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Quand on est administrateur des ventes ou gestionnaire d’affaires pour une société de services, ce n’est pas toujours facile de gérer le quotidien. Accumulation d’informations, délais serrés pour facturer, difficulté à rassembler les données, problèmes de communication avec les autres services… Vous portez beaucoup sur vos épaules. Et on vous comprend !
Voici un florilège de situations réelles vécues par des ADV dans lesquelles vous vous reconnaîtrez peut-être. Si c’est le cas, ne perdez pas une minute et mettez vite en place nos bonnes pratiques pour sortir la tête de l’eau.
CAS 1 : J’ai plein de documents pour ce client !
Un contrat cadre, un K-bis, un bon de commande, une proposition commerciale signée, un document avec les modalités de facturation, des emails de consignes pour ce projet, un changement de nom de société …
Les risques :
- Ne pas classer ces précieuses informations ou les ranger au mauvais endroit.
- Ne pas notifier vos collègues de l’existence de ces documents.
- En cas d’audit du Commissaire aux comptes, être dans l’impossibilité de fournir la preuve de la commande.
Les bonnes pratiques :
- Enregistrez tous les documents dans la fiche client de votre ERP/CRM. En rassemblant tout au même endroit, vous facilitez l’enregistrement et la consultation par vos collègues. Vous voulez restreindre les accès ? Pas de souci, l’accès à ces documents peut être attribué par niveau de sécurité de votre application.
- Attachez les documents contractuels directement aux affaires concernées. Vous gagnerez en précision !
- Paramétrez les types de documents attendus pour les clients et les prospects, puis suivez les retardataires pour un process de haute qualité.
CAS 2 – J’ai la pression pour valider une commande
Les consultants me demandent de créer une affaire pour saisir leur temps mais … Il me manque le devis signé. Il me manque le bon de commande du client. Et il me manque aussi la notification obligatoire …
Les risques :
- Facturer un mauvais montant ou en omettant une référence obligatoire
- Oublier de relancer les commerciaux pour l’obtention des documents contractuels
- Ne pas être en conformité avec les règles du commissaire aux comptes ou du client
- Commissionner un commercial qui n’a pas la commande…
Les bonnes pratiques :
- Formez les commerciaux sur les éléments contractuels attendus et comment les rattacher au compte client dans votre logiciel.
- Créez un process de validation provisoire, en associant le profil du consultant mais sans mentionner de date de signature, pour être alerté lors de la préfacturation.
- Alertez en interne avec le chat intégré et grâce au rapport des affaires non signées …
CAS 3 – J’ai beaucoup d’infos à me rappeler pour bien facturer
Chaque prestation mensuelle doit faire l’objet d’un numéro de réception unique par consultant à reporter sur la facture. Le client a une plateforme de dématérialisation dans laquelle je dois déposer les factures avec des accès spécifiques. Je dois joindre la feuille de temps du consultant signée par le client. La facture doit contenir certaines informations particulières … Mon cerveau va exploser !
Les risques :
- Rejet de la facture par le client,
- Mauvaise image de votre entreprise
- Allongement du délai de règlement
- Impact immédiat sur la trésorerie
- Manque de transversalité des informations
Les bonnes pratiques :
- Attachez le process documenté dans le dossier client et créez une note détaillant les conditions spécifiques de facturation.
- Tenez à jour la liste des destinataires emails des factures.
- Dans la fiche affaire, passez des consignes aux consultants directement dans leur compte-rendu d’activité. Ajoutez des notes de détail pour la préfacture.
- Associez chaque échéance du forfait à l’obligation de collecter un document spécifique mis à disposition par le chef de projet (PV de réception, PV de recette, feuille de présence formation …).
- Personnalisez l’affichage de votre tableau des préfactures pour afficher tous ces rappels.
CAS 4 – Je stresse en pensant aux comptes-rendus d’activité des consultants
C’est bientôt la fin du mois, et j’entre dans la clôture avec la première étape : collecter tous les CRA à 100% validés par les managers. Pour les consultants internes et externes ! C’est un vrai parcours du combattant…
Les risques :
- Démarrer la facturation avec du retard et pénaliser la trésorerie.
- Voir certaines factures rejetées à cause d’un écart trop important entre la date de la facture et la réception par le client.
- Gérer des tensions internes et vous épuiser inutilement.
Les bonnes pratiques :
- Paramétrez des modèles de messages en phase avec les codes de la communication interne, et détaillez les conséquences d’un retard ainsi que les directives à suivre en cas de question.
- Paramétrez des relances automatiques et/ou réalisez des relances manuelles groupées en 1 clic.
- Veillez à un temps de formation complet lors de l’onboarding des consultants.
- Signalez les retardataires habituels sur la base objective de l’horodatage des comptes-rendus d’activité.
CAS 5 – Je n’ai que 3 jours pour facturer un max
Nous sommes le 1 de M+1 et tous les CRA sont validés ! Je dois émettre le maximum de factures en un minimum de temps : en facturant le bon client, au bon moment, du bon montant, selon le bon process !
Les risques :
- Subir la pression et contourner les contrôles.
- Perdre du temps sur un cas particulier.
- Commettre des erreurs de facturation impactant la trésorerie et l’image de l’entreprise.
Les bonnes pratiques :
- Annoncez en amont le calendrier de clôture de facturation chaque mois. Rappelez les deadlines pour la soumission et la validation des comptes-rendus ainsi que la mise à disposition des validations clients.
- Bloquez du temps dans votre agenda pour la facturation. Gérez votre statut de disponibilité pour rester concentré sur vos actions sans être interrompu.
- Gérez d’abord les facturations faciles : régies sans validation client, abonnements, les forfaits à date …
- Utilisez le chat de votre logiciel pour relancer les commerciaux et chefs de projet sur les documents manquants.
- Mettez en place un process d’escalade si certaines échéances importantes ne peuvent pas être facturées afin de limiter les FAE (Factures A Emettre).
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- Module Fast Billing pour préparer très rapidement et sans erreur vos factures ;
- CRM inclus pour centraliser les données et accéder aux documents commerciaux liés à chaque fiche client ;
- Alertes et notifications automatiques pour ne rien oublier ;
- Chat intégré pour échanger facilement avec les autres services ;
- Reporting de facturation pour y voir clair : rapports, graphiques et indicateurs de suivi de la facturation, encours PCA/FAE, délais de règlements, …
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