Avec la crise du Covid 19 et les confinements à répétition, le télétravail a gagné du terrain dans les entreprises. Même si le retour au bureau semble inéluctable, les salariés restent très attachés à ce nouveau mode de travail.
Moins de trajets, moins de stress, une plus grande flexibilité dans son organisation vie pro – vie perso… Le télétravail reste un critère de choix pour les candidats des ESN, en particulier les jeunes générations.
D’après une étude Gartner récente, 75% des cadres ont des attentes plus importantes en matière de flexibilité au travail. Un tiers des cadres supérieurs ayant reçu un ordre de retour au bureau ont déclaré qu’ils quitteraient leur entreprise actuelle pour ce motif.
Le travail hybride soulève pourtant de nombreuses questions au sein des ESN qui veulent maintenir ce mode de travail pour rester attractives :
- Comment suivre les jours de présence au bureau et de télétravail de chaque salarié ?
- Comment maintenir la collaboration entre les équipes, même à distance ?
- Comment diffuser la culture d’entreprise à distance ?
- Quels outils mettre en place pour rompre l’isolement des collaborateurs ?
- Comment sécuriser l’accès aux données ?
L’utilisation d’un ERP permet de répondre à l’ensemble de ces préoccupations. Centralisation de l’information, automatisation des processus, sécurisation des données… Les atouts d’un ERP sont nombreux pour permettre une organisation du travail fluide et efficace, même à distance !
Les avantages de l’ERP pour gérer le télétravail en ESN
Centralisation des informations et accessibilité
L’ERP centralise toutes les données de l’entreprise en temps réel : vos employés peuvent les consulter et les mettre à jour, quel que soit leur emplacement géographique. De cette manière, toutes les équipes travaillent avec les mêmes informations. Fini les erreurs et les doublons !
Amélioration de la communication
Les documents de travail peuvent aussi être stockés et partagés directement dans l’ERP, sans passer par des solutions tierces. Le portail d’entreprise permet de diffuser les dernières actualités sur votre entreprise pour que tous les salariés aient accès à la même information simultanément. Certains ERP incluent un tableau de bord individuel par collaborateur qui lui permet d’accéder, en ligne, à son dossier personnel (demande de congés, absences, notes de frais, …).
Pilotage des performances en temps réel
Avec un ERP, vous pouvez suivre vos différents indicateurs en temps réel et même suivre les performances individuelles et collectives. Les managers peuvent ainsi évaluer en temps réel l’efficacité des équipes en télétravail et ajuster les stratégies si nécessaire. L’édition de rapports automatiques simplifie l’analyse et donne une vision transverse de l’activité.
Sécurisation des données
Les ERP permettent de définir des niveaux d’accès selon les rôles des employés : seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier certaines informations. C’est évidemment un point crucial pour les travailleurs à distance. Les données sont souvent hébergées sur le cloud, offrant des niveaux de sécurité élevés, avec des sauvegardes régulières. C’est un gage de confiance pour éviter les pertes de données lors du télétravail.
Suivi de projet à distance
L’ERP permet de suivre les activités de chaque collaborateur et d’assigner des tâches à travers des workflows prédéfinis. La coordination des équipes et le suivi de l’état d’avancement des projets sont simplifiés, même si vos équipes sont dispersées géographiquement.
Automatisation des processus
L’ERP permet d’automatiser certaines tâches répétitives, comme la génération de factures ou le suivi des dépenses. Vos employés en télétravail peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus complexes.
Avec un ERP, vous pouvez définir des flux de travail structurés et automatisés : vous avez ainsi l’assurance que les processus sont respectés même en télétravail et que chaque collaborateur sait ce qu’il a à faire.
Exemples d’application d’un ERP pour gérer le télétravail par métier
A chaque métier ses spécificités pour travailler en home office. Un ERP modulable et bien pensé permet de s’adapter aux besoins métiers d’une ESN dans le contexte particulier du télétravail.
Vous êtes Responsable des Ressources Humaines
- Fluidifiez la communication avec vos salariés sur l’actualité et les informations clés de l’entreprise : le « communiqué d’entreprise », diffusé en version électronique sur le portail d’entreprise, est un excellent outil pour faire passer un message à l’ensemble de vos collaborateurs.
- Utilisez le tableau de bord numérique de vos collaborateurs pour transmettre des documents administratifs ou des informations spécifiques pour le salarié. L’ERP VSActivity intègre une application mobile qui permet aux collaborateurs de consulter leur tableau de bord depuis leur smartphone.
- Renseignez et suivez le matériel mis à disposition du collaborateur pour accompagner le télétravail, directement dans votre ERP.
- Gérez à distance les formations et certifications de vos salariés dans un module centralisé de votre ERP, pour suivre leur évolution professionnelle et leur montée en compétences.
- Préparez la paie, à distance, depuis le module RH de votre ERP.
Vous êtes Manager
- Décidez des collaborateurs pouvant faire des demandes de télétravail, en accord avec vos Ressources Humaines bien entendu ! Tous vos collaborateurs ne sont peut-être pas éligibles de la même façon au télétravail. Les jours de travail à distance peuvent aussi varier d’une semaine à l’autre. Il vous faut donc une organisation au cordeau pour gérer tout ce petit monde.
- Gérez les demandes de télétravail en ligne : un système de workflow vous permet de valider les demandes de télétravail depuis le Web ou une application mobile.
- Obtenez une vue d’ensemble sur les collaborateurs en télétravail grâce au tableau de bord.
- Planifiez les agendas de vos collaborateurs rapidement pour anticiper, simuler et mieux gérer les disponibilités.
- Suivez les temps passés sur chaque activité par vos consultants et pilotez l’état d’avancement des projets.
Vous êtes Consultant
Le suivi de projets représente un enjeu majeur de votre activité, de même que l’accès aux données en temps réel ou encore le partage d’informations avec les équipes.
- Faites vos demandes d’absence, de télétravail ou saisissez un arrêt maladie directement dans l’ERP.
- Retrouvez rapidement vos informations sur votre tableau de bord personnel en ligne.
- Saisissez votre Compte Rendu d’Activité depuis l’interface de votre ERP ou directement sur l’App associée s’il y en a une – comme c’est le cas pour l’ERP VSActivity
Vous êtes Commercial
- Gérez votre prospection en ligne via le module CRM de votre ERP
- Créez et assignez des tâches aux collaborateurs ou à vous-même pour mieux gérer votre pipeline de vente.
- Restez informé grâce aux alertes commerciales : signature de devis, renouvellement de mission, dépassements budgétaires sur les projets vendus.
- Echangez avec vos collègues sur les affaires en cours via le fil de discussion en ligne.
- Accédez à la liste de vos prospects ainsi qu’aux informations les concernant : recontactez-les en maîtrisant l’historique de la relation avec eux.
- Référencez les opportunités commerciales et répondez y en générant rapidement des devis et des propositions à partir de vos modèles enregistrés.
- Visualisez en un coup d’œil les ressources disponibles, internes et externes, pour chaque nouvelle affaire.
Vous êtes Responsable Financier ou DAF
- Vous disposez des données en temps réel : CA production, CA facturés, frais, achats, comptes d’exploitation, suivi budgétaire, etc.
- Les données sont centralisées, sécurisées, fiables et accessibles depuis chez vous.
- Grâce aux Reportings automatisés, vous pouvez surveiller l’évolution de l’activité et de la trésorerie.
Vous êtes Responsable de l’Administration des Ventes
- Les mises à jour en temps réel avec des données fiables vous permettent de continuer votre activité de gestion, facturation, etc.
- Vous avez une vision transverse des activités de l’entreprise qui doivent produire de la facturation.
Vous êtes Dirigeant
- Vous gardez un œil sur l’ensemble de l’activité de votre entreprise grâce aux différents rapports et graphiques de pilotage proposés.
- Vous pouvez communiquer facilement avec vos équipes.
- Et prendre des décisions stratégiques en fonction des situations.
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Pour faciliter le télétravail et maintenir la productivité des équipes, mettez à disposition de vos collaborateurs les outils qui leur permettent de travailler à distance.
VSActivity est un ERP SaaS conçu pour les sociétés de services et accessible depuis n’importe où. L’application mobile MyVS liée à vsa facilite l’accès aux données et la saisie d’informations. La solution centralise l’ensemble des informations concernant vos activités et vous permet de reprendre le cours de vos actions, missions et projets. Vos collaborateurs disposent de l’accès au portail d’entreprise avec l’ensemble des documents de la société et les dernières actualités.
Il ne vous reste plus qu’à tester ou demander une démo.
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