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Dans les ESN et les cabinets de conseil, la facturation au forfait est un modèle très répandu et plébiscité pour sa simplicité et sa prévisibilité.
Par opposition à la Régie qui se facture au temps passé, l’affaire en forfait peut être facturé :
- soit sur la base d’un échéancier contractuel daté,
- soit sur la base d’un état d’avancement contractuel.
Mais attention !
Si la facturation au forfait n’est pas bien maîtrisée dans votre société de services, vous vous exposez à plusieurs risques : erreurs d’estimation, dérive du périmètre, retards de facturation, litiges clients…
Le risque principal d’un forfait est le dépassement de production, c’est-à-dire que la production réelle est supérieure à la production estimée par l’avant-vente, avec, pour conséquence, une baisse, voire une perte de la marge.
Dans cet article, nous vous proposons de mieux comprendre vos risques en cas de facturation au forfait et les bonnes pratiques à mettre en place pour réduire cette incertitude.
Les principaux risques liés à la facturation des projets au forfait
Si la facturation au forfait apporte une meilleure visibilité financière aux clients, elle impose aux sociétés de services une rigueur de gestion sans faille. Sans outils adaptés, ce mode de facturation peut impacter directement votre rentabilité et votre trésorerie.
Mauvaise évaluation des charges
Un devis mal calibré peut entraîner une sous-estimation du temps et des ressources nécessaires. Résultat ? L’équipe dépasse le budget initial, mais la facture reste la même.
Dérive du périmètre (Scope Creep)
Un projet évolue souvent au fil des échanges avec le client. Mais chaque demande supplémentaire non facturée grignote votre marge. Sans un suivi rigoureux des ajustements contractuels, il devient difficile de renégocier et facturer ces évolutions.
Suivi des temps insuffisant
Même sur un forfait, le suivi des temps passés reste crucial pour analyser la rentabilité du projet. Sans cet indicateur, impossible de savoir si votre équipe dépasse les estimations et si vous restez dans les clous par rapport au budget initial.
Retards et problèmes de trésorerie
Quand la facturation repose sur un planning de livrables, le moindre retard de validation côté client peut décaler le paiement. Et c’est votre trésorerie qui en pâtit ! Sans un suivi précis des échéances, les encaissements deviennent imprévisibles.
Erreurs administratives et litiges clients
Un oubli de facturation, un mauvais calcul d’échéance ou une erreur de reporting ? Voilà qui peut nuire à la relation client et engendrer des litiges.
Pour éviter ces écueils, nous vous recommandons ces 5 bonnes pratiques lors de la vente de projets au forfait.
5 bonnes pratiques pour vos projets facturés au forfait
La phase d’avant-vente
- Lors de la construction de l’offre forfaitaire, la provision pour risques est très répandue au sein des ESN. Elle consiste à ajouter un pourcentage au total pour couvrir les éventuels dépassements sur un second volet dédié.
- Incluez au plus tôt les chefs de projets pour une relecture de la proposition commerciale avant l’envoi au client avec une tâche commerciale.
- Définissez un taux de marge cible dédié à vos commerciaux, pour maintenir le goût du challenge !
L’enregistrement de la vente
- Structurez votre affaire à l’identique du projet, en respectant notamment les différentes phases. Ainsi, un développeur verra qu’il a 25 jours en phase 1 puis 75 jours en phase 2, et non pas directement 100 jours qui pourrait lui laisser le sentiment « qu’il a largement le temps ».
- Enregistrez avec soin les échéances de facturation en précisant si des documents doivent être joints à la facture afin de les générer depuis votre ERP, puis de les envoyer pour signature électronique à votre client.
- Conservez et tenez à la disposition de l’ADV, Chef de projet et Contrôleur de gestion tous les documents contractuels dans l’ERP. Partagez en l’accès avec toute la sécurité requise.
Le suivi de la production
- Plutôt qu’une saisie en fin de mois, préférez un rythme hebdomadaire ou bimensuel des temps de production réalisés par les consultants.
- Demandez aux consultants de saisir un court commentaire pour préciser les actions réalisées pour chaque temps imputé.
- En cas de dépassement, la soumission du Compte-rendu d’activité du consultant doit être bloquée afin que celui-ci contacte directement le chef de projet pour discuter de la situation.
- La validation du Compte-rendu par le Manager puis par le Chef de projet peut être sécurisant pour la qualité de l’imputation.
Le suivi de projet
Les chefs de projet doivent disposer d’informations en temps réel concernant la planification, la production et la facturation de leur projet. Il leur est également indispensable de pouvoir décider de la valorisation d’une journée déclarée par un consultant : est-elle vraiment valorisable ?
Mensuellement, le chef de projet devra être en mesure de définir un pourcentage d’avancement. Ce n’est pas parce que 50 jours / 100 ont été produits que vous êtes à 50% d’avancement. Cet avancement doit vous permettre d’ajuster le chiffre d’affaires du projet au travers des FAE et PCA (Factures à Emettre et Produits Constatés d’Avance).
Des synthèses pour la Direction
Les forfaits se passent-ils bien ? Disposez d’une synthèse avec le pourcentage d’avancement des projets associés à un picto « tendance projet ».
Les écarts sont-ils sous contrôle ?Accédez à la liste des FAE / PCA et prenez connaissance de l’analyse du contrôleur de gestion. Associez vos données à un outil BI pour aller encore plus loin dans votre maîtrise des indicateurs de bonne santé projets !
Et pour mettre en place ces différentes actions, utilisez un ERP adapté à votre métier et bien paramétré pour coller à vos processus internes.
Comment un ERP aide à mieux maîtriser la facturation des projets au forfait ?
L’ERP est bien plus qu’un simple outil de gestion : il devient le chef d’orchestre des processus administratifs et financiers de votre société de services. Voici comment il peut transformer votre gestion de la facturation au forfait :
Un suivi précis des temps et des charges
Un ERP permet de lier les feuilles de temps au projet pour suivre précisément la consommation des ressources. Cela permet d’anticiper les dépassements et d’ajuster rapidement le tir.
Une gestion contractuelle centralisée
Avec un ERP, tous les contrats, devis et bons de commande sont stockés et accessibles en un clic. Vous pouvez ainsi facilement identifier ce qui est inclus dans la prestation et ce qui relève d’un ajustement facturable.
L’automatisation de la facturation
L’ERP permet de déclencher automatiquement les factures en fonction de l’avancement du projet :
- À la livraison d’un livrable ;
- À des dates prédéfinies ;
- Sur validation d’un jalon.
Plus besoin de relancer manuellement les équipes, tout se fait automatiquement en fonction du contrat signé.
Un contrôle en temps réel des indicateurs clés
Grâce à des tableaux de bord dynamiques, vous pouvez suivre l’état de facturation, la marge prévisionnelle et la rentabilité de chaque projet.
Une meilleure communication avec le client
Un ERP vous aide à assurer une transparence totale avec vos clients en générant des rapports détaillés sur l’avancement et les consommations. Cela évite les désaccords et facilite la validation des factures.
VSActivity : l’ERP SaaS qui sécurise la facturation des projets au forfait
Notre logiciel VSActivity est conçu pour répondre spécifiquement aux besoins des ESN et Cabinets de conseil. Il est parfaitement adapté à la gestion de projets au forfait et intègre toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion du risque pour ce mode de facturation.
Un suivi avancé des projets et des budgets
VSActivity permet un suivi en temps réel de la consommation des ressources. Vous visualisez immédiatement les écarts entre le prévisionnel et le réalisé pour ajuster si besoin.
Une facturation automatisée
Avec vsa, les factures sont générées automatiquement en fonction des jalons définis, des temps passés ou des contrats signés. Plus d’oubli, plus d’erreur !
Des tableaux de bord en temps réel
Grâce à des indicateurs clairs et visuels, vous avez une vue d’ensemble sur les factures en attente, les paiements reçus et les marges par projet.
Une traçabilité complète des échanges
Tous les échanges avec vos clients sont centralisés dans l’ERP. Vous avez ainsi la garantie d’une gestion fluide et transparente des contrats et des relances de paiement.
Une gestion intégrée entre ventes, ADV et finance
VSActivity fluidifie la collaboration entre les équipes et permet une vision 360° de la relation client : de la signature du contrat à la facturation finale.
Testez la facturation au forfait ou en régie de VSActivity
Avec un ERP métier comme VSActivity, vous pouvez réduire les risques, gagner en efficacité et optimiser la rentabilité de chaque projet. L’outil s’adapte aussi bien à la facturation en régie ou au forfait.
C’est peut-être le moment pour vous de mieux cadrer vos projets ?
Prenez rendez-vous avec l’un de nos consultants pour une démo des fonctionnalités de vsa. C’est gratuit et sans engagement.
