Témoignage de Mathilde WARINGO, Responsable des Ressources Humaines chez Medexprim.
Medexprim, fondée en 2015, s’est spécialisée dans l’extraction de données réelles pour la recherche clinique, en agrégeant des données cliniques, biologiques, pharmacologiques et d’imagerie issues d’un réseau d’une trentaine d’hôpitaux en Europe.
En 2023, BC Platforms, acteur majeur dans l’analyse et la gestion des données de santé, a acquis Medexprim, renforçant ainsi sa capacité à fournir un accès sécurisé à des données cliniques et d’imagerie à ses partenaires biopharmaceutiques en Europe. Cette acquisition vise à construire le plus grand réseau de données de santé au monde pour la médecine de précision, accélérant le développement des médicaments et améliorant la santé des patients.
Dans le cadre de sa croissance, Medexprim a cherché à optimiser la gestion de ses ressources humaines. Mathilde Waringo, Responsable RH chez Medexprim, nous détaille comment la société a optimisé sa gestion RH avec le logiciel SIRH VSExperience.
Un besoin de structuration RH dans un contexte de croissance
La gestion des ressources humaines devenait un défi majeur, l’équipe RH devait jongler avec de nombreuses tâches administratives, des processus inefficaces et un manque de centralisation des informations.
« La société comptait une trentaine de salariés, environ sept ans après sa création, mais connaissait désormais une croissance rapide. Les informations RH étaient dispersées entre différents outils et feuilles de calcul, ce qui entraînait des saisies en doublons, des risques d’incohérence et une perte de temps importante pour les récupérer et les traiter.
Nous avions besoin d’une solution capable de simplifier et d’automatiser nos processus, afin que nous puissions nous concentrer sur l’accompagnement de nos collaborateurs et le développement de nos talents », explique Mathilde.
Face à ces enjeux, Medexprim a choisi d’intégrer vse, un logiciel de gestion des ressources humaines développé par Veryswing.
» vse est un SIRH pensé pour le secteur des bureaux d’études, il est très complet avec de nombreux modules utiles et interconnectés comme la gestion du temps, les notes de frais, la gestion des candidats et puis celle du personnel et la préparation de la paie », souligne Mathilde.
Une automatisation des tâches administratives
Avec VSExperience, de nombreuses tâches chronophages ont été automatisées. La gestion des congés, le suivi des entretiens annuels ou encore la mise à jour des dossiers collaborateurs se font désormais de manière fluide et rapide.
« Nous avons réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives. Ce gain de temps nous permet d’être plus disponibles pour nos équipes et d’améliorer l’expérience collaborateur », ajoute Mathilde.
Un impact positif sur les collaborateurs
L’intégration de vse a été bénéfique aux employés de Medexprim. Grâce à une interface intuitive, ils peuvent désormais gérer eux-mêmes certaines informations, soumettre des demandes de congés en toute simplicité et consulter leurs documents RH sans intermédiaire.
« Les collaborateurs apprécient l’autonomie que leur offre l’outil. Ils ont une meilleure visibilité sur leurs informations et n’ont plus besoin de solliciter constamment l’équipe RH. L’application mobile leur permet également de gagner en rapidité, sur la saisie des notes de frais par exemple », précise Mathilde.
L’équipe RH aussi a été positivement impactée, avec une gestion RH plus fluide et l’automatisation des tâches chronophages.
« La solution a simplifié de nombreuses tâches administratives, automatisant des processus chronophages et réduisant ainsi la charge de travail pour les RH. »
Un outil au service de la stratégie RH
En plus de simplifier la gestion quotidienne, vse permet à Medexprim d’exploiter des données précises pour mieux piloter sa stratégie RH. L’analyse des indicateurs clés facilite la prise de décision et l’anticipation des besoins en recrutement ou en formation.
« VSExperience nous aide à structurer notre politique RH sur le long terme. Nous disposons d’une vision plus claire de l’évolution des effectifs et des compétences, ce qui nous permet d’aligner notre stratégie avec nos objectifs de croissance », précise Mathilde.
Ce que Medexprim apprécie particulièrement chez VSExperience
Un accompagnement de qualité
L’un des éléments clés qui a convaincu Medexprim est la qualité de l’accompagnement proposé par Veryswing. Dès le début du projet, l’équipe commerciale a su comprendre les besoins spécifiques de Medexprim et proposer une solution adaptée. De plus, le support technique s’est révélé particulièrement réactif et efficace, garantissant une adoption fluide du logiciel.
« Le consulting initial nous a permis de structurer nos besoins, et l’équipe Veryswing a toujours été disponible pour répondre à nos questions, que ce soit lors du déploiement ou dans notre utilisation quotidienne », souligne Mathilde.
Des fonctionnalités adaptées aux besoins de Medexprim
VSExperience se distingue également par la richesse de ses fonctionnalités, qui couvrent l’ensemble des besoins RH de Medexprim. Parmi les modules particulièrement appréciés :
- L’application mobile, permettant d’accéder aux informations RH à tout moment, est très apprécié par les collaborateurs.
- Le paramétrage avancé, offrant une grande flexibilité pour adapter l’outil aux spécificités de l’entreprise, est un essentiel.
- Les notifications par email pour les demandes de congés et les anniversaires des employés, sont également très appréciées par tout le monde.
- La vue centralisée de toutes les absences des employés, permettant de savoir facilement qui est absent chaque jour, ce qui aide à mieux planifier les tâches, est un favori des managers.
- L’export des tableaux personnalisés vers Excel, facilitant les analyses et les rapports, est un indispensable pour Mathilde.
- La polyvalence du SIRH, permettant de tout gérer sur une même plateforme, est exactement ce dont ils avaient besoin :
« Nous avons choisi de recourir à la solution vse car elle répondait parfaitement à nos besoins initiaux, notamment la polyvalence où la gestion des absences, les notes de frais, la paie, le recrutement, l’onboarding et l’offboarding sont réunis au sein de la même plateforme, et une prise en main aisée facilitant son adoption par nos collaborateurs.
De plus, la facturation mensuelle en fonction du nombre d’utilisateurs réellement présents était pertinente pour nous », conclut Mathilde.
Vous aussi, choisissez le SIRH VSExperience pour optimiser votre gestion RH et votre Recrutement
Avec vse, vous profitez d’un SIRH conçu spécifiquement pour la gestion RH, le Recrutement et l’Expérience Collaborateur :
- Gestion du personnel : préparation de la paie, portail d’entreprise… Centralisez, simplifiez et optimisez la gestion administrative de vos salariés.
- Formations et certifications : valorisez le capital humain de votre entreprise et accompagnez l’évolution de vos collaborateurs.
- Recrutement : Centralisez votre base de candidats, simplifiez vos actions de recrutement et suivez vos recherches au sein du même outil. Dénichez les meilleurs talents et soignez votre marque employeur avec l’onboarding et offboarding.
- Suivi des activités : planning, absences, notes de frais… Suivez les temps déclarés par vos collaborateurs sur chaque activité, validez les workflows et gérez les cas de télétravail, temps partiel…
Comme Medexprim, votre société peut s’appuyer sur le potentiel offert par vse pour bénéficier d’un gain de temps dans chaque tâche administrative et une vision unifiée des données.
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