La DPAE est une procédure administrative obligatoire lorsque vous embauchez des salariés en France. Mais comme toute procédure administrative, elle est chronophage et répétitive ce qui vous fait perdre un temps précieux.
Savez-vous que, vous pouvez effectuer votre DPAE avec un progiciel de gestion intégré ? Utiliser un outil de gestion vous permet de centraliser la gestion administrative et donc de mieux piloter tout en vous faisant gagner du temps.
Ce guide a pour but de vous montrer :
- Comment utiliser un logiciel de gestion pour effectuer votre déclaration préalable à l’embauche.
- Que vous gagnez du temps.
- Que c’est très simple à utiliser.
Alors suivez le guide !
DPAE, c’est quoi ?
La DPAE ou déclaration préalable à l’embauche est une formalité administrative obligatoire qu’une entreprise, quelle que soit sa forme juridique, son secteur d’activité, son effectif, les conditions d’exercice et la durée du contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, extra contrat de très courte durée), doit effectuer pour embaucher un salarié en France.
Elle vient remplacer la DUE (Déclaration Unique d’Embauche).
La déclaration préalable à l’embauche permet d’ouvrir les droits sociaux au salarié, d’être couvert en cas d’accident du travail et de bénéficier des droits à des exonérations éventuelles.
Cette démarche administrative doit être réalisée dans les huit jours avant l’embauche auprès de l’URSSAF (union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) pour éviter toutes sanctions des organismes compétents.
Notez que si vous faites appel à une entreprise de travail temporaire, c’est cette dernière qui doit effectuer la déclaration préalable à l’embauche.
De plus, pour un stagiaire, vous n’avez pas besoin de faire de DPAE.
A travers la DPAE, l’entreprise effectue les six formalités nécessaires à l’embauche, à savoir :
- Son immatriculation en tant qu’employeur auprès du régime de la sécurité sociale.
- L’immatriculation de son salarié au niveau de la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie).
- L’affiliation en tant qu’employeur auprès de l’assurance chômage.
- L’adhésion à un service de santé de travail.
- La demande de visite médicale d’embauche.
- La contribution à l’établissement de la liste des salariés embauchés nécessaires pour la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Les sanctions en cas d’oubli de DPAE
La loi prévoit plusieurs sanctions en cas de non déclaration préalables à l’embauche. En effet, les organismes compétents considèrent que vous avez tenté de dissimuler du travail.
Voici les sanctions encourues :
- Une régulation des cotisations de sécurité sociale.
- Pénalités équivalent à 300 fois le taux horaire minimum garanti.
- 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement, si vous êtes une personne physique.
- 225 000 euros d’amende et un placement sous surveillance, si vous êtes une personne morale.
Vous l’aurez compris, la déclaration préalable à l’embauche n’est pas une tâche que vous pouvez procrastiner. Alors quelles sont les étapes et les éléments indispensables pour effectuer cette déclaration ?
Voyons ensemble.
Comment faire une DPAE ?
La DPAE doit être effectuée dans les huit jours qui précèdent l’embauche pour tous les salariés liés au régime général de la sécurité sociale.
Pour effectuer votre déclaration préalable à l’embauche, vous devez :
- Créer un compte employeur sur le site de l’URSSAF,
- Puis créer un espace employeur sur le site net-entreprise.
- Disposer des informations suivantes : code APE (activité principale économique), le numéro de SIRET, le service de santé au travail dont vous dépendez, l’identité et le numéro de sécurité sociale de votre salarié, des informations du contrat de travail (type de contrat, durée, etc) ainsi que la date et l’heure de l’embauche.
- Remplir le formulaire de déclaration préalable à l’embauche sur le site net-entreprise ou à partir de votre ERP.
- Vous recevrez un accusé de réception pour valider votre processus.
Voyons en détail comment procéder à chacune de ces étapes.
Créer un compte employeur sur l’URSSAF
Lors de votre toute première embauche, vous devez créer un compte employeur sur le site de l’URSSAF.
Pour cela, vous aurez besoin des informations suivantes :
- Votre numéro de SIRET.
- Votre numéro de compte URSSAF.
- Votre dernière déclaration DSN (déclaration sociale nominative).
Ensuite, il vous suffira de vous rendre sur le site de l’URSSAF pour créer votre espace.
Créer un espace employeur sur le site net-entreprise
Pour effectuer votre inscription sur le site net-entreprise, vous aurez besoin des informations suivantes :
- Numéro de SIRET de l’entreprise.
- Une adresse électronique valide.
- Si vous n’êtes pas l’administrateur principal, vous aurez besoin que ce dernier valide votre inscription.
- En fonction de la validation ou du refus de votre compte par l’administrateur, vous allez recevoir une clé d’activation.
Ces deux étapes, que vous utilisiez un ERP ou non sont indispensables. Néanmoins, elles seront à effectuer une seule fois.
Là où cela va se jouer, c’est au niveau des déclarations à proprement parler.
Effectuer sa déclaration préalable à l’embauche en ligne sur Net.entreprise
1. Vous devez vous rendre sur le site internet net.entreprise.fr
C’est sur ce site que se trouve le formulaire de DPAE. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez en créer un (cf. étape précédente)
2. Dans votre espace, vous avez un carrousel en couleur représentant les différentes déclarations qu’il est possible de réaliser. Cliquez sur DPAE.
3. Remplissez le formulaire.
Vous aurez besoin des informations
- Concernant l’entreprise.
- Concernant le salarié.
- Concernant le contrat de travail.
4. Envoyez le formulaire.
Suite à l’envoi de la déclaration préalable à l’embauche, vous recevrez un accusé de réception. Notez également qu’a votre prochaine déclaration le formulaire sera prérempli des données de l’entreprise et le cas échéant du salarié s’il s’agit d’une réembauche.
Le formulaire est archivé pendant 14 mois.
A chaque déclaration de salarié, vous devez remplir ce formulaire. Ce dernier nécessite de nombreuses informations concernant le salarié, le contrat de travail ou encore l’entreprise, que vous devez récupérer si vous ne disposez pas d’outil de gestion ou alors au sein de vos nombreux logiciels qui ne sont pas interfacés.
Par conséquent, les consultations des différentes sources d’informations contribuent à l’allongement du processus et donc à la perte de temps que cela engendre et ceci multiplié par le nombre d’embauches.
C’est précisément dans ce cas de figure que l’utilisation d’un ERP est favorable. On vous explique pourquoi.
ESN : effectuer sa déclaration préalable à l’embauche avec un ERP
(Processus DPAE au sein de l’application VSA)
Certaines solutions informatiques permettent d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche sans passer constamment par l’URSSAF ou net-entreprise. C’est notamment le cas de l’ERP VSA.
A partir des données disponibles au sein du système d’information, de l’application, les ressources humaines ont à leur disposition les informations nécessaires à la DPAE, à savoir :
- Les informations relatives au futur collaborateur.
- Les informations relatives au contrat de travail.
- Et les informations relatives à l’employeur.
De plus, les données sont immédiatement préremplies au niveau du formulaire présent dans l’application ce qui est un vrai avantage dans la gestion administrative du personnel pour :
- Eviter de ressaisir les informations manuellement.
- Gagner de temps.
- Réduire les erreurs de saisies.
- Centraliser la gestion administrative du personnel.
Une fois que le formulaire est complet, un bouton présent au sein de l’ERP permet de transférer la déclaration directement à l’URSSAF (cf. schéma).
Une fois les données validées, un accusé de réception au format XLM est envoyé pour clore le processus.
Vous avez la possibilité de récupérer un format PDF dans votre espace URSSAF.
Vous avez également un historique et un rapport sur le statut, consultable au sein du progiciel.
Pour conclure sur la Déclaration préalable à l’embauche
La déclaration préalable à l’embauche est une formalité administrative obligatoire pour les ESN qui embauchent des nouveaux salariés. Ne pas déclarer un salarié est considéré comme du travail dissimulé et peut entraîner des sanctions lourdes en cas d’inspection du travail.
Une entreprise doit déclarer un salarié qu’il soit en temps partiel, temps plein, en contrat de professionnalisation, apprenti ; en bref toute personne considérée comme salarié.
En faisant appel à une boite d’intérim, c’est cette dernière qui doit réaliser la démarche.
Pour accompagner les ressources humaines dans la gestion administrative du personnel et donc le processus DPAE, certaines solutions informatiques comme l’ERP VSA, permettent d’effectuer cette formalité d’embauche.
Ainsi, les données sont déjà à disposition grâce au système d’information (SI), notamment le registre unique du personnel, et donc préremplies, ce qui est un gain de temps et permet de réduire les erreurs qui rallongeraient la procédure.
En optant pour un logiciel de gestion intégré capable d’effectuer directement la déclaration d’embauche vous gagnez du temps sur la double saisie des données, vous centralisez la gestion administrative du personnel.
Il vous suffit à présent de vous concentrer sur l’onboarding de vos futurs salariés.
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