Pourquoi dématérialiser la déclaration des temps au sein de votre ESN ?
Excellente question ! Cela peut être pour des raisons écologiques, économique ou de gain de temps.
Dans tous les cas, la dématérialisation du compte-rendu d’activité ou feuille mensuelle d’activité, selon la manière dont vous aimez la nommer au sein de votre entreprise de services numérique, aura un impact positif.
Voyons ensemble 5 bonnes raisons de dématérialiser la déclaration des temps en ESN.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est le processus qui consiste à effectuer ses processus administratifs au format numérique.
Ainsi les documents qui, auparavant étaient faits sur papier sont désormais réalisés au format numérique et archivés au même format.
Le processus de dématérialisation implique une suppression massive de l’utilisation du papier dans les processus métiers de l’entreprise.
Ainsi, au lieu d’imprimer ou scanner la déclaration des temps et de l’envoyer ensuite au client, l’entreprise va tout simplement l’éditer au format numérique et l’envoyer par mail ou la rendre disponible sur une plateforme.
La dématérialisation peut concerner : la facturation, les bulletins de paie ou encore le compte-rendu d’activité par exemple.
Dans cet article, c’est la dématérialisation du compte-rendu d’activité qui nous intéresse.
ESN : voici 5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation du CRA (Compte-rendu d’activité)
Parce que c’est une tâche chronophage
Chaque mois, vos consultants doivent remplir un tableur Excel avec les informations liées à leurs projets et missions : temps passé sur un projet, état d’avancement, etc.
Pour vos consultants, cette tâche n’apporte aucune valeur ajoutée à leur travail. Au contraire, cela leur prend du temps et surtout ce n’est pas valorisant.
Malgré tout, c’est une tâche chronophage qu’ils doivent effectuer chaque mois pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
En dématérialisant le processus, vous diminuez le temps passé par chaque consultant à saisir son compte-rendu d’activité. En simplifiant la procédure, le collaborateur n’a plus qu’à compléter chaque mois un tableau pré rempli par l’outil informatique.
Parce que vous optimisez vos ressources humaines
Courir, demander, imprimer, scanner, envoyer, etc. Autant de mots pour décrire la paperasse administrative de la gestion des comptes-rendus d’activité. En effet, les consultants ont souvent tendance à oublier de déclarer leur temps d’activité.
Résultat : les ressources humaines et les managers doivent chaque mois effectuer des relances auprès des collaborateurs concernés. Cela peut même devenir une source de tensions dans les équipes.
La dématérialisation du CRA permet de gagner du temps et d’automatiser la gestion à travers des relances pour les retardataires, un accès au détail de la déclaration, la possibilité d’agir sur le workflow, d’avoir une vision transverse, etc.
Cela donne une vision de l’activité faite et prévisionnelle pour analyser la rentabilité d’un projet ou d’une mission, et au final, pour mieux répartir les ressources.
Parce que vous optimisez vos coûts
La dématérialisation permet de réduire la consommation de papier et d’encre, et de libérer de la place d’un point de vue archivage.
Mais surtout, les CRAs permettent de mesurer la performance des consultants et l’efficacité des processus internes. Cela peut mener à des améliorations continues et à une meilleure allocation des ressources.
En effet, vous pouvez faire une analyse plus précise des données saisies : vous pouvez, par exemple, évaluer le coût d’un projet/ une mission grâce à des reportings qui vous permettront de prendre des décisions stratégiques. Ainsi, chaque mois, vous pouvez éditer des rapports de qualité pour analyser le nombre d’heures passées sur un projet, contrôler que le niveau de facturation est en adéquation avec le temps passé et calculer la rentabilité de la mission. C’est pour créer des offres commerciales réalistes ou les adapter.
Parce que vous facturez plus vite et mieux
Le compte-rendu d’activité sert de base pour la facturation du client. Il permet de le facturer pour les heures passées sur le projet ou la mission.
La facturation est plus fluide, plus rapide et plus juste.
Dans les entreprises de conseil et de services du numérique, le compte rendu d’activité (CRA) joue un rôle crucial pour la facturation client. Il permet de justifier aux clients les heures et jours facturés. C’est un gage de transparence et de précision qui aide à construire la confiance et à renforcer la relation client.
Evidemment, plus le CRA est précis, plus vous pouvez garantir aux clients que le travail réalisé est conforme à vos engagements contractuels. Grâce à la saisie détaillée des activités, vous pouvez anticiper et résoudre plus facilement les conflits avec les clients concernant les travaux effectués et les heures facturées.
En résumé, le compte rendu d’activité est essentiel pour la facturation car il assure la transparence, la traçabilité et la justification des services rendus, tout en contribuant à une gestion de projet efficace et à une bonne relation avec les clients.
Parce que vous centralisez l’information
Le compte-rendu d’activité n’existera plus en plusieurs versions dans des boîtes mails ou dans des répertoires. La centralisation au sein d’un outil commun vous donnera accès rapidement et facilement à l’unique bonne version pour vous et le client. En version digitale, les CRAs permettent de suivre l’avancement des projets. Vos clients peuvent voir le stade d’avancement du projet et évaluer si le travail avance comme prévu. Cela aide à maintenir la confiance et la satisfaction de vos clients.
Au sein de votre entreprise, c’est aussi une manière plus simple de trouver l’information et donc de la partager avec vos collaborateurs.
Passez à la dématérialisation de votre CRA avec VSActivity, le logiciel conçu pour les ESN
Grâce à sa connaissance terrain et à son expertise métier, Veryswing a développé VSActivity, un logiciel de gestion spécifiquement adapté aux problématiques des entreprises de services du numérique.
La digitalisation du compte rendu d’activité est l’une des fonctions essentielles de notre ERP et l’une des plus utilisées par nos clients.
vsa est un outil complet qui intègre également des fonctionnalités rh, finance et commercial.
Vous pouvez profiter d’une démo avec l’un de nos experts en prenant RDV directement ici.
Petite infographie sur la dématérialisation du compte rendu d’activité pour vous aider à comprendre :
