Qui aurait cru qu’une pandémie serait à l’origine de l’accélération de la transformation digitale des entreprises.
Le COVID-19 impose aux entreprises une nouvelle manière de travailler avec des collaborateurs dispersés et confinés chez eux. Elles doivent repenser la façon de communiquer, d’effectuer leurs tâches administratives, l’accompagnement des collaborateurs au quotidien, etc.
C’est notamment le cas des sociétés de portage. Ces dernières, qui jouent un rôle au quotidien dans la gestion administrative de leurs portés, doivent repenser leurs processus internes pour maintenir leur activité.
Les technologies peuvent être, pour les sociétés de portage, une réponse à l’enjeu auquel elles font face.
La France face au COVID-19
Le 17 mars dernier commence le confinement de la France. Les entreprises sont contraintes d’imposer le télétravail à leurs collaborateurs, quand cela est possible, et les sociétés de portage n’échappent pas à la règle.
Le fonctionnement de leur écosystème est chamboulé et il faut s’adapter. En effet, les sociétés de portage embauchent des portés, qui eux travaillent pour un client. En échange d’une commission, l’entreprise de portage effectue les démarches administratives du porté (contrat, facturation, paie, etc.)
Une grande partie des activités de portage sont réalisables en télétravail, du fait du caractère intellectuel des missions. L’entreprise de portage doit donc assurer sa part du marché côté administratif, mais c’était sans compter les contraintes à venir…
Les nouvelles difficultés des sociétés de portage face au COVID-19
De nombreuses sociétés de portage n’ont pas effectué de transformation digitale et donc doivent adapter leur façon de travailler. En effet, de nouvelles difficultés viennent s’ajouter aux contraintes du quotidien.
Le ralentissement de l’activité de la Poste
Ce qui a pour conséquence un retard dans la réception des justificatifs des portés pour effectuer des remboursements (Note de frais, …).
Pour les entreprises qui choisissent l’envoi par email, la conséquence est que l’email se perd parmi les autres et cela ralentit le traitement.
La déclaration de l’activité
Certaines entreprises disposent d’un espace digital dédié pour réaliser cette tâche, pour d’autres, elles ont dû mettre en place un formulaire web ou un fichier Excel.
La communication
Il est vrai que les portés ont beaucoup d’attente concernant leur statut et les aides dont ils peuvent bénéficier auprès de l’Etat. Les sociétés de portage qui sont en négociation avec le gouvernement doivent communiquer avec leurs portés sur l’avancée de la situation (chômage partiel, arrêt de travail, …).
Les solutions pour accompagner les sociétés de portage dans cette crise inédite
Pour répondre aux nouvelles difficultés rencontrées par les sociétés de portage il existe des solutions telles que VSP (VSPortage).
VSP est un ERP SaaS pour les sociétés de portage qui présente plusieurs avantages dans la situation actuelle :
CRA ou feuille de temps
Les portés peuvent effectuer leur déclaration de temps via la solution SaaS ou son application mobile, et donc c’est accessible depuis chez eux. La validation se fera ensuite par un système de workflow.
Les notes de frais
Le module note de frais de l’application permet de gérer et valider les notes de frais. Les portés peuvent également y insérer les justificatifs.
Communiqués d’entreprise
Des communiqués d’entreprise permettent de communiquer avec l’ensemble des portés et ainsi transmettre les informations relatives à leur statut, l’entreprise, etc.
Les fonctionnalités de l’ERP VSP
L’ERP dispose de nombreuses fonctionnalités pertinentes pour les sociétés de portage pour les accompagner dans la digitalisation de leur processus. Cela permet de centraliser l’ensemble des données et ainsi évite :
- L’attente du justificatif via la Poste dont l’activité a fortement ralenti
- L’envoi des justificatifs par email qui seront perdus parmi les autres emails
- D’effectuer plusieurs fois la même tâche, comme par exemple, récupérer le justificatif, ouvrir le fichier Excel, remplir la correspondante, puis effectuer le remboursement à travers votre logiciel, et ça, multiplié par le nombre de porté.
- De disperser les données.
En somme, l’ERP est un excellent outil pour la gestion de vos tâches administratives en société de portage. Vous gagnez du temps et de la visibilité sur votre activité. De plus, tous les acteurs de l’entreprise, grâce au mode SaaS, disposent d’un accès rapide, sécurisée et depuis n’importe où.
