Témoignage de Benoit Aumard, Directeur qualité chez UTI Group
Fondée en 1986, UTI Group est une société de services en informatique, spécialisée dans le conseil et l’ingénierie pour les secteurs de la banque, de la finance, de l’assurance, de l’industrie et des services.
Avec ses trois implantations stratégiques à Paris, Lyon et Strasbourg, l’entreprise est reconnue pour sa démarche RSE évaluée annuellement par EcoVadis et sa certification ISO 9001 version 2015.
Un contexte de transition technologique
Lorsque certains cadres en charge des systèmes d’information et des outils de gestion approchaient de l’âge de la retraite, il devenait crucial pour UTI Group de moderniser ses processus. Les sept outils de gestion développés en interne dans les années 90 montraient des signes d’essoufflement.
L’entreprise a donc choisi de se tourner vers une solution clé en main.
Benoît Aumard, Directeur Qualité chez UTI Group, explique :
« Il était nécessaire de trouver une solution capable d’absorber toutes nos données provenant de différentes origines et de les centraliser dans un unique contenant. »
Le choix de vsa : une évidence structurée
Après une étude de marché approfondie, VSActivity s’est imposé comme l’outil idéal.
Sa double proposition On Premise et SaaS, sa structure bien définie et la réactivité de l’équipe commerciale ont séduit UTI Group. L’un des points clés était également la conformité aux normes strictes imposées par la réglementation française, particulièrement sur la facturation.
« Nous sommes cotés en bourse sur un marché très réglementé. Il était primordial d’avoir un outil aligné avec ces obligations, notamment pour toute la partie facturation », précise Benoît Aumard.
L’intégration de vsa a été planifiée en deux temps. Le déploiement a d’abord eu lieu dans les entités en province avant de s’étendre à Paris, représentant près de 80 % de l’activité de l’entreprise. Cette stratégie a permis de tester et d’ajuster l’utilisation de l’ERP avant son déploiement complet.
« Dès le premier mois, nous avons pu facturer et nous avons été très bien encadrés par l’équipe de Veryswing », souligne Benoît.
Un gros travail de préparation a été réalisé en amont : reprise de données, développement spécifique selon les besoins et formation des équipes.
Initialement déployé en mode On Premise, UTI Group a rapidement fait évoluer son système vers le mode SaaS pour simplifier la gestion et réduire les coûts de maintenance.
« Le mode SaaS répondait mieux à nos attentes », ajoute Benoît.
Des résultats concrets et mesurables
Après plus de deux ans d’utilisation, vsa a permis à UTI Group d’arrêter l’utilisation des sept outils précédents. Les bénéfices sont significatifs :
- Gain de temps : L’édition simultanée de toutes les factures a considérablement accéléré les processus administratifs.
- Réduction des coûts : La dématérialisation des ordres de mission a non seulement réduit la consommation de papier mais aussi les coûts postaux.
- Amélioration de la réactivité : Les commerciaux en déplacement ont désormais accès aux informations en temps réel, facilitant les échanges avec les clients.
« La direction dit souvent : la donnée qui est vraie, c’est la donnée de vsa« , confie Benoît.
La fiabilité des données et la rapidité des reporting ont largement optimisé le fonctionnement interne.
L’intégration de vsa a également amélioré l’implication des collaborateurs. Un exemple marquant est le passage d’un questionnaire de satisfaction papier à un format digital via le progress plan sur le CRA.
« Nous sommes passés de 30 % à 95 % de taux de retour », précise Benoît.
Le support de Veryswing est également salué pour sa réactivité.
« Un vendredi à 17h, j’ai soumis un ticket. Je ne m’attendais pas à avoir de retour avant un moment. J’ai eu une réponse avec une solution 30 minutes plus tard. »
UTI Group continue d’explorer les possibilités offertes par vsa, avec notamment de nouvelles initiatives de dématérialisation.
« Gain de temps, d’argent et réactivité » résument parfaitement les bénéfices de cette transition réussie.
Faites confiance à VSActivity pour rationnaliser vos processus
Que vous représentiez un cabinet de conseil, une ESN, un éditeur de logiciels ou une société d’ingénierie, vous pouvez simplifier la gestion de votre entreprise :
- Pilotage de l’activité de vos équipes : gestion des ordres de mission, saisie des temps et comptes-rendus d’activité, planification des consultants par projet.
- Gestion commerciale : centralisation des prospects et clients dans un CRM, suivi des pipelines de vente, gestion des affaires, signature électronique
- Gestion des ressources humaines : base candidats centralisée, multidiffusion d’offres d’emploi, portail d’entreprise, préparation de la paie, gestion des absences et des notes de frais
- Contrôle financier et reporting : automatisation de la facturation et du recouvrement, pilotage centralisé des achats, gestion financière et suivi du budget
Comme UTI Group, votre société peut s’appuyer sur le potentiel offert par vsa pour la digitalisation de vos processus métiers.
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