhaustive, mais vous donne un aperçu sur la manière de mesurer votre réussite.

Les KPI qualitatifs de la réussite de votre projet ERP

La productivité

Avez-vous gagné du temps dans le déroulement de vos processus ? Avez-vous obtenu une meilleure vision de votre activité ? etc.

Il est temps de faire la comparaison avant/après.

• Gain de temps : combien de temps dure votre processus de recrutement ? Facturation ? Paie ? etc.
• Reporting : combien de fichiers de suivi avez-vous créés ? Combien de temps vous faut-il pour obtenir un reporting ?
• Avez-vous des indicateurs prévisionnels à votre disposition ?
• Effectuez-vous toujours des ressaisies ?
• Erreurs de saisie : nombre d’erreurs constatées sur les factures ? La paie ? Les notes de frais ? etc.
• Effectuez-vous des contrôles pour vous assurer que la donnée est fiable ?
• Votre solution est-elle interfaçable avec d’autres outils ? (Paie, comptabilité, etc.)

Un ERP bien déployé permet souvent d’accélérer de manière significative l’exécution de nombreuses tâches, réduisant ainsi le temps de traitement moyen par opération. Cette optimisation opérationnelle a un impact direct sur le ROI (Retour sur Investissement) du projet.

La satisfaction des collaborateurs

L’ERP doit accompagner vos collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes. Pour être efficace, la solution doit être adoptée ; Evaluez l’intégration de la solution auprès de vos collaborateurs :

• Les retours positifs et négatifs.
• La solution est-elle utilisée de façon autonome par les collaborateurs ou à la demande des managers ?

L’engagement utilisateur est un bon baromètre de la réussite d’une implémentation d’ERP. Plus les collaborateurs sont impliqués dans la prise en main de l’outil, plus la phase d’implémentation d’un projet ERP est perçue comme une réussite.

La communication

En facilitant l’accès au système d’information de l’entreprise, l’ERP doit vous aider à communiquer avec vos collaborateurs, à améliorer la communication entre les différents métiers et donner une image plus moderne de votre entreprise. Pour évaluer si vous avez atteint cet objectif de communication, vous pouvez :

• Faire un sondage de perception de votre entreprise auprès de vos collaborateurs.
• Analyser la portée des communications d’entreprise en évaluant les connaissances des collaborateurs sur un sujet par exemple ou encore en mesurant le taux de lecture des communiqués.

Les KPI quantitatifs de la réussite de votre projet ERP

Le coût du projet

Combien vous a coûté l’ERP ? Et combien vous coûte-t-il encore aujourd’hui ? En choisissant d’intégrer une solution ERP en mode SaaS, vous avez déjà économisé sur le matériel comme les serveurs, l’infrastructure, etc.

Vous avez le coût de la solution, d’une part :

• La connexion Internet.
• L’abonnement à la solution.
• Le nombre d’utilisateurs, qui depuis la mise en œuvre a peut-être évolué.
• La formation des collaborateurs à l’utilisation du progiciel SaaS.

Et les économies que vous avez réalisées, d’autre part :

• L’entretien du logiciel.
• Fournitures comme le papier, les enveloppes, les timbres, etc.
• Frais de mise en conformité : un choisissant une solution compliante, vous avez des documents qui respectent les exigences réglementaires de votre secteur.
• La main-d’œuvre administrative, avez-vous embauché plus pour gérer votre administratif ou au contraire, votre effectif est-il resté stable ?

Les performances par département

Avez-vous pu améliorer votre rentabilité ?

Analyser les performances en fonction des finalités de chaque métier.

• Pour la gestion commerciale : avez-vous amélioré l’expérience client ?

Vous pouvez le mesurer par rapport aux avis positifs ou négatifs par exemple. Le nombre de nouveaux clients acquis a-t-il augmenté ? Le nombre de fidélisations réalisées ? etc.

• Pour la gestion des Ressources Humaines : faites-vous une meilleure répartition de votre capital humain ?

Vous pouvez le mesurer en fonction du nombre d’intercontrats que vous avez par exemple.

• Pour la gestion des achats : avez-vous réduit vos coûts ?

Pour le mesurer, vous pouvez suivre les négociations avec les fournisseurs et voir le nombre de réductions que vous avez obtenues, les dépenses que vous avez effectuées par rapport à l’année précédente par exemple, etc.

A présent, vous avez un aperçu sur la manière de mesurer le succès de votre projet ERP. Comme évoqué précédemment, ces indicateurs dépendent de vos objectifs et des problématiques que vous voulez résoudre. Il existe bien d’autres mesures à prendre en compte.

Pour conclure sur la façon de mesurer le succès de la mise en œuvre d’un ERP

En prenant la décision stratégique d’investir dans un logiciel ERP, les entreprises veulent répondre à des problématiques de gestion qui freinent leur croissance.

La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré concerne plusieurs métiers clés de l’entreprise comme les achats, les DAF, les ressources humaines, etc.

Il a pour principal objectif d’accroître la compétitivité de l’entreprise. Pour ce faire, cette dernière doit choisir la bonne solution.

Après plusieurs mois d’utilisation, les premiers bénéfices d’un ERP peuvent se voir que ce soit dans les délais de traitements, les saisies manuelles, la communication, etc.

En effet, les bénéfices d’un logiciel de gestion type ERP SaaS sont à la fois quantitatifs et qualitatifs. Vous pouvez analyser certains indicateurs afin de savoir si le projet répond à vos attentes.

Si vous pouvez atteindre vos objectifs et que l’ERP répond à vos problématiques, votre projet ERP est un succès.

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