Entre les missions clients exigeantes et la gestion administrative quotidienne, les consultants salariés peinent souvent à trouver l’équilibre. CRA à remplir, notes de frais à saisir, demandes d’absences à soumettre…
Ces tâches indispensables grignotent un temps précieux qui pourrait être consacré à la création de valeur.
Comment alléger cette charge pour permettre aux consultants de se concentrer sur leur cœur de métier ?
Découvrez 5 bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise et les témoignages de consultants qui ont réduit leur charge administrative grâce à ces conseils.
La charge administrative : le quotidien invisible des consultants
CRA, notes de frais, absences : des tâches chronophages mais indispensables
Dans une ESN (Entreprise de Services du Numérique) ou un cabinet de conseil, le consultant est au cœur de la création de valeur. Pourtant, une part significative de son temps est consacrée à des tâches administratives récurrentes :
- Le Compte-Rendu d’Activité (CRA) : ce document obligatoire détaille le temps passé sur chaque mission. Il est indispensable pour déclencher la facturation client.
- Les notes de frais : déplacements, repas, hébergement… chaque mois, les consultants cumulent les justificatifs à collecter, saisir et faire valider.
- Les demandes d’absences : les congés payés, RTT et arrêts maladie nécessitent un suivi rigoureux des compteurs.
- Les ordres de mission : ce sont des documents requis par la convention collective Syntec avant chaque déplacement professionnel.
Encore aujourd’hui, trop d’ESN ou de cabinets de conseil gèrent ces processus dans des fichiers Excel, voire même dans des formulaires papier. C’est une importante source d’erreurs, de retards et de frustration pour tous. Plus les missions et les dépenses se multiplient, plus leur traitement est chronophage.
L’impact sur la productivité et le bien-être des consultants
Le temps passé sur l’administratif n’est pas neutre car il est souvent synonyme de :
- Perte de productivité : chaque minute consacrée à remplir un CRA est une minute de moins pour le client.
- Stress supplémentaire : les consultants doivent gérer la crainte d’oublier une saisie, de perdre un justificatif ou de rater une échéance.
- Charge mentale accrue : le consultant doit jongler entre les exigences du client, les outils de son employeur et parfois ceux de l’entreprise cliente
Selon Numeum, le secteur du numérique emploie plus de 530 000 salariés en France avec un taux de turnover qui oscille entre 15% et 22%.
Parmi les facteurs de départ ?
Le manque de considération et les irritants du quotidien dont la lourdeur administrative fait partie.
Attention au risque de déconnexion avec l’entreprise
Les consultants en mission chez le client font face à un paradoxe : ils représentent leur employeur mais travaillent quotidiennement dans un environnement qui n’est pas le leur. Cette situation peut générer un sentiment d’isolement et de déconnexion.
Sans outils adaptés pour maintenir le lien, les consultants peuvent se sentir « oubliés » par leur employeur, ce qui impacte leur engagement et, à terme, leur fidélité. Une étude sur la fidélisation des consultants en ESN confirme que le sentiment d’appartenance passe notamment par des outils qui facilitent les échanges et l’accès à l’information.
5 bonnes pratiques pour alléger la charge administrative des consultants
1. Centraliser tous les processus dans un outil unique
A votre avis, quelle est la première source de friction pour un consultant ?
C’est la multiplication des outils.
CRA sur Excel, notes de frais par email, congés sur un autre logiciel…
Cette dispersion génère des doubles saisies, des incohérences et une perte de temps considérable.
La solution : un ERP métier dédié aux sociétés de conseil. Il permet de centraliser :
- La saisie des temps et la génération des CRA
- La gestion des notes de frais avec dématérialisation des justificatifs
- Le suivi des congés et absences
- Les ordres de mission conformes à la convention Syntec
« J’utilise VSActivity pour le suivi de mes ordres de mission. L’interface est si simple qu’elle rend l’outil très efficace. »
Steven Richard, consultant chez Efor Group, l’un des leaders mondiaux du conseil en Life Sciences.
2. Automatiser les tâches répétitives
Les workflows automatisés permettent de réduire drastiquement le temps de traitement :
- CRA pré-remplis : le planning prévisionnel alimente automatiquement le compte-rendu d’activité.
- Circuits de validation automatiques : les demandes sont transmises aux bons interlocuteurs sans intervention manuelle.
- Alertes et rappels : les notifications automatiques réduisent les oublis de saisie et permettent d’apaiser les relations entre les consultants et l’administration des ventes.
3. Simplifier la saisie sur mobile
Les consultants sont mobiles par nature. Ils doivent pouvoir gérer leur administratif depuis n’importe où : dans les transports, entre deux réunions ou depuis leur lieu de mission.
Voici quelques fonctionnalités essentielles :
- Application mobile native pour saisir les temps et les frais
- Scan des justificatifs par photo avec OCR (Optical Character Recognition) pour un pré-remplissage automatique des notes de frais
- Validation en un clic depuis son smartphone
« Je gagne en temps et en efficacité sur la gestion de tous mes documents RH. »
Steven Richard, consultant chez Efor Group
4. Fluidifier les circuits de validation
Un CRA non validé, c’est une facture non émise et une trésorerie impactée. Les délais de validation sont souvent le maillon faible du processus.
Bonnes pratiques :
- Définir des règles de validation claires (manager, chef de projet, client)
- Permettre la signature électronique pour accélérer les validations
- Mettre en place des tableaux de bord pour suivre les CRA en attente
Dans les ESN où l’automatisation a été mise en place, la facturation peut être déclenchée sous 48h après la clôture mensuelle, contre plusieurs semaines avec un processus manuel.
5. Maintenir le lien avec l’entreprise malgré la distance
Au-delà de la simple gestion administrative, l’outil doit servir de pont entre le consultant et son employeur :
- Tableau de bord personnalisé : accès aux communiqués, documents internes et actualités de l’entreprise
- Espace collaboratif : partage d’informations avec les équipes RH, commerciales et managériales
- Visibilité sur sa carrière : suivi des compétences, des formations et des entretiens
« VSActivity permet de garder le lien entre le siège social et les consultants sur site clients.»
Sandrine Vianello, consultante chez AJR Conseil
Témoignages : comment des consultants ont transformé leur quotidien avec l’ERP VSActivity
Une gestion administrative simplifiée
Pour Hamdi Debbebi, consultant au Groupe INTM en mission chez un client final depuis 5 ans, l’adoption d’un outil dédié a changé la donne :
« Je gère facilement l’administratif avec VSActivity. J’apprécie particulièrement la simplicité et la rapidité pour la gestion des demandes d’absences et du compte-rendu d’activité. »
Hamdi Debbebi, consultant au Groupe INTM
Anthony Mathon, consultant chez Efor Group depuis plus de 3 ans, confirme :
« Ce logiciel facilite toutes les démarches que je dois effectuer auprès de mon entreprise. VSActivity me permet aujourd’hui de gagner un temps considérable sur la recherche et la signature de documents, le remplissage des heures effectuées, les demandes d’absences, les notes de frais… »
Un outil en constante amélioration
Ce qui distingue une solution pérenne d’un simple outil, c’est sa capacité à évoluer avec les besoins des utilisateurs.
« J’utilise VSActivity depuis plusieurs années et il n’a pas cessé de s’améliorer. »
Anthony Mathon, consultant chez Efor Group
Une solution agile et centralisatrice
Pour Hamdi Debbebi, trois caractéristiques résument l’apport de l’outil :
« VSActivity est une solution agile et centralisatrice. J’accède aux communiqués et aux documents de l’entreprise dans vsa, dès qu’il y en a de nouveaux. »
Et comme le précise Anthony Mathon : « Les informations ne se perdent plus ! »
VSActivity, l’ERP pensé pour le quotidien des consultants
Des fonctionnalités adaptées aux métiers du conseil
VSActivity (VSA) est un ERP SaaS conçu spécifiquement pour les ESN et cabinets de conseil. Il répond aux besoins quotidiens des consultants :
Ce qu’en disent les utilisateurs
Sandrine Vianello résume son expérience en trois mots :
« VSActivity en 3 mots ? Efficace, Pratique, Intuitif. »
Conclusion : libérer du temps pour créer de la valeur
La charge administrative n’est pas une fatalité. Avec les bons outils, les consultants peuvent consacrer leur énergie à ce qui compte vraiment : accompagner leurs clients, développer leurs compétences et contribuer au succès de leur entreprise.
Dans un secteur où le turnover reste un défi majeur, faciliter le quotidien des consultants n’est plus un luxe mais une nécessité stratégique. Les entreprises qui investissent dans des outils adaptés renforcent l’engagement de leurs équipes et se différencient sur un marché de l’emploi tendu.
À retenir
- 530 000 salariés travaillent dans le secteur du numérique en France
- Le taux de turnover dans les ESN oscille entre 15% et 22%
- Un processus CRA optimisé permet de déclencher la facturation sous 48h
- La centralisation des outils réduit les doubles saisies et les erreurs
- Le maintien du lien social est un facteur clé de fidélisation des consultants
Et vous, comment gérez-vous l’équilibre entre missions clients et tâches administratives ?
VSActivity est l’ERP SaaS tout-en-un développé par Veryswing, expert des ESN et cabinets de conseil. Certifié ISO 27001, il permet à chaque collaborateur de se concentrer sur son métier.
