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Pourquoi PCA & FAE sont essentiels dans les ESN et cabinets de conseil
Dans les ESN et cabinets de conseil, les FAE (Factures à Émettre) et PCA (Produits Constatés d’Avance) sont souvent perçus comme une gymnastique comptable un peu obscure, qu’on gère dans l’urgence… juste avant le bilan.
Et pourtant, bien gérés, ils peuvent devenir de puissants outils de pilotage opérationnel, financier et stratégique.
C’est tout l’objet de ce premier Verytalk, notre webinaire animé par Marjory Mahler (Customer Success Manager chez Veryswing), Gaëlle Alcaraz Jimenez (experte ADV) et Iulia Suvagau (Account Manager Veryswing, ex-contrôleuse de gestion), qui ont partagé méthodes, retours d’expérience et bonnes pratiques avec plus de 70 participants.
Quelle est la différence entre un PCA et une FAE ?
- FAE : la Facture À Émettre désigne une vente réalisée, mais pas encore facturée. Exemple : Mission terminée le 29/12, facture émise le 05/01 suivant.
- PCA : les Produits Constatés d’Avance correspondent à une facture émise pour un service qui n’a pas encore été totalement délivré. Exemple : Contrat annuel facturé en juillet, prestation qui s’étale jusqu’en juin suivant ; au 31/12, une partie doit être constatée d’avance.
Dans les sociétés de services, ces situations sont fréquentes : missions en régie, projets au forfait, contrats complexes… L’écart entre ce qui a été produit et ce qui a été facturé est structurel. Et c’est justement là que tout se joue !
Deux approches pour calculer les encours
Vous pouvez vous appuyer sur deux méthodes principales de valorisation :
1. À la production réalisée
Idéale en régie, elle repose sur les temps saisis et validés, multipliés par le TJM.
2. À l’avancement projet
Souvent utilisée pour les forfaits, cette méthode de calcul s’appuie sur un taux d’avancement défini par le chef de projet et permet une vision plus qualitative de la progression réelle.
💡 Dans tous les cas, le suivi doit être mensuel (idéalement), structuré, et intégré à un process collectif. ADV, commerce, direction, projets : tout le monde est concerné.
Pourquoi suivre de près les PCA & FAE ?
Les FAE/PCA ont un impact direct sur :
- Le bilan comptable (et donc sur l’impôt)
- La trésorerie (décalage entre perception et production)
- Les indicateurs financiers (résultat, marge, BFR…)
- La relation avec le CAC ou l’administration fiscale
Mais au-delà des enjeux comptables, ils révèlent surtout :
- Des goulots d’étranglement opérationnels
- Des tensions interservices (ADV, chef de projet, commerce)
- Des problèmes d’organisation, de validation, de pilotage
Un tableau de bord pour piloter… et anticiper
Chez Veryswing, nous pensons que les FAE/PCA ne sont pas juste des chiffres à enregistrer. Ce sont des leviers de structuration, de prise de décision et de fiabilisation des prévisions.
Nous vous recommandons les étapes-clés suivantes :
1. Structurer les processus internes
Objectif : éviter que les FAE/PCA soient subies plutôt qu’anticipées.
- Standardiser les étapes de validation (CRA, PV, livrables).
- Mettre en place un calendrier de remontées d’informations (hebdo ou fin de mois).
- Responsabiliser les différents acteurs : consultant → chef de projet → ADV.
- Intégrer des alertes ou rappels automatiques dans vsa et vsp.
2. Anticiper les décalages de trésorerie
Objectif : ne pas découvrir en fin de mois qu’on a produit sans encaisser.
- Utiliser les FAE-PCA pour ajuster les prévisions de cash-flow.
- Identifier les projets “à risque” (retards, conditions commerciales spécifiques).
- Adapter les échéanciers de facturation pour lisser les flux (facturation intermédiaire, acomptes…).
- Un suivi mensuel des FAE permet d’anticiper les pics et creux de trésorerie.
3. Ajuster le pilotage des projets
Objectif : faire des FAE-PCA un indicateur opérationnel et non purement comptable.
- Si FAE récurrentes sur un projet → problème de validation / contractualisation / organisation.
- Si PCA jamais régularisé → prestation non lancée ? problème de delivery ? suivi client inexistant ?
- Lier les indicateurs de production aux indicateurs de facturation.
4. Comptabiliser et éviter les mauvaises surprises en clôture
Objectif : fiabiliser les chiffres et rassurer la direction.
- En gardant un suivi mensuel : la clôture devient une formalité, pas une course contre la montre.
- L’ADV arrive préparée avec tous les justificatifs.
- La DAF et les auditeurs ont une image fidèle de l’activité.
- C’est la différence entre une gestion subie et une gestion proactive.
Le tout en respectant les principes comptables (prudence, séparation des exercices, justification des provisions).
Et pour faire tout ça sans y passer des heures, un bon ERP devient un allié indispensable.
Ce que VSActivity permet de faire concrètement
Le logiciel ERP VSActivity, conçu pour les ESN et cabinets de conseil, permet de :
- Centraliser temps, missions, factures, contrats, pièces justificatives
- Automatiser les calculs de FAE/PCA
- Visualiser les encours projet en temps réel via des tableaux de bord de suivi
- Préparer plus sereinement les clôtures comptables
- Collaborer plus efficacement grâce à une vision transverse de l’avancement
- Justifier facilement auprès du CAC ou du fisc
Et surtout : mieux collaborer entre les équipes.
Les fonctionnalités clés de VSActivity pour la gestion des FAE / PCA
| Fonctionnalité clé | Impact sur la gestion des encours |
| Suivi des temps et avancement | Valorisation précise des FAE/PCA chaque mois |
| Calcul automatisé des provisions | Fini les erreurs manuelles et le stress de la clôture. |
| Reporting en temps réel sur les indicateurs financiers | Anticipez et corrigez les écarts dès qu’ils apparaissent. |
| Centralisation documentaire | Préparez facilement vos justifications pour le CAC et l’administration fiscale. |
| Gestion collaborative des validations | Fluidifiez le process grâce à une implication de tous les acteurs. |
FAE / PCA : une responsabilité collective
ADV, direction, DAF, chefs de projets, commerciaux, consultants… tout le monde a un rôle à jouer :
L’équipe commerciale sécurise les conditions de facturation dès l’avant-vente
Elle négocie des conditions de facturation qui génèrent un décalage entre la production et la
facturation (FAE) . Les commerciaux sont responsables de la transmission des informations contractuelles
complètes avant le démarrage. Ils impactent les encours projets en :
- Proposant de la régie ou du forfait ou des projets mixtes aux prospects & clients
- Structurant les phases projets et déterminant un échéancier de facturation sur les forfaits
- En intégrant (ou pas) une provision pour risques (PPR)
- La direction analyse et arbitre.
Le chef de projet actualise l’avancement chaque mois
Il concrétise les promesses faites par l’avant-vente, le commerce en termes de marge et
de qualité de prestation.
Le chef de projet impacte les encours projets en :
- Choisissant les ressources, internes & externes tout au long du projet ;
- Suivant l’avancement du projet et en partageant cette information avec la DAF ;
- Pilotant le reste à faire ;
- Collectant les éléments nécessaires à la facturation (PV, accord client …).
Les Consultants IT influencent le délai de facturation
En déclarant leurs temps mensuels dans les compte-rendu d’activité (CRA), chaque ressource
impacte les encours projets en :
- Saisissant une donnée de qualité : complète, vraie, cohérente …
- Respectant les process de facturation du client : CRA client signé, livrable …
- Soumettant leurs CRA au plus tard à J+1 du mois suivant
L’Administration des Ventes coordonne, alerte et pilote
Mission transverse par nature, son rôle s’avère central sur les FAE en particulier.
Auprès du commerce, elle vérifie les documents contractuels, paramètre les règles et conditions de
facturation. Auprès du Chef de projet, elle veille à la cohérence de l’avancement et récupère les
livrables / PV. Auprès des consultants, l’ADV surveille la saisie des CRA et la mise à disposition des
justificatifs de production.
L’ADV a un impact sur les encours projets en :
- Détectant les risques et avertissant la DAF ;
- Créant des process de relance pro-active ;
- Justifiant les avances et retards de facturation ;
- Optimisant la facturation chaque jour.
Une Administration des Ventes bien positionnée
permet de remonter les blocages de terrain au bon interlocuteur
et d’alimenter une boucle d’amélioration continue.
Cette collaboration interservices fluidifie les processus
et contribue directement à booster la trésorerie.
La Direction Financière fiabilise, justifie et clôture
La direction administrative et financière est particulièrement attentive au suivi des encours projets.
La DAF a un impact au travers :
- Du choix des méthodes de calcul des FAE-PCA,
- De la décision de libérer les FAE-PCA,
- De la décision de consommer la Provision pour risques (PPR),
- De l’audit régulier des FAE-PCA.
En conclusion : les encours, un révélateur de maturité de votre entreprise
FAE et PCA ne sont ni bons, ni mauvais. Tout dépend de la manière dont ils sont suivis, exploités et intégrés au pilotage global.
Chez Veryswing, nous accompagnons chaque jour des sociétés de services à mieux structurer leur gestion des encours projets via notre ERP métier VSActivity.
➡️ Et si on en parlait ? Prenez RDV avec notre équipe pour voir comment VSActivity peut s’adapter à vos process :
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