La facturation est un vrai casse-tête surtout lorsque l’on ne dispose pas des outils pour nous faciliter le processus. C’est une tâche chronophage qui reste indispensable à réaliser pour la survie de l’entreprise. Lorsque vous disposez d’un ERP, cette tâche est plus rapide et simple, du fait de son automatisation. Mais vient alors un autre problème, que faire lorsque vos clients utilisent un autre outil, pour lequel il n’existe aucune interopérabilité ?
Intéro quoi ? In-té-ro-pé-ra-bi-li-té ! Pour faire simple, c’est la capacité de deux systèmes à fonctionner ensemble sans barrière technique.
Prenons un exemple, Tradeshift ! Ce nom vous est sans doute familier car certains de vos clients l’utilisent pour gérer leurs factures fournisseurs. Dans ce cas de figure, sans interopérabilité entre votre ERP et Tradeshift, vous devez saisir manuellement la facture de votre client ce qui est assez ironique lorsque l’on dispose d’un ERP.
En plus du temps de perdu à ne pas avancer sur un projet à plus forte valeur ajoutée, vous n’excluez pas les risques d’erreurs.
C’est à ce moment que l’interopérabilité entre en scène. Si on continue sur notre exemple, idéalement, votre ERP et Tradeshift peuvent s’échanger des fichiers sans qu’un problème de compatibilité ne surgisse, vous n’avez donc pas besoin de saisir la facture manuellement. Plus explicitement, les formats de facturation proposés par votre ERP seront compatibles avec ceux de Tradeshift.
Figurez-vous qu’avec VSActivity c’est tout à fait possible ! Au final VSA, c’est l’idéal ! Le logiciel génère maintenant vos factures de vente au format attendu par Tradeshift. Pour cela rien de plus simple, on vous explique tout :
Etape 1
Allez dans l’écran de facturation, puis dans suivi des règlements et sélectionnez les factures à envoyer, cliquez sur l’action de masse « Envoyer aux clients »
Etape 2
Pour finaliser, cochez la case « Envoi par dématérialisation » et enfin cliquez sur le bouton « Archive Zip » contenant toutes les factures, au format UBL. Récupérez le fichier ZIP contenant vos factures.
Etape 3
Il vous suffira ensuite de les glisser dans l’application Document Uploader de l’environnement Tradeshift de vos clients.
Notez que chaque fichier XML disponible dans l’archive ZIP contient une facture et également toutes les informations pour pré-remplir le masque de saisie des factures dans Tradeshift. Vous trouverez le fichier PDF généré, représentant votre facture.
Et voilà, en trois étapes le tour est joué.
N’hésitez pas à nous faire des retours ou suggestions directement par le biais du support. Nous essaierons de les intégrer rapidement.
