De quoi parle t’on ?
Même si dans le langage courant, on parle du Factor, ce moyen de financement pour faire face à des besoins en fonds de roulement s’appelle l’affacturage. Il s’agit d’un dispositif très réglementé sur la base d’une convention avec une société d’affacturage. Vous cédez vos créances client en contrepartie d’un rachat par le Factor qui met immédiatement à votre disposition du cash.
En clair, si vous cédez pour 100 000 € de créances, le Factor mettra 90 000 € à votre disposition car le Factor conserve un fond de garantie de 10% (en général)
Vous avez besoin de tréso ? Vous pouvez récupérer jusqu’à 90 000 €
Le Factor vous applique alors un taux de financement jusqu’au paiement des factures clients.
Votre client paie ? Le Factor libère les 10% du fond de garantie, vous les retrouvez dans votre disponible.
Quels avantages ?
Cette solution permet de combler des besoins en trésorerie très rapidement en allant puiser dans votre disponible,
Les délais de paiement négociés par vos clients ne vous impactent plus autant,
Vous ne portez plus le risque d’impayés pour les factures validées par votre Factor.
Quels inconvénients ?
Les coûts !
- Frais de service ou commission d’affacturage calculé en pourcentage du montant total TTC des factures soumises (entre 0,2 et 4%)
- Taux d’intérêt ou frais de financement : si le Factor vous avance un montant avant que la facture ne soit payée par le client, elle pourra facturer des intérêts sur ce montant. Ce taux d’intérêt peut varier en fonction du niveau de risque perçu par le Factor.
- Frais supplémentaires : selon les conventions, des frais de traitement, de contrôle du crédit …
Le temps !
Se lancer dans la mise en œuvre d’une convention d’affacturage n’est pas une mince affaire :
- Vous devrez prévoir du temps pour comparer les offres des acteurs de l’affacturage
- Vous devrez prévoir du temps pour la mise en œuvre :
- Quels sont les clients pour lesquels votre Factor ouvre un agrément ?
- Selon quelles conditions (uniquement de la régie, ou régies & forfaits, avec des PV signé, voire la copie du contrat si la créance cédée est supérieure à un certain montant …) ?
- Qui peut déposer une cession ?
- Qui peut piocher dans le disponible ?
- Qui va créer les demandes d’agréments pour les nouveaux clients ?
Comment faire baisser le coût de l’affacturage ?
- Comparez et négociez : les frais de dossier, la commission d’affacturage annuelle minimum, le montant de votre fonds de garantie
- Envisagez de limiter la factorisation à vos principaux clients récurrents
- Apprenez à « gérer » votre factor : votre disponible est de 50 000 €, mais quel est votre besoin de tréso ? Ne videz pas systématiquement votre disponible car c’est sur les créances non réglées et décaissées que le taux de financement s’applique !
- Faites le recouvrement vous-mêmes avec le module dédié dans vsa et vsp. Vous l’avez compris : tant que votre client ne paie pas sa facture, le Factor vous facture les frais de financement. Vous avez plus d’intérêt que le Factor à ce que le recouvrement des factures soit efficace !
Comment vsa et vsp vous accompagnent ?
D’abord, on paramètre avec l’aide de l’équipe Consulting si besoin :
- Paramétrage du RIB du factor pour les entités concernées
- Depuis la fiche client, vous sélectionnez le RIB du Factor par défaut pour toutes les prochaines affaires
- Depuis la fiche client, vous indiquez que le choix de transmission des factures et avoirs est « dématérialisé »
- Depuis les affaires en cours, vous gérez les nouvelles conditions de facturation avec le RIB du factor et la date d’application
Bonus 1 :
Dans la fiche client, vous pouvez indiquer le montant de l’accord crédit pour recevoir une alerte en cas de dépassement de l’encours (avec paramétrage préalable du déclencheur d’actions). Pourquoi ? Parce que si vous avez un accord crédit de 10 000 € pour ce client, et que l’encours Factor est de 9 000 €, lorsque vous allez céder votre nouvelle facture de 3 000 €, alors les 2 000 de dépassement n’alimenteront pas votre disponible !
Bonus 2 :
Envie de rester discret sur votre démarche Factor ! c’est possible en choisissant l’affacturage non notifié ou confidentiel. Vous retrouverez cette possibilité avec la fonctionnalité « Compte dédié au factor non notifié »
Le Factor peut vous imposer des contraintes lors de la cession des factures. Nos solutions vous aident !
Pour une facturation forfaitaire, obligation de joindre un Procès-Verbal signé par le client
- Utilisez la fonctionnalité dans Activité > Gestion > PV de réception
- Suivez l’état des PV, transmettez-les depuis votre application avec signature électronique
Pour une facturation en régie, obligation de joindre la feuille de temps validée par le client
- Utilisez la fonctionnalité dans Activités > CRA > PDF des CRA clients
- Générez le PDF ou transmettez-le depuis votre application avec signature électronique
- Suivez le statut des CRA soumis dans Activités > Gestion > Signature des activités
Pour toute facture supérieure à 5 000 €, joindre la copie du bon de commande
- Attachez des documents à la préfacture concernée depuis la Préparation des factures
Un dernier conseil ?
Si vos équipes sont partantes, conservez les actions de recouvrement de votre côté.
Le module Comptes clients et relances va vous y aider avec des actions de relance en masse, un suivi des actions et surtout un filtre sur les factures échues non réglées en affacturage.
Cela vous permettra de maintenir le lien avec vos clients, d’être beaucoup plus rapide dans la détection des contestations et leurs résolutions !
