Le logiciel SIRH est le meilleur atout de la direction des Ressources Humaines pour faciliter et améliorer les performances du service RH.
Un bon SIRH permet à la fonction RH d’améliorer la gestion des talents, de réduire les tâches chronophages liées à l’administration du personnel, consommatrices de temps et n’apportant aucune valeur ajoutée à l’entreprise.
Vous pouvez rapidement constater le retour sur investissement.
Selon une étude Markess, pour 60% des PME et ETI, la digitalisation des processus RH n’était pas une priorité avant la crise sanitaire. Pour les grandes entreprises, ce taux est réduit à 6%.
Le contexte social lié à la Covid 19 a poussé les entreprises à travailler à distance. Ce nouveau format de travail a accéléré la nécessité pour certaines organisations, qui n’avaient pas encore sauté le pas, d’équiper les métiers de l’entreprise en nouvelles technologies – particulièrement en SaaS.
De surcroît, durant cette période, les entreprises ont fait face à plusieurs difficultés :
- L’adaptation des outils d’échange à distance.
- Le manque de matériel/ matériel non adapté.
- La montée en compétences en terme de management à distance.
C’est dans ce contexte d’évolution sociale et sociétale qu’un logiciel RH peut simplifier la vie de la DRH et du service RH et permettre de gagner du temps sur des tâches administratives.
La solution SIRH permet de gagner du temps, d’améliorer la productivité des Ressources Humaines grâce à l’automatisation, de centraliser les données RH et de pouvoir effectuer des suivis et analyses RH.
Mais quels critères prendre en compte pour choisir le bon SIRH ? On vous donne 9 critères pour bien choisir votre outil RH.
9 critères pour choisir son logiciel SIRH
A quels besoins doit répondre la solution SIRH ?
Pour commencer, vous devez effectuer un état des lieux de votre entreprise à travers un audit interne. Ainsi, vous pourrez identifier les problématiques auxquelles le logiciel RH devra répondre.
A la fin de l’audit, vous devez être en capacité de répondre aux questions suivantes :
- Quels sont les acteurs concernés par le projet ?
- Quels sont les processus RH à améliorer ?
- Quels sont vos besoins fonctionnels ?
- Quels sont les outils déjà existants au sein de votre entreprise ?
- Quel est votre budget ?
Ces questions vous permettront de dégager plusieurs solutions SIRH qui répondent à vos critères.
Par exemple, le SIRH VSExperience est personnalisable et propose plusieurs modules pour accompagner votre gestion des femmes et des hommes de votre entreprise.
- Gestion du personnel.
- Gestion des notes de frais.
- Gestion du temps.
- Planning.
- Etc.
1. Les données de votre SIRH sont-elles sécurisées ?
Le service des ressources humaines est amené à traiter des données RH très sensibles avec la solution de gestion SIRH.
Vous devez donc vous assurer que le système d’information des ressources humaines sera bien sécurisé et ainsi savoir :
- Où seront hébergées vos données RH ? Renseignez-vous sur la localisation des serveurs (on-premise ou cloud) et sur la possibilité de récupérer vos données en cas de changement de fournisseur.
- Les données RH en transit sont-elles cryptées ?
- Les certifications de l’éditeur du logiciel RH (ISO 27001, …)
- Comment les collaborateurs doivent-ils s’authentifier à la solution SIRH ? Vérifiez les protocoles de sécurité mis en place (chiffrement, authentification à plusieurs facteurs, etc.).
Par exemple, VSExperience est un logiciel SIRH 100% hébergé en France. La connexion entre les utilisateurs et l’application est sécurisé (TLS 256bits). La solution SIRH propose plusieurs manières de s’authentifier (SSO, double facteur, etc).
2. La solution SIRH est-elle facile à mettre en place ?
Pour une gestion RH plus performante, vous devez avoir un accès n’importe quand et n’importe où aux données de votre entreprise. Une solution RH en mode SaaS permet de se connecter à la plateforme et d’accéder aux données même en dehors du bureau. Il suffit d’une simple connexion internet.
3. L’outil de gestion SIRH est-il interopérable ?
Il est important que votre SIRH puisse s’interfacer avec d’autres logiciels informatiques (logiciel de paie, comptabilité, etc) ou services (URSSAF, etc).
Assurez-vous qu’il facilite la synchronisation des données entre différents systèmes pour éviter les doubles saisies et améliorer la productivité.
Le SIRH vse s’interface avec d’autres applications pour gérer votre comptabilité, votre paie, vos exports, les DPAE, etc.
4. La solution SIRH est-elle simple d’utilisation ?
Plus le logiciel RH est facile à prendre en main, plus rapidement l’ensemble des acteurs seront opérationnels sur le SIRH.
Une interface intuitive est cruciale pour garantir l’adhésion des utilisateurs et limiter les besoins de formation.
Vérifiez si le SIRH offre une application mobile ou une version responsive pour que les employés puissent y accéder en déplacement.
Pour vérifier la simplicité d’utilisation de la solution GRH, vous pouvez demander une démonstration ou effectuer un essai.
5. La solution SIRH est-elle évolutive ?
Ce n’est plus un secret, l’environnement RH évolue constamment, il est donc important que la solution de gestion RH soit en capacité d’évoluer en même temps.
Vous devez vérifier que l’éditeur de votre logiciel SIRH :
- Respecte les évolutions réglementaires liées aux RH ;
- Propose de nouvelles fonctionnalités dans le temps ;
- Est à l’écoute des besoins des utilisateurs.
Si l’on reprend l’exemple de l’application VSExperience, les équipes effectuent plusieurs montées de version dans l’année afin de proposer des nouveautés, d’offrir des évolutions demandées par les utilisateurs et de s’adapter aux évolutions réglementaires. Il existe même un Club Utilisateurs chez Veryswing qui rassemble la communauté des utilisateurs autour des bonnes pratiques, des demandes d’évolution et de phases de beta-testing. La société Veryswing a mis en place Fit Your Needs, un outil grâce auquel les clients peuvent faire des demandes d’évolutions qui sont ensuite soumises aux votes des autres utilisateurs.
6. La solution SIRH rentre-t-elle dans votre budget ?
Trouver un logiciel RH qui répond à tous vos besoins est une chose. Encore faut-il qu’il vous soit accessible.
Certains SIRH sont proposés sous forme d’abonnement (SaaS), tandis que d’autres nécessitent l’achat d’une licence.
Vous devez également prendre en considération le prix et les coûts supplémentaires si vous demandez des développements spécifiques.
Vérifiez que votre solution SIRH a la couverture fonctionnelle la plus large possible pour éviter les mauvaises surprises. Contrôlez aussi l’évolution du coût selon le nombre d’utilisateurs. Certains éditeurs de logiciels pratiquent une logique de palier tarifaire qui peut vite tourner à votre désavantage.
Analysez les économies potentielles et l’augmentation de productivité pour évaluer le retour sur investissement.
7. L’éditeur de la solution SIRH propose-t-il un support technique ou client ?
Mettre en place une nouvelle solution GRH au sein de son entreprise n’est pas anodin. C’est pourquoi avoir un bon accompagnement est important pour un démarrage réussi et au-delà. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour connaître les conditions d’accompagnement lors de l’implémentation de votre SIRH. Ne sous-estimez pas les besoins en support après la mise en place. Vérifiez que votre prestataire propose un support technique et un service client accessible et disponible ! N’hésitez pas à contacter d’autres clients du logiciel au préalable pour avoir leur feedback avant de vous lancer.
8. La solution SIRH est-elle paramétrable pour l’étranger ?
Si votre entreprise est implantée dans plusieurs pays, le dispositif RH doit pouvoir s’adapter aux règles en vigueur dans le pays en question (congés payés, jours fériés, obligations légales, etc). Vérifiez aussi que l’interface est disponible dans d’autres langues, a minima l’anglais pour vos filiales à l’étranger.
9. Le SIRH peut-il gérer plusieurs entités ?
Si votre entreprise est un groupe composé de plusieurs sociétés, il se peut que vous ayez besoin d’une gestion des ressources humaines différenciée par entité. Tous les SIRH n’offrent pas cette possibilité. Pensez à bien spécifier ce besoin dans votre cahier des charges et à challenger les éditeurs pour connaître leurs capacités.
Testez le SIRH VSExperience avant de vous lancer
Vous hésitez sur le choix de votre SIRH ?
Vous pouvez tester gratuitement et sans engagement vse (VSExperience), le SIRH développé par Veryswing pour les services de ressources humaines.
