Mathilde WARINGO, Responsable des Ressources Humaines chez Medexprim.
Medexprim est membre du groupe BC Platforms. BC Platforms est une entreprise leader dans les domaines des données réelles, des plateformes technologiques et des services scientifiques, révolutionnant l’intersection des sciences de la vie et des soins de santé. Leur mission est d’utiliser des technologies innovantes pour faire progresser la médecine personnalisée et la pratique clinique.
Nous avons interviewé Mathilde WARINGO, Responsable des Ressources Humaines chez Medexprim, société de 40 collaborateurs.
Comment décririez-vous vse à quelqu’un d’autre ?
« VSExperience (vse) est un SIRH pensé pour le secteur des bureaux d’études, il est très complet avec de nombreux modules utiles et interconnectés comme la gestion du temps, les notes de frais, la gestion des candidats et puis celle du personnel et la préparation de la paie.
Il est facile à utiliser et rapide à mettre en place, le fait de pouvoir modifier en tant qu’administrateur certains paramètres au besoin me fait gagner beaucoup de temps, l’export de tableaux personnalisés est également très pratique. »
Dans quel contexte avez-vous choisi de mettre en place une solution métier en mode SaaS ?
« En 2022, rapidement après ma prise de fonction, j’ai constaté que nous étions confrontés à plusieurs problématiques liées à la gestion des ressources humaines et à la nécessité d’améliorer l’efficacité et la cohérence de nos processus internes.
La société comptait une trentaine de salariés, environ sept ans après sa création, mais connaissait désormais une croissance rapide. Les informations RH étaient dispersées entre différents outils et feuilles de calcul, ce qui entraînait des saisies en doublons, des risques d’incohérence et une perte de temps importante pour les récupérer et les traiter.
Nous avions besoin d’optimiser nos processus et de garantir une intégration fluide des nouveaux collaborateurs, ce qui était difficile avec notre système en place. Nous voulions automatiser et centraliser toutes les tâches administratives liées aux RH avec un système facile à prendre en main pour tous les utilisateurs.
Ce changement a significativement amélioré notre efficacité opérationnelle, réduit les risques d’erreurs administratives et renforcé l’adhésion des collaborateurs aux processus mise en place par leur simplicité d’utilisation. »
Pourquoi avez-vous pensé que recourir à la solution vse était une bonne idée ?
« Nous avons choisi de recourir à la solution vse car elle répondait parfaitement à nos besoins initiaux, notamment la polyvalence où la gestion des absences, les notes de frais, la paie, le recrutement, l’onboarding et l’offboarding sont réunis au sein de la même plateforme, et une prise en main aisée facilitant son adoption par nos collaborateurs. De plus, la facturation mensuelle en fonction du nombre d’utilisateurs réellement présents était pertinente pour nous. »
Qu’avez-vous le plus apprécié lors de vos interactions avec nos services Commercial & Consulting ?
« Ce que nous avons le plus apprécié lors de nos interactions avec vos services Commercial & Consulting, c’est leur écoute attentive à nos besoins spécifiques, leur réactivité exemplaire et la convivialité de leurs échanges. Leur expertise et leurs conseils personnalisés ont grandement facilité la prise de décision et l’implémentation de la solution vse, rendant le processus fluide et efficace. »
Comment s’est déroulée votre expérience de mise en œuvre de vse ?
« Mettre en œuvre la solution est très simple !
Notre expérience de mise en œuvre de vse s’est déroulée de manière très positive. L’accompagnement consulting a été un élément clé dans ce succès, nous permettant de nous sentir en confiance à chaque étape du processus.»
Quel a été l’impact de vse sur votre activité ?
« L’impact de vse sur notre activité a été positif. La solution a simplifié de nombreuses tâches administratives, automatisant des processus chronophages et réduisant ainsi la charge de travail pour les RH. Les équipes aussi ont gagnées du temps notamment grâce à l’application mobile pour la gestion des notes de frais. »
Pensez-vous que vse vous a aidé à atteindre vos objectifs ? Si oui, comment ?
« Le module préféré est sûrement l’application mobile pour soumettre les notes de frais avec des pièces jointes en photo. Cela a simplifié et accéléré le processus de gestion des dépenses.
Les notifications par email pour les demandes de congés et les anniversaires des employés sont également très appréciées. La vue centralisée de toutes les absences des employés, permettant de savoir facilement qui est absent chaque jour, ce qui aide à mieux planifier les tâches, est un favori des managers.
Mon indispensable est la possibilité d’exporter certains tableaux vers Excel, facilitant les analyses et les rapports.
Le service support est très réactif et il est très simple d’obtenir de l’aide via la documentation contextualisée. »
