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La facturation électronique est en train de devenir une réalité incontournable pour toutes les entreprises françaises, et en particulier pour les ESN, cabinets de conseil et sociétés de portage salarial. Si la réforme peut sembler contraignante au premier abord, elle représente surtout une opportunité : gain de temps, meilleure traçabilité, automatisation et réduction des erreurs. Pour que la transition se fasse sans stress ni mauvaises surprises, il est essentiel d’anticiper et de s’organiser. Voici un plan d’action en six étapes, à adapter selon la taille et les spécificités de votre structure.
1. Auditez vos processus internes
Cartographie des flux de facturation
Avant toute chose, prenez le temps d’observer votre fonctionnement actuel. Dressez une cartographie claire de vos flux de facturation : missions récurrentes ou ponctuelles, clients publics ou privés, circuits de validation manuels…
Listing des outils utilisés
Profitez-en pour recenser vos outils existants : ERP, CRM, logiciels de gestion documentaire. Sont-ils compatibles avec les exigences de la réforme (formats Factur-X, UBL, CII) ?
Identification des besoins spécifiques
Cet état des lieux vous permettra d’identifier vos besoins spécifiques : gestion multi-entités, transformation automatique des devis en factures, suivi des prestations récurrentes… C’est la base de toute préparation réussie.
2. Impliquez les équipes et communiquez clairement
Vous êtes bien placé.e pour le savoir. La réussite d’un projet ne dépend pas uniquement de la technique : elle repose aussi sur l’adhésion de vos équipes. Et le basculement vers la facture électronique ne déroge pas à la règle.
Référent interne
Désignez en interne une personne de référence pour la facturation électronique. Ce collaborateur sera en charge de suivre les changements éventuels sur les conditions de mise en place de la facturation électronique (nouveaux décrets, aménagement du calendrier, nouveau cadre réglementaire…etc). Son rôle est de vulgariser l’information pour la rendre accessible à tous : direction, opérationnels, comptabilité.
Communication interne
Expliquez la réforme et les bénéfices à vos équipes : organisez des courtes sessions de sensibilisation ou des ateliers dédiés pour les opérationnels, la comptabilité, la direction.
Support de formation
Préparez un guide express “du devis à la facturation” pour tous les collaborateurs afin que chacun sache quoi faire, quand et comment.
Implication de votre expert-comptable
Associez votre expert-comptable à la réflexion et au pilotage du projet. Son regard extérieur sécurise le projet et évite les oublis.
3. Choisissez (ou validez) votre solution technique
Comptabilité des outils internes
Vérifiez la capacité de votre ERP ou de votre solution de gestion commerciale à générer des factures aux bons formats (Factur-X, UBL, CII). La réussite de la facturation électronique dépend en grande partie de vos outils logiciels.
Choix de votre Plateforme Agréée
Choisissez votre Plateforme Agréée qui centralisera vos flux de facturation, entrants et sortants, et les transmettra au Portail Public de Facturation. Pour connaître les critères clés de sélection, consultez notre guide complet « Comment choisir sa Plateforme Agréée ». Si votre entreprise est une ESN, un cabinet de conseil ou une société de portage salarial, vous pouvez vous appuyer sur la Plateforme Agréée Veryswing qui intègre directement les ERP VSActivity et VSPortage. Cela simplifie les échanges avec vos clients et fournisseurs.
Anticipez les connexions nécessaires à l’annuaire des entreprises et au Portail Public de Facturation. Ce sont des prérequis techniques incontournables pour que vos factures circulent correctement.
4. Préparez l’intégration client
Communication clients
Une transition réussie ne se fait pas en vase clos. Informez vos clients des évolutions (statut de la facturation, formats, circuits d’échanges) et de vos choix. Un simple e-mail explicatif ou une courte réunion peut éviter bien des blocages.
Spécificités pour le portage salarial
Pour les sociétés de portage salarial, soyez particulièrement attentifs au suivi des comptes rendus d’activité et à la bonne transmission des pièces justificatives. Ces documents sont souvent à la base de la facturation et doivent être parfaitement intégrés au nouveau processus de facturation.
5. Testez votre processus de facturation électronique
Avant le grand saut, rien ne remplace des tests en conditions réelles. Sélectionnez quelques clients pilotes et effectuez des envois de factures via votre plateforme agréée ou avec le support de votre expert-comptable.
Vérifiez non seulement la conformité technique, mais aussi la réception côté client. Une facture émise mais non reconnue est une facture qui bloque votre trésorerie.
C’est aussi le moment de former les utilisateurs finaux : assurez-vous que les personnes en charge de l’émission et du suivi des factures maîtrisent bien les outils.
6. Suivez et améliorez
La facturation électronique n’est pas un projet que l’on met en place une fois pour toutes : c’est un processus itératif.
Reporting
Mettez en place un tableau de bord pour le suivi des factures électroniques et du e-reporting. La réforme de la facturation électronique est une formidable opportunité de consolider vos données de facturation et de mieux piloter votre trésorerie.
Pilotage régulier
Planifiez des revues régulières des cas particuliers avec votre cabinet d’expertise comptable ou votre gestionnaire.
Suivi clients et fournisseurs
Restez disponible pour vos clients et vos fournisseurs afin de vous assurer que tout fonctionne.
Veille réglementaire
Gardez un œil attentif sur la réglementation. Les évolutions sont fréquentes et une veille active (DGFiP, Ordre des experts-comptables) vous évitera des ajustements de dernière minute.
La facturation électronique peut paraître complexe, mais avec une approche méthodique, elle devient un levier d’efficacité et de fiabilité. En auditant vos pratiques, en impliquant vos équipes, en choisissant les bons outils et en testant vos processus, vous vous assurez une transition fluide et sereine.
Le maître-mot : anticipation. Plus vous commencez tôt, plus la bascule se fera sans stress. Et souvenez-vous : chaque étape franchie est une opportunité de professionnaliser et de fluidifier votre gestion.
Facturation électronique : optez pour une solution tout-en-un avec Veryswing
Pour simplifier votre passage à l’e-invoicing, appuyez-vous sur l’écosystème Veryswing intégrant :
- Une Plateforme Agréée immatriculée par l’administration fiscale
- Un ERP métier complet : VSActivity pour les ESN et cabinets de conseil ou VSPortage pour les sociétés de portage salarial
- L’automatisation du processus de facturation
👉 Demandez à être rappelé.e gratuitement par un expert Veryswing en cliquant ici.
