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Le marché des ERP est rempli d’offres et il peut être complexe pour les entreprises de trouver le logiciel ERP adapté à leurs besoins et attentes.
Quel ERP choisir pour une société de services ? Quels critères prendre en compte ? Un ERP SaaS ou On-Premise ?
De nombreuses questions pour lesquelles vous devez rapidement trouver des réponses si vous souhaitez l’automatisation de vos processus métiers et l’unicité de votre système d’information.
Quelque soit la taille de votre entreprise, mettre en place un logiciel type ERP est une décision importante qui implique de prendre en compte les ressources de votre entreprise ainsi que les critères de votre secteur d’activité.
L’un des premiers avantages d’un ERP pour une société de services réside dans sa capacité à centraliser l’information et à faciliter la prise de décision. Grâce à une vue consolidée des projets, des ressources et de la facturation, il devient plus facile de piloter son activité au quotidien.
La solution ERP est un logiciel de gestion qui va accompagner l’évolution de votre entreprise durant plusieurs années, par conséquent faire un bon choix s’impose.
Dans cet article, on vous donne les critères à prendre en compte dans la sélection de votre ERP dédié aux sociétés de services.
Les enjeux d’un ERP pour une société de services
Le secteur du Conseil et des Services n’a pas été épargné par le ralentissement de l’activité provoquée par la COVID-19.
D’ailleurs, les chiffres de la Syntec viennent étayer ces propos avec une baisse du CA de 4,2 % en 2020 pour le secteur.
De ce fait, pour rester compétitive, une société de services se doit de :
- Développer son portefeuille de clients, ce qui lui permettra d’acquérir des nouvelles parts de marché et d’accroître son chiffre d’affaires ;
- Optimiser l’efficacité de son organisation à travers des processus métiers plus agiles et fluides d’une part, et d‘autre part, pour gagner en productivité en éliminant les tâches chronophages sans valeur ajoutée ;
- Se différencier sur le marché en proposant des nouveaux services ;
- Améliorer les processus de gestion interne ;
- Et surtout développer la relation client.
Pour répondre à ces enjeux, les entreprises misent sur les SMAC (Social Mobility Analytics Cloud) et plus particulièrement le cloud, qui a vu son CA croître de 12,2 % en 2020.
En effet, le cloud permet aux sociétés de services de bénéficier de solutions informatiques en mode SaaS pour accompagner leur croissance plus rapidement et plus facilement. Parmi ces solutions, on retrouve le progiciel de gestion intégré (PGI) également connu sous son anglicisme ERP (Enterprise Resource Planning).
A travers cette solution informatique, une société de services cherche à suivre de près l’activité de son entreprise tout en améliorant les processus internes.
Parmi les éléments essentiels pour ces entreprises figurent la gestion du planning, le staffing des équipes ou encore le reporting d’activité. Ces processus peuvent rapidement devenir complexes à mesure que l’entreprise grandit, et un ERP bien paramétré permet d’en automatiser une grande partie, tout en assurant une traçabilité complète des actions.
Pourquoi choisir un ERP ?
Comme évoqué précédemment, les entreprises de Conseil et de Services veulent un meilleur suivi de leurs activités et une amélioration de leurs processus internes.
C’est précisément dans ce contexte qu’une solution ERP est efficace.
Un progiciel de gestion intégré est une solution de gestion d’entreprise qui permet aux sociétés de répondre à leurs enjeux stratégiques et opérationnels, notamment en permettant :
- D’avoir des indicateurs prévisionnels sur leur activité ;
- De gérer les ressources et compétences internes et externes ;
- D’avoir une vision en temps réel sur l’ensemble de leurs activités ;
- De combiner la gestion opérationnelle des projets à la gestion financière des affaires ;
- De gérer les informations et documents commerciaux techniques ;
- D’avoir une visibilité d’exploitation par projet ou mission ;
- De réduire les inter-contrats des collaborateurs.
Un ERP bien choisi facilite également la facturation des projets, en automatisant la génération des factures en fonction du temps passé. Cette automatisation permet de fiabiliser les processus comptables et de limiter les erreurs humaines.
En somme, la performance d’un ERP repose sur sa capacité à s’adapter aux spécificités du métier de l’entreprise et à apporter des gains tangibles en matière de productivité, de visibilité et de qualité de service.
Les critères à prendre en compte dans le choix d’un ERP pour une société de services
Généraliste ou spécifique ?
Vous trouverez sur le marché de nombreuses offres de logiciels de gestion d’entreprise type ERP. Certaines sont généralistes d’autres plus spécifiques aux métiers du Conseil et du Service.
Nous vous conseillons d’opter pour une solution spécifique aux sociétés de services car ce type de logiciels d’entreprise prend en compte les particularités de vos métiers comme par exemple, la gestion des affaires et la saisie des temps (CRA, etc.).
Un ERP métier, conçu pour les sociétés de services, intègre nativement des modules adaptés comme la gestion des missions, des consultants, des notes de frais, ou encore l’automatisation des tâches administratives.
La couverture fonctionnelle
Vous devez identifier les fonctionnalités clés dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs et répondre à vos besoins. Cela peut être la gestion des affaires pour répondre aux spécificités de votre marché, la gestion commerciale, pour un meilleur management de vos relations avec vos clients et prospects, du reporting et des tableaux de bord, pour avoir accès aux indicateurs clés de votre activité, etc.
Assurez-vous que votre ERP permet aussi une gestion fine des plannings et du staffing, avec des fonctionnalités de visualisation des disponibilités, d’allocation des ressources, et de suivi de charge par profil ou par mission.
La sécurité
Vous devez également assurer la sécurité de vos données, c’est pour cela que votre éditeur doit vous fournir des garanties sur leur capacité à assurer la sécurité de ces dernières.
Cela peut être des certifications, des reconnaissances, l’authentification, le chiffrement des données, etc.
Le respect des normes telles que l’ISO 27001 ou la mise en place de dispositifs d’authentification forte (SSO, MFA) sont des éléments essentiels à prendre en compte parmi vos critères de choix.
La conformité aux exigences réglementaires
La réglementation évolue sans cesse, et il peut être difficile de suivre le pas. Avoir une solution ERP qui répond, par les fonctionnalités qu’elle propose, aux exigences réglementaires est un atout.
Cela peut être pour les documents officiels (factures, etc.), le RGPD, etc.
Un ERP conforme permet notamment d’archiver les documents dans le respect des durées légales, de tracer les accès aux données personnelles et de gérer les consentements utilisateurs.
L’évolutivité de la solution
Votre entreprise est amenée à croître et vos besoins également. Assurez-vous de choisir une solution évolutive, capable de suivre votre croissance. Que ce soit à travers le nombre d’utilisateurs ou encore les fonctionnalités.
Une bonne pratique consiste à vérifier la road map de l’éditeur : les futures mises à jour prévues, les innovations à venir, ou encore la capacité d’intégration avec des outils complémentaires.
Les services proposés par l’éditeur
Identifiez les services que propose l’éditeur pour accompagner le déploiement de l’outil de gestion d’entreprise. Est-ce qu’il propose des formations ? des webinars ? Êtes-vous accompagné dans les différentes étapes du projet, notamment le paramétrage et le démarrage ?
Un accompagnement de qualité est souvent la clé d’un déploiement réussi. La présence d’un chef de projet dédié ou d’un support technique réactif peut faire toute la différence.
L’ergonomie
Le progiciel de gestion intégré doit être facile à prendre en main d’une part pour une utilisation plus agréable et d’autre part pour une intégration plus rapide.
Testez les solutions que vous avez retenues pour apprécier l’ergonomie proposée et prendre une décision. Demandez une démonstration auprès de l’éditeur.
Une interface intuitive permet aux utilisateurs d’adopter rapidement l’outil, réduisant ainsi le besoin de formation et maximisant l’efficacité dès les premières semaines d’utilisation.
Le coût
Vous avez trouvé la solution qui répond à tous vos besoins, parfait. Maintenant, avez-vous le budget ?
C’est une question essentielle, car vous risquez de perdre du temps sur une solution qui n’est peut-être pas à votre portée. Et le temps c’est de l’argent.
Le coût d’un ERP doit être analysé : incluez les frais de licence ou d’abonnement, de maintenance, de formation et d’assistance. Pensez également au ROI attendu, grâce aux gains liés à l’automatisation des tâches et à l’amélioration du pilotage.
L’interopérabilité de la solution PGI
Avez-vous besoin que la solution soit interfaçable avec d’autres applications. Par exemple pour la paie, la publication d’offres d’emploi, etc.
Une bonne interopérabilité permet aussi d’intégrer l’ERP avec des outils de BI pour enrichir le reporting d’activité ou avec un ATS pour fluidifier le processus de recrutement.
Pour conclure sur les critères à prendre en compte pour un ERP dédié aux cabinets de conseil et aux sociétés de services
L’implémentation d’un Enterprise Resource Planning au sein d’une société de services permet à cette dernière de répondre à plusieurs besoins fondamentaux pour son développement.
Que ce soit l’accessibilité aux KPIs (indicateurs clés de performance), la gestion des ressources humaines et financières, la vision en temps réel, etc.
Le progiciel de gestion va permettre de coordonner l’ensemble des pôles stratégiques de la société de services pour accroître sa compétitivité.
Encore faut-il choisir la bonne solution ERP ? En effet, il existe de nombreux ERP sur le marché et faire le bon choix peut être complexe.
Pour faire le bon choix une société de services doit prendre en compte son marché, ses besoins et ses ressources.
La rédaction d’un cahier des charges ERP permet d’aider dans l’évaluation des besoins et des attentes.
Dans tous les cas, le progiciel se doit d’être flexible pour accompagner la croissance de l’entreprise, d’intégrer des fonctionnalités de reporting pour les besoins analytiques.
Les démos et essais doivent être faits en amont du choix afin de mieux apprécier l’expérience proposée par chacune des solutions étudiées.
En résumé, les critères de sélection d’un ERP pour société de services ne doivent pas uniquement se baser sur les fonctionnalités. Il s’agit d’un choix stratégique de long terme qui impacte directement la performance de l’ERP et l’organisation globale. Un bon ERP permet d’aligner les processus métiers avec les objectifs business de l’entreprise.
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Une gestion fine de vos projets, de leur planification à leur facturation
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Un CRM et du reporting pour la gestion commerciale
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Un suivi des temps, des absences et des activité
Automatisez vos processus et améliorez la performance de votre ERP
VSActivity permet une automatisation des tâches chronophages, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel :
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Automatisation des factures
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Gestion des ressources et des compétences
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Mise en place rapide d’indicateurs clés grâce à des tableaux de bord intégrés
Pourquoi choisir VSActivity pour votre société de services ?
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Gagner en agilité et en visibilité sur vos projets
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