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Après une période de croissance soutenue, le secteur des ESN et cabinets de conseil connaît un ralentissement marqué cette année. Le syndicat Numeum annonce même un recul de -2,1% pour les ESN en 2025.
Instabilité politique en France, tensions géopolitiques, guerre des tarifs douaniers, ralentissement économique… Dans ce contexte incertain, les dirigeants de sociétés de services et de conseil cherchent des solutions simples, rapides et efficaces pour maintenir la performance tout en réduisant les coûts.
Dans cet article, nous vous proposons 5 leviers concrets pour relever ce défi et rester dans la course :
- Digitalisez vos processus
- Automatisez les tâches
- Réduisez les coûts opérationnels
- Optimisez le staffing et les intercontrats
- Pilotez la rentabilité par projet
1. Digitalisez vos processus
Comment améliorer l’efficacité opérationnelle de vos équipes ?
Une seule solution : fournir à vos collaborateurs des outils digitaux intégrés et performants, adaptés à leur métier.
L’objectif : éviter les ressaisies manuelles, limiter les erreurs humaines… bref, travailler plus intelligemment !
En digitalisant vos processus, vous maîtrisez la charge de travail par employé tout en garantissant une meilleure qualité opérationnelle.
Quelques exemples :
Dématérialisation des CRA
Supprimez les Compte-rendus d’Activité sur feuilles Excel. Mettez en place une saisie digitale des CRA avec processus de validation en ligne et intégration directe à la facturation.
Digitalisation du processus de recrutement
Évitez les recherches fastidieuses dans des dossiers à rallonge ou des boîtes mails pleines à craquer ! Centralisez vos candidatures dans une base unique, enrichie automatiquement grâce à un analyseur sémantique de CV et à un connecteur LinkedIn. Multidiffusez simultanément vos offres d’emploi sur plusieurs jobboards. Suivez vos actions de recrutement via un kanban visuel.
Gestion commerciale simplifiée
Centralisez vos données prospects et clients dans un CRM intégré. Suivez vos opportunités commerciales dans un pipeline de vente. Avec la signature électronique, accélérez la validation des devis et contrats.
2. Automatisez les tâches
L’automatisation, ça paraît du B.A.BA . Et pourtant, beaucoup d’ESN et de cabinets de conseil ne prennent pas le temps de mettre en place des automatisations.
Voici quelques exemples inspirants pour gagner rapidement en efficacité :
Matching besoins/ressources
Inutile de passer des heures à chercher la bonne ressource pour une nouvelle opportunité commerciale. Automatisez cette tâche avec la fonction matching besoins/ressources : vous obtenez instantanément les ressources disponibles parmi les collaborateurs, les sous-traitants ou les candidats. Résultat : un taux de staffing optimisé et moins de jours non facturés.
Préparation et suivi de facturation
Dans l’ERP VSActivity, le module Fast Billing permet de pré-générer les factures à partir de toutes les données déjà validées (conditions de paiement, détails du contrat, CRA saisis…) Vous pouvez aussi automatiser les relances clients pour un meilleur recouvrement des créances.
Alertes commerciales
Dans le CRM de VSActivity, votre équipe de vente peut paramétrer des rappels automatiques pour ne plus rater plus une action de prospection prévue ou un échange avec un client. C’est un gain de temps mais surtout un gage de qualité dans le suivi de la relation client.
Relances saisie des CRA
Fini de courir après les consultants. Les relances automatiques pour la saisie des CRA permettent aux équipes ADV de rester focus sur leur travail.
3. Réduisez les coûts opérationnels
Les coûts logiciels représentent une part importante du budget d’une ESN.
Souvent, chaque service adopte son propre outil : un CRM pour les ventes, un ATS pour le recrutement, un SIRH pour les RH, un ERP pour la gestion, etc.
Résultat : une pile logicielle fragmentée, coûteuse et peu intégrée.
La solution : rationaliser votre stack applicative avec une plateforme tout-en-un.
VSActivity regroupe dans un seul outil :
- Un ERP métier
- Un CRM
- Un SIRH
- Un ATS
Cette intégration garantit une circulation fluide de la donnée, moins d’erreurs et une réduction significative des coûts de licences et de maintenance.
4. Optimisez le staffing et les intercontrats
C’est souvent le poste le plus sensible pour la rentabilité d’une ESN : chaque jour d’intercontrat est une journée non facturée.
Optimiser le staffing, c’est donc agir directement sur la marge.
Grâce à VSActivity, vous pouvez :
- Visualiser en temps réel les disponibilités de vos collaborateurs sur un planning global.
- Paramétrer des alertes de fin de mission pour anticiper les périodes à risque.
- Identifier les consultants bientôt disponibles et leur proposer rapidement de nouvelles opportunités internes ou externes.
Cela permet de réduire drastiquement la durée moyenne d’intercontrat et d’améliorer le taux d’occupation global.
5. Pilotez la rentabilité par projet
Mettez en place un pilotage précis de la rentabilité de chaque mission :
- Comparez les temps passés par rapport au prévisionnel.
- Analysez les dépenses directes imputables au projet (achats, frais de mission),
- Challengez les données commerciales (TJM, contrats, prévisionnel)
- Suivez les bons KPIs: marge projet, écart budgétaire, charge vs capacité, productivité
Vous serez ainsi en mesure d’identifier les leviers d’amélioration.
Un ERP comme VSActivity vous permet de centraliser toutes ces données dans un même référentiel pour une vue globale de la rentabilité par projet.
Avec cette vision consolidée, les directions opérationnelles peuvent agir rapidement : ajuster les priorités, redistribuer les ressources, ou renégocier un contrat pour préserver la marge.
VSActivity, l’ERP métier intégré qui rationalise vos opérations
vous disposez d’une plateforme unique pour piloter l’ensemble de vos activités :
- Gestion du personnel et préparation de la paie
- Recrutement et onboarding
- Prospection commerciale et gestion des affaires
- Planification des consultants et suivi des temps
- Facturation, achats et gestion financière
- Pilotage global et Business Intelligence
➡️ Un seul outil. Une donnée unique. Zéro perte d’information.
Résultat : moins de coûts, plus de visibilité, et une meilleure rentabilité.
Demandez une démo et découvrez comment VSActivity peut vous aider à piloter votre performance, optimiser vos intercontrats et rationaliser vos coûts.
